Федеральное государственное образовательное  учреждение

Среднего  профессионального образования

Омский  промышленно-экономический колледж 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине «АРХИВОВЕДЕНИЕ»

на тему: Обеспечение сохранности документов

на бумажной основе 
 

Выполнил: студент группы КДОУ-97

Колесникова А.А.

Проверил: преподаватель

Оценка:

Дата  защиты:  
 
 
 
 
 
 

2008

 

ОГЛАВЛЕНИЕ 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

      Целью создания моей курсовой работы является описание структуры служб ДОУ и раскрытие их основных функций.

      Тема  моей работы: «Структура и функции  служб ДОУ».

      Я считаю эту тему особенно актуальной в наше время, так как делопроизводство – одна из функций управления, основанная на научной организации с применением  современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе.

      Исходя  из цели, были поставлены следующие  задачи:

      Изучить литературу, раскрывающую тему моей работы;

      Рассказать  о службе документационного обеспечения управления;

      Перечислить основные задачи и функции службы ДОУ;

      Изучить нормативную регламентацию службы ДОУ;

      Рассмотреть структуру служб ДОУ и описать  их основные функции;

 

1 Понятие и назначение  службы ДОУ

 

      Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

      Делопроизводство  охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

      В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное  обеспечение управления» (ДОУ).

      Документационное  обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

      В небольших организациях, где объем  обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

      Документационное  обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

      Выбор организационной форма службы ДОУ  зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 

2. Основные задачи  и функции службы  ДОУ

 

      В современных условиях, когда работа с управленческой документацией  во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

      Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

      1) обеспечение документирования управленческой деятельности;

      2) организация работы с документами  в учреждении;

      совершенствование форм и методов работы с документами.

      Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

      1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

      разработка  и проектирование бланков, обеспечения  их изготовления;

      обеспечение изготовления документов, копирования  и тиражирования;

      контроль  качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

      2. Задачи организации работы с  документами в учреждении решаются  выполнением следующих функций: 

      Установление  единого порядка прохождения  документов (документооборота учреждения);

      Экспедиционная  обработка входящих и исходящих  документов;

      Регистрация и учет поступающих, отправляемых и  внутренних документов;

      Контроль  за исполнением документов;

      Систематизация  документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

      Обеспечение защиты информации.

      3. Задачи совершенствования форм  и методов работы с документами  включают в себя выполнение  следующих функций: 

      разработку  и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

      методическое  руководство и контроль за соблюдением  установленных правил работы с документами  в структурных подразделениях организации;

      повышение квалификации работников организации  и их консультирование по вопросам работы с документами;

      упорядочение  документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

      разработку  и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

      постановку  задач разработки и совершенствования  автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

3. Нормативная регламентация службы ДОУ

 

      Для успешной работы и благоприятных  перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой  службы ДОУ.

      Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами  закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

      В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав  организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию  организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

      Рассмотрим  основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

      Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также  правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

      Утвержденное  с соблюдением установленного порядка  и соответствующее действующим  нормативным документам, положение  имеетобязательную юридическую  силу.

      Положение о службе ДОУ, как и положение  о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

      Положение о службе ДОУ разрабатывает и  подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

      Должностная инструкция – это основной организационный  документ, регламентирующий разграничения  обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

      Источниками для разработки должностных инструкций являются:

      1. Квалификационный справочник должностей  руководителей, специалистов и  других служащих, который содержит  регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

      2. Унифицированная система ОРД  (УСОРД), Государственная система  ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные  документы, в которых закреплены  формуляр и структура текста  должностной инструкции.

      3. Типовые долностные инструкции. Они разработаны для отдельных  категорий служащих однотипных  учреждений или структурных подразделений.  Типовые инструкции не могут  заменить индивидуальные.

      4. Положение о структурном подразделении  организации. Положение и должностные инструкции – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

      Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

      Должностная инструкция подписывается руководителем  службы ДОУ, утверждается руководителем  организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

      Инструкция  по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными  словами, инструкция закрепляет систему  делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

      Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

      Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных  органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;

      ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного  обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

      Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

      Инструкция  должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.