• Секретариат - это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства  организации.

     В его состав входят:

• приемная;

• секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения) и секретариаты заместителей министра (руководителя);

• секретариат коллегии;

• протокольное  бюро;

     В функции секретариата входит:

• информационное  и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов);

•  планирование  рабочего дня руководителей;

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу  руководителю поступивших в организацию документов;

• составление и оформление документов по заданиям руководителей;

• аналитическая работа по документам по заданию руководителя;

• организация телефонных переговоров руководителей;

• организация командировок и деловых встреч руководителей  и др.

подготовка  по указанию руководителя проектов отдельных  документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

     2. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на (экспедицию; бюро переписки; бюро учета и регистрации документов; компьютерный центр обработки и размножения текстов документов):

• Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

     Функции:

• прием корреспонденции, поступающей в адрес организации;

• распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные  подразделения;

• обработка отправляемых из организации документов.

• Подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов.

     Функции:

• регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;

• ведение информационно-справочной работы по документам организации;

• подготовка  документов для представления на рассмотрение руководства;

• контроль  за правильностью оформления документов;

• формирование  дел;

• подготовка  дел к передаче на хранение в архив  организации.

• Подразделение (бюро, инспекция, отдел, группа) по контролю исполнения документов.

Функции:

• организация контроля за сроками исполнения документов;

• постановка  документов на контроль;

• проверка  своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

• предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов;

• снятие  документов с контроля;

• учет и  обобщение результатов контроля исполнения документов;

• подготовка  предложений по совершенствованию  контроля исполнения документов.

• Подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан, занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан.

Функции:

• регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб);

• подготовка  обращений граждан к рассмотрению руководством;

• направление обращений граждан на исполнение;

• контроль  за сроками исполнения обращений  граждан;

• отправка  писем-ответов гражданам;

• обобщение результатов исполнения обращений  граждан;

• формирование  дел с документами по рассмотрению обращений граждан;

• подготовка  предложений для руководства  по совершенствованию организации  работы с обращениями граждан.

• Подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов.

Функции:

• перепечатка документов по заявкам подразделений  и работников;

• считывание  документов.

• Отдел совершенствования делопроизводства.

Функции:

• разработка  инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников, положений, правил, регламентов, табеля унифицированных форм);

• разработка  и корректировка номенклатуры дел  организации;

• консультирование  работников организации по вопросам работы с документами;

• методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях;

• проведение  работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

• организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству;

• разработка  предложений по применению средств  организационной и компьютерной техники в делопроизводстве;

• постановка  задач автоматизации делопроизводства.

• Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации.

Функции:

• копирование и тиражирование документов организации  по заявкам структурных подразделений и работников;

• подготовка рекламной продукции, буклетов, брошюр.

• Редакционная группа.

Функции:

• редактирование  документов, издаваемых в организации;

• корректорская правка;

• подготовка  проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования.

• Архив организации - осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

Функции:

• ведение списков  организаций и (или) структурных подразделений организации – источников комплектования архива;

• прием дел  структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива;

• учет и  обеспечение сохранности принятых в архив документов;

• создание  и поддержание в актуальном состоянии  научно-справочного аппарата к документам архива;

• организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования;

• проведение  экспертизы ценности и осуществление  комплекса организационных и  методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

• осуществление проверки правильности формирования и  оформления дел в структурных  подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования;

• организация работы по составлению номенклатуры дел организации;

• оказание  методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;

• участие в  разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному  обеспечению управления;

• участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления.

     3.  Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

     В общих отделах обычно создаются  те же участки, которые характерны для  канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие  этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

• Протокольная  группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган.

Функции:

• разработка  планов работы коллегиальных органов 

• оформление  и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа

• подготовка  и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний)

• ведение и  оформление стенограмм, протоколов заседаний  коллегиальных органов 

• рассылка  копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам 

• оформление  решений коллегиальных органов  в форме распорядительных документов

• контроль  за исполнением решений коллегиальных  органов 

• оформление  выписок из протоколов и др.

• Приемная  (может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан).

      Функции:

• организация приема посетителей руководством организации;

• составление плана работы приемной;

• ведение учетной  документации по личному приему граждан;