Структура и принципы деятельности пресс-службы

Ни одна организация не может  существовать без внутренних коммуникаций. Формальное и неформальное общение во многом может помочь в создании и поддержании благоприятной атмосферы дружелюбия и взаимодействия, которая в свою очередь повышает эффективность работы организации в целом. Поэтому задачей пресс-службы является сплочение коллектива, повышение его лояльности.

8. Создание системы экспертного аудита

Позволяет получать квалифицированные  содержательные заключения по основным направлениям деятельности организации, которые затем могут быть переданы в СМИ и доведены до широкой  общественности.

9. Проведение студенческих конкурсов

Инициация студенческого конкурса совместно с высшим учебным заведением позволяет решить сразу несколько задач. Во-первых, создается качественный информационный повод. Во-вторых, по результатам конкурсного отбора к работе в организации могут быть привлечены наиболее яркие и талантливые студенты.

10. Налаживание обратной связи с целевыми аудиториями и аналитиками

Обратная связь позволяет  выявлять эффективность информационных мероприятий, оценивать резонанс, вызванный размещением информационного материала, готовить актуальную информацию, отслеживать возникающие проблемы или кризисные ситуации, корректировать принимаемые решения, своевременно реагировать на негативные материалы. Постоянный мониторинг обратной связи дает возможность разработки альтернативных сценариев информационной работы. Например, в случае выхода негативного материала можно разместить альтернативную актуальную информацию — внимание аудитории будет оттянуто от негатива.

11. Редакционно-издательская деятельность

Пресс-служба оценивает  потребность аудитории в информации, касающейся деятельности организации, и готовит рекомендации о целесообразности выпуска различных видов печатной продукции. Как правило, к разного рода мероприятиям выпускаются буклеты, рассказывающие о деятельности организации и ее продукции. Также возможно издание журнала или корпоративной газеты.

12. Спичрайтинг

В функции пресс-службы входит подготовка письменных выступлений. Спектр подготавливаемых материалов чрезвычайно широк: от небольших поздравительных текстов до объемных содержательных отчетов. При подготовке большого аналитического материала предполагается тесное сотрудничество с другими подразделениями организации. Задача пресс-службы — получить информацию и облечь ее в понятный и доступный для восприятия вид.

13. Ведение пресс-досье

Подготовка пресс-досье  существенно облегчает работу сотрудника пресс-службы. Пресс-досье содержат данные об основных изданиях, ведущих журналистах, пишущих на данную тему. Пресс-досье помогают отслеживать тональность материалов, расстановку акцентов, собирать данные о том, какая из представленной информации находила отражение в том или ином СМИ.

Каждая организация  формулирует функции пресс-службы исходя из имеющихся потребностей. Например, пресс-служба Федеральной службы по тарифам выполняет следующие функции⁴:

• Осуществление информационной политики компании;
• Обеспечение связей руководства компании со средствами массовой информации;
• Определение основных целевых групп для взаимодействия;
• Ежедневный мониторинг прессы и всей информации, касающейся сфер деятельности организации;
• Планирование PR-мероприятий и мероприятий, связанных со СМИ;
• Формирование положительного образа компании;
• Оперативное реагирование на возникающие кризисные ситуации и поступающую негативную информацию, способную навредить имиджу компании;
• Организация и проведение семинаров, конференций; их техническое и информационное сопровождение;
• Сбор, анализ поступающей информации;
• Рекламно-издательская деятельность;
• Организация рассылки поздравительных телеграмм, писем, открыток, подарков и т.п.;
• Ведение баз данных по СМИ, клиентам и т.д.
• Работа с журналистами:

1. организация и проведение пресс-конференций, брифингов, круглых столов.

2. распространение через информационные агентства пресс-релизов.
3. консультирование представителей СМИ по вопросам, относящимся к компетенции компании.
4. предоставление средствам массовой информации сведений о деятельности компании, проводимых мероприятиях, важных совещаниях, событиях.
5. подготовка и распространение в СМИ официальных сообщений, пресс-релизов и других информационных материалов по различным вопросам деятельности компании.
6. подготовка бэкграундеров компании для различных мероприятий.