СОДЕРЖАНИЕ 

1 ВВЕДЕНИЕ 2

2 ПОНЯТИЕ СЛУЖБЫ ДОУ 4

3 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ 6

4 НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ 9

5 СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ СЛУЖБ ДОУ 14

6 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

     В настоящее время для большинства  российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

     Документационное  обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в  процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятий управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

     Актуальность  темы курсовой работы заключается в  том, что делопроизводство - одна из функций управления основанная на научной организации с применением современной техники. В современных условиях, работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем над их исполнением. Служба документационного обеспечения управленческой деятельности принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защиты информации, в совершенствовании работы с документами. А мы живем в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающим нам в работе.

     Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией  в организации, описание структуры  и раскрытие основных функций  службы документационного обеспечения  управления, определение назначения в организации.

     Исходя  из цели были поставлены следующие  задачи:

• изучение периодического издания, раскрывающего тему курсовой работы;
• рассказать о службе документационного обеспечения управления в организации, перечислить ее основные задачи и функции;
• рассмотреть структуру служб документационного обеспечения управления и описать их основные функции.

     1. ПОНЯТИЕ СЛУЖБЫ ДОУ

     Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами.

     Делопроизводство  охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

     В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное  обеспечение управления» (ДОУ).

     Документационное  обеспечение управления выполняет  специальная служба, действующая  на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

     СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.

     Основная  задача службы ДОУ является своевременная  обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

     В небольших организациях, где объем  обрабатываемых документов невелик  и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному  обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

     Документационное  обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая  функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

     Выбор организационной форма службы ДОУ  зависит от решения руководства  и самой службы ДОУ. Регламентация  выбранной формы работы с документами  закрепляется в инструкции по делопроизводству

     2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ    

     В современных условиях, когда работа с управленческой документацией  во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции  службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

     Цели  службы ДОУ:

• Совершенствование форм и методов работы с документами;

• Внедрение единого порядка работы с документами (их подготовка и обработка);
• Контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
• Сокращение документооборота, количества форм документов;
• Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ организации;
• Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

     Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач, а из этих задач вытекают функции:

      1. Обеспечение документирования управленческой деятельности. Эти задачи могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

• разработка  и проектирование бланков, обеспечения  их изготовления;

• обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

• контроль  качества подготовки и оформления документов, соблюдение.

     2. Организация работы с документами в учреждении. Эти задачи решаются выполнением следующих функций:

• установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

• экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

• регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

• контроль за исполнением документов;

• систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан;

• обеспечение защиты информации.

     3. Совершенствование форм и методов работы с документами. Эти задачи включают в себя выполнение следующих функций:

• разработку  и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

• методическое  руководство и контроль за соблюдением  установленных правил работы с документами  в структурных подразделениях организации;

• повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

• упорядочение  документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

• разработку  и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

• постановку  задач разработки и совершенствования  автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

3. НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ  СЛУЖБЫ ДОУ

        Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная  регламентация самой службы ДОУ.

        Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

• положения о структурном подразделении;

• должностных инструкций;

• инструкции  по делопроизводству.

        В регламентации  деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

        Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации:

        1. Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Функциональное назначение ПОЛОЖЕНИЯ о службе ДОУ заключается в установлении основных правил организации ее деятельности.

     Утвержденное  с соблюдением установленного порядка  и соответствующее действующим  нормативным документам, положение  имеет обязательную юридическую силу.

        Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном  подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

        Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает  и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

         Должностная инструкция - это основной организационно – правовой документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, документ, заключающийся в регламентации деятельности работника и установлении порядка применения работником положений нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам ДОУ в процессе осуществления своих повседневных полномочий.

     Источниками для разработки должностных инструкций являются:

     1. Квалификационный справочник должностей  руководителей, специалистов и  других служащих, который содержит  регламентированный перечень требований  к квалификации специалистов  различных категорий.

     2. Унифицированная система ОРД  (УСОРД), Государственная система  ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные  документы, в которых закреплены  формуляр и структура текста  должностной инструкции.