3.
Типовые должностные инструкции. Они
разработаны для отдельных категорий
служащих однотипных учреждений или структурных
подразделений. Типовые инструкции не
могут заменить индивидуальные.
4.
Положение о структурном подразделении
организации. Положение и должностные
инструкции - это взаимосвязанные
и взаимозаменяемые документы, т.
к. обязанности каждого работника устанавливаются
исходя из всего комплекса функций, выполняемых
службой ДОУ.
Поскольку
должностные инструкции являются документом,
регламентирующим организационно-правовое
положение работника, то необходимо
их составление для каждой должности,
предусмотренной штатным расписанием.
Должностная
инструкция подписывается руководителем
службы ДОУ, утверждается руководителем
организации. Кроме того, работник обязан
ознакомиться с должностной инструкцией
под расписку. Отметка об ознакомлении
располагается ниже подписи руководителя
службы ДОУ (разработчика должностной
инструкции) и состоит из слов «С инструкцией
ознакомлен (а)", подписи работника,
его инициалов, фамилии и даты.
Инструкция
по делопроизводству - это основной
нормативный документ, регламентирующий
правила, приемы, процессы создания документов,
технологию работы с документами. Иными
словами, инструкция закрепляет систему
делопроизводства, сложившуюся в организации.
Для эффективной работы службы ДОУ и всех
подразделений организации, для четкого
понимания и представления всех этапов
работы с документами в каждой организации
должна быть составлена инструкция по
делопроизводству с учетом специфики
ее деятельности.
Источниками
для составления инструкции по делопроизводству
организации служат:
Типовая
инструкция по делопроизводству в Федеральных
органах исполнительной власти. М.:
Росархив, 2004;
ГСДОУ.
Основные положения. Общие требования
к документам и службам документационного
обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;
Основные
правила работы архивов организаций.
М.: Росархив, 2002.
Инструкция
должна включать общие положения, тематические
разделы, приложения.
В
целом, инструкция должна отражать весь
процесс работы с документами, все
технологические операции в их логической
последовательности.
Подготовку
инструкции осуществляет служба ДОУ
при участии архива, юридической
службы. Подписанная руководителем
службы делопроизводства инструкция утверждается
руководителем организации и
вводится в действие его приказом,
после чего копируется и рассылается во
все структурные подразделения для использования
в работе.
Табель
форм документов по типовым управленческим
ситуациям. Табель - это перечень унифицированных
форм документов, необходимых и достаточных
для реализации документационного
обеспечения функций и задач, решаемых
компанией. Он содержит характеристику
каждого документа, его юридического статуса
и этапов документирования. Табель является
способом нормативного закрепления как
состава применяющихся в аппарате документов,
так и процедуры их подготовки.
Использование
Табеля в работе делопроизводственных
служб позволяет установить единую
классификацию документов организации
в соответствии с управленческими
функциями и задачами. Это, в свою
очередь, позволяет исключить возможность
неоправданного создания новых форм документов.
И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность
учесть количество видов и форм документов.
Структура
Табеля должна отражать наиболее удобную
для дальнейшего использования
систематизацию форм документов.
После
завершения работ по составлению
Табеля он подлежит согласованию с
руководителями структурных подразделений,
сотрудники которых будут работать
в соответствии с правилами, установленными
Табелем. После утверждения руководителем
организации Табель становится средством
нормативного закрепления этапов подготовки
документов.
Альбом
форм документов организации. Наряду с
Табелем форм документов, любая организация
должна иметь Альбом форм документов,
который является сборником эталонов
форм документов, включенных в Табель.
Унифицированные
формы документов располагаются
в Альбоме в порядке, предусмотренном
Табелем.
Альбом
согласовывается и утверждается
аналогично Табелю. Подписывает его
также руководитель службы ДОУ. Как
правило, Альбом создается в виде
подлинника, на бумаге, а также в электронном
виде.
4.
СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ
СЛУЖБ ДОУ
Делопроизводство
(ДОУ) (делопроизводственные операции)
предприятия осуществляется специальной
службой, действующей на правах самостоятельного
структурного подразделения.
В
случаях, когда формирование такой
службы представляется нецелесообразным
(небольшие потребности предприятия
в работе с документами), то функцию
по ДОУ следует возложить на должностное
лицо – секретаря, инспектора.
Должностной
состав:
Основным
нормативным документом, регламентирующим
наименование должностей работников СДОУ,
является «Общероссийский классификатор
профессий рабочих, должностей руководителей,
специалистов и служащих», М. – 1995, а
также «Классификационный справочник
должностей, руководителей, специалистов
и других служащих», М – 1998 г.
Согласно
этим нормативным документам, все
работники СДОУ по характеру труда
делятся на три категории:
I. Руководители:
- заведующий
службой ДОУ;
- заведующий
протокольным отделом;
- начальник
секретариата;
- заведующий
архивом;
- заведующий
копировальным бюро и т.д.
Основные
функции руководителя:
1. Планирование
и распределение работы.
2. Подбор
и расстановка кадров.
3. Координация
деятельности подразделения, его структурных
звеньев и отдельных сотрудников.
4. Контроль
за выполнением работы.
5. Количество
руководителей не должно превышать 20%
от общего числа ДП персонала.
II. Специалисты:
- документовед;
- помощник
руководителя;
- референт;
- редактор;
- архивист;
- археограф;
- инспектор;
- секретарь
коллегии;
- секретарь
руководителя;
- корректор.
Основные
функции:
1. Выполнение
технологических и оперативных задач.
2. Выполнение
творческих операций по анализу и обобщению
информации.
3. Разработка
нормативно-методической базы д/п.
4. Подготовка
проектов документов по заданию руководства
организации.
III. Технические
исполнители:
- экспедитор;
- делопроизводитель;
- машинистка;
- стенографистка;
- технический
секретарь;
- курьер;
- оператор
орг. техники.
Основные
функции:
1.
Выполнение операций по передаче, фиксации,
учету, доставке и хранению информации.
Существует
три формы организации
ДОУ: централизованная, децентрализованная
и смешанная.
При
централизованной форме организации
ДОУ все операции по обработке документов
сосредоточиваются в едином для всего
учреждения центре – канцелярии, общем
отделе или у секретаря.
Децентрализованная
форма предполагает рассредоточение
делопроизводственных операций между
структурными подразделениями учреждения;
при этом в каждом из них выполняется относительно
однородный набор делопроизводственных
операций.
При
смешанной форме операции выполняют
централизованно (прием, регистрация,
контроль, размножение документов) и децентрализовано
(справочно-информационное обслуживание,
хранение документов, формирование дел).
Важным
вопросом при постановке делопроизводства
в организации является определение
структуры службы документационного
обеспечения управления (ДОУ), ее должностного
и численного состава.
Структура
службы документационного обеспечения
управления зависит от объема документооборота,
а также от технологии работы с документами
и может быть представлена следующими
структурными подразделениями:
- экспедиция
(в экспедиции могут быть выделены группы
по обработке входящей и исходящей корреспонденции,
конфиденциальных документов, курьерская
группа и т.д.);
- подразделение
(отдел, группа) по регистрации и учету
документов;
- подразделение
(отдел, группа) по контролю исполнения
документов;
- подразделение
(отдел, группа) по работе с обращениями
граждан;
- подразделение
(отдел, группа) по изготовлению документов
(бывшие машбюро);
- отдел совершенствования
делопроизводства;
- копировально-множительное
бюро;
- протокольная
группа;
- редакционная
группа;
- приемная;
- архив.
В
крупной организации с большим
объемом документооборота могут существовать
все вышеперечисленные подразделения,
входящие в службу документационного
обеспечения управления.
В
организациях меньшего масштаба с не
таким большим объемом документооборота
возможно совмещение нескольких функций
в одном подразделении или вместо
структурных подразделений выполнение
соответствующей работы отдельными сотрудниками,
в маленькой фирме всю работу обычно ведет
один секретарь.
Метод
установления организационной структуры
службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости
от объема документооборота был сформулирован
в Единой государственной системе делопроизводства
(Главное архивное управление при Совете
Министров СССР, 1974).
Согласно
этому методу все организации, учреждения,
предприятия в зависимости от
объема документооборота подразделяются
на четыре категории:
1-я категория – учреждения
с объектом документооборота свыше 100
тыс. документов в год;
2-я категория –
учреждения с объемом документооборота
от 25 тыс. до 100 тыс. документов
в год;
3-я категория –
учреждения с объемом документооборота
от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;
4-я категория –
учреждения с объемом документооборота
до 10 тыс. документов в год.
Так
согласно вышепредставленной классификации,
если объем документооборота учреждения
составляет более 10 тыс. документов
в год, то для эффективной организации
работы с документами необходимо создание
службы документационного обеспечения
управления как отдельного подразделения.
Несмотря
на то, что данный метод установления
организационной структуры службы
ДОУ был предложен более 30 лет назад, в
целом он применим и сегодня.
На
сегодняшний день
различают четыре
основных организационных
структуры службы
ДОУ:
I.
Управление делами.
II.
Канцелярия.
III.Общий
отдел.
IV.
Секретарь.
1.
Управление делами создаётся в министерствах
и ведомствах как структура, в которой
выполняется работа с документами, и как
орган контроля и координации делопроизводства
в центральном аппарате отрасли. Являясь,
по сути, структурным подразделением организации,
управление делами, в свою очередь, подразделяется
на следующие структурные типовые подразделения: