СОДЕРЖАНИЕ
1 ВВЕДЕНИЕ 2
2 ПОНЯТИЕ
СЛУЖБЫ ДОУ 4
3 ОСНОВНЫЕ
ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ 6
4 НОРМАТИВНАЯ
РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ 9
5 СТРУКТУРА
И ФУНКЦИИ СЛУЖБ ДОУ 14
6 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26
ВВЕДЕНИЕ
В
настоящее время для большинства
российских государственных организаций
и коммерческих фирм характерно отсутствие
упорядоченной системы ведения делопроизводства,
несмотря на то, что именно рациональное
и четко организованное делопроизводство,
определяющее документационное обеспечение
управления организацией, может существенно
увеличить эффективность деятельности
предприятия.
Документационное
обеспечение управления - деятельность,
охватывающая организацию документирования
и управления документацией в
процессе реализации функций учреждения,
организации и предприятия, действующая
на правах самостоятельного структурного
подразделения. Это может быть: управление
делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
Документационное обеспечение управленческой
деятельности организации – важнейшая
обслуживающая функция управления, от
рациональной организации которой зависят
скорость и качество принятий управленческих
решений, эффективность работы организации
в целом.
Актуальность
темы курсовой работы заключается в
том, что делопроизводство - одна из
функций управления основанная на научной
организации с применением современной
техники. В современных условиях, работа
с управленческой документацией во многих
учреждениях основывается на компьютерных
технологиях, функции службы документационного
обеспечения управления не ограничиваются
только организацией документооборота
учреждения, учетом документов и контролем
над их исполнением. Служба документационного
обеспечения управленческой деятельности
принимает непосредственное участие в
постановке задач при разработке автоматизированных
информационных систем для работы с документами,
в обеспечении режима доступа к информации
и защиты информации, в совершенствовании
работы с документами. А мы живем в эпоху
научного прогресса, где все основано
на совершенствовании новых технологий,
в дальнейшем помогающим нам в работе.
Целью
курсовой работы является исследование
научной проблемы управления документацией
в организации, описание структуры
и раскрытие основных функций
службы документационного обеспечения
управления, определение назначения в
организации.
Исходя
из цели были поставлены следующие
задачи:
- изучение
периодического издания, раскрывающего
тему курсовой работы;
- рассказать
о службе документационного обеспечения
управления в организации, перечислить
ее основные задачи и функции;
- рассмотреть
структуру служб документационного обеспечения
управления и описать их основные функции.
1.
ПОНЯТИЕ СЛУЖБЫ ДОУ
Делопроизводство
- отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию
работы с официальными документами.
Делопроизводство
охватывает весь комплекс работ по
созданию и оформлению документов,
их исполнению и контролю сроков исполнения,
по учету документов, формированию
дел из исполненных документов, хранению
и использованию текущих дел,
подготовке их к сдаче в архив.
В
настоящее время термин «делопроизводство»
чаще звучит как «документационное
обеспечение управления» (ДОУ).
Документационное
обеспечение управления выполняет
специальная служба, действующая
на правах самостоятельного структурного
подразделения. Это может быть: управление
делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
СДОУ
- это организационное обособленное
структурное подразделение учреждения,
выполняющее работу с документами.
Основная
задача службы ДОУ является своевременная
обработка и передача на разные уровни,
управленческой информации, необходимой
для осуществления функций.
В
небольших организациях, где объем
обрабатываемых документов невелик
и создание такой службы нецелесообразно,
всю работу по документационному
обеспечению управления выполняет секретарь
руководителя или специально выделенный
для проведения этой работы сотрудник.
Документационное
обеспечение управленческой деятельности
организации - важнейшая обслуживающая
функция управления, от рациональной
организации которой зависят скорость
и качество принятия управленческих решений,
эффективность работы организации в целом.
Выбор
организационной форма службы ДОУ
зависит от решения руководства
и самой службы ДОУ. Регламентация
выбранной формы работы с документами
закрепляется в инструкции по делопроизводству
2.
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
СЛУЖБЫ ДОУ
В
современных условиях, когда работа
с управленческой документацией
во многих учреждениях основывается
на компьютерных технологиях, функции
службы ДОУ не ограничиваются только организацией
документооборота учреждения, учетом
документов и контролем за их исполнением.
Служба ДОУ принимает непосредственное
участие в постановке задач при разработке
автоматизированных информационных систем
для работы с документами, в обеспечении
режима доступа к информации и защите
информации, в совершенствовании работы
с документами.
Цели
службы ДОУ:
- Совершенствование
форм и методов работы с документами;
- Внедрение
единого порядка работы с документами
(их подготовка и обработка);
- Контроль
исполнения и подготовки документов к
передаче в государственный архив в соответствии
с действующими нормативами;
- Сокращение
документооборота, количества форм документов;
- Разработка
и внедрение нормативных и методических
документов по совершенствованию ДОУ
организации;
- Участие в
разработке и внедрении прогрессивных
технологий ДОУ на базе применения вычислительной
и организационной техники, персональных
компьютеров.
Таким
образом, служба ДОУ решает три основных
комплекса задач, а из этих задач вытекают
функции:
1.
Обеспечение документирования управленческой
деятельности. Эти задачи могут быть решены
с помощью выполнения следующих функций:
- разработка
и проектирование бланков, обеспечения
их изготовления;
- обеспечение
изготовления документов, копирования
и тиражирования;
- контроль
качества подготовки и оформления документов,
соблюдение.
2.
Организация работы с документами в учреждении.
Эти задачи решаются выполнением следующих
функций:
- установление
единого порядка прохождения документов
(документооборота учреждения);
- экспедиционная
обработка входящих и исходящих документов;
- регистрация
и учет поступающих, отправляемых и внутренних
документов;
- контроль
за исполнением документов;
- систематизация
документов, обеспечение их хранение и
использование; организация работы с обращениями
граждан;
- обеспечение
защиты информации.
3.
Совершенствование форм и методов работы
с документами. Эти задачи включают в себя
выполнение следующих функций:
- разработку
и переработку нормативных, инструктивных,
методических документов и доведение
их до сведения работников организации;
- методическое
руководство и контроль за соблюдением
установленных правил работы с документами
в структурных подразделениях организации;
- повышение
квалификации работников организации
и их консультирование по вопросам работы
с документами;
- упорядочение
документации организации, проведение
работ по унификации документов, разработка
Табеля и Альбома форм документов,
применяемых в деятельности организации;
- разработку
и внедрение новых форм и методов
работы с документами, совершенствование
документооборота организации, повышение
исполнительной дисциплины;
- постановку
задач разработки и совершенствования
автоматизированных информационных систем
и баз данных для работы с документами.
3.
НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ
СЛУЖБЫ ДОУ
Для успешной работы
и благоприятных перспектив развития
службы ДОУ необходима нормативная
регламентация самой службы ДОУ.
Служба документационное
обеспечение управления (ДОУ) и ее
работники осуществляет свою деятельность
на основании следующих организационно-правовых
документов:
- положения
о структурном подразделении;
- инструкции
по делопроизводству.
В регламентации
деятельности делопроизводственной службы
значительную роль играет Устав организации
- правовой акт, определяющий порядок образования,
компетенцию организации, ее функции,
задачи, порядок работы. Разработка устава
влияет на общую постановку делопроизводства.
Заложенное в уставе организационное
построение дает возможность определить
комплексы документов, которые будут использоваться
в управленческой деятельности.
Рассмотрим основные
нормативные документы, регламентирующие
деятельность службы ДОУ организации:
1. Положение о службе
ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок
образования, обязанности и организацию
работы данного подразделения, а также
правовой статус и компетенцию должностных
лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.
Функциональное назначение ПОЛОЖЕНИЯ
о службе ДОУ заключается в установлении
основных правил организации ее деятельности.
Утвержденное
с соблюдением установленного порядка
и соответствующее действующим
нормативным документам, положение
имеет обязательную юридическую силу.
Положение о службе
ДОУ, как и положение о структурном
подразделении, имеет обязательную силу
при рассмотрении споров в судах, при проведении
проверок контролирующими органами и
аудиторами.
Положение о службе
ДОУ разрабатывает и подписывает
и подписывает руководитель службы,
утверждает руководитель организации.
Согласуется Положение с руководителями
тех структурных подразделений, с которыми
в нем закреплены взаимосвязи.
Должностная инструкция - это основной
организационно – правовой документ,
регламентирующий разграничения обязанностей
и прав между сотрудниками, документ, заключающийся
в регламентации деятельности работника
и установлении порядка применения работником
положений нормативно-правовых актов
и организационно-распорядительных документов
по вопросам ДОУ в процессе осуществления
своих повседневных полномочий.
Источниками
для разработки должностных инструкций
являются:
1.
Квалификационный справочник должностей
руководителей, специалистов и
других служащих, который содержит
регламентированный перечень требований
к квалификации специалистов
различных категорий.
2.
Унифицированная система ОРД
(УСОРД), Государственная система
ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные
документы, в которых закреплены
формуляр и структура текста
должностной инструкции.