3. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

     4. Положение о структурном подразделении  организации. Положение и должностные  инструкции - это взаимосвязанные  и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

     Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

     Должностная инструкция подписывается руководителем  службы ДОУ, утверждается руководителем  организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией  под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

     Инструкция  по делопроизводству - это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

     Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

     Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных  органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;

     ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного  обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

     Основные  правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

     Инструкция  должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

     В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все  технологические операции в их логической последовательности.

     Подготовку  инструкции осуществляет служба ДОУ  при участии архива, юридической  службы. Подписанная руководителем  службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и  вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

     Табель  форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель - это перечень унифицированных  форм документов, необходимых и достаточных  для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

     Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации  в соответствии с управленческими  функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

     Структура Табеля должна отражать наиболее удобную  для дальнейшего использования  систематизацию форм документов.

     После завершения работ по составлению  Табеля он подлежит согласованию с  руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем  организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

     Альбом  форм документов организации. Наряду с  Табелем форм документов, любая организация  должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

     Унифицированные формы документов располагаются  в Альбоме в порядке, предусмотренном  Табелем.

     Альбом  согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его  также руководитель службы ДОУ. Как  правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.

     4. СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ  СЛУЖБ ДОУ

     Делопроизводство (ДОУ) (делопроизводственные операции) предприятия осуществляется специальной  службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения.

     В случаях, когда формирование такой  службы представляется нецелесообразным (небольшие потребности предприятия  в работе с документами), то функцию  по ДОУ следует возложить на должностное  лицо – секретаря, инспектора.

     Должностной состав:

     Основным  нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников СДОУ, является «Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих», М. – 1995, а  также «Классификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и других служащих», М – 1998 г.

     Согласно  этим нормативным документам, все  работники СДОУ по характеру труда  делятся на три категории:

     I. Руководители:

• заведующий службой ДОУ;
• заведующий протокольным отделом;
• начальник секретариата;
• заведующий архивом;
• заведующий копировальным бюро и т.д.

     Основные  функции руководителя:

     1. Планирование и распределение работы.

     2. Подбор и расстановка кадров.

     3. Координация деятельности подразделения, его структурных звеньев и отдельных сотрудников.

     4. Контроль за выполнением работы.

     5. Количество руководителей не должно превышать 20% от общего числа ДП персонала.

     II. Специалисты:

• документовед;
• помощник руководителя;
• референт;
• редактор;
• архивист;
• археограф;
• инспектор;
• секретарь коллегии;
• секретарь руководителя;
• корректор.

     Основные  функции:

     1. Выполнение технологических и оперативных задач.

     2. Выполнение творческих операций по анализу и обобщению информации.

     3. Разработка нормативно-методической базы д/п.

     4. Подготовка проектов документов по заданию руководства организации.

     III. Технические исполнители:

• экспедитор;
• делопроизводитель;
• машинистка;
• стенографистка;
• технический секретарь;
• курьер;
• оператор орг. техники.

     Основные  функции: 

     1. Выполнение операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

      Существует три формы организации ДОУ: централизованная, децентрализованная и смешанная.

     При централизованной форме организации ДОУ все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря.

     Децентрализованная  форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций.

     При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

     Важным  вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение  структуры службы документационного  обеспечения управления (ДОУ), ее должностного и численного состава.

     Структура службы документационного обеспечения  управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

• секретариат;

• экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);
• подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;
• подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;
• подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;
• подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);
• отдел совершенствования делопроизводства;
• копировально-множительное бюро;
• протокольная группа;
• редакционная группа;
• приемная;
• архив.

     В крупной организации с большим  объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

     В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций  в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.

     Метод установления организационной структуры  службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости  от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974).   

     Согласно  этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

          1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;

        2-я категория –  учреждения с объемом документооборота  от 25 тыс. до 100 тыс. документов  в год; 

        3-я категория –  учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;

        4-я категория –  учреждения с объемом документооборота  до 10 тыс. документов в год. 

     Так согласно вышепредставленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения.

     Несмотря  на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня.

     На  сегодняшний день различают четыре основных организационных  структуры службы ДОУ:

     I. Управление делами.

     II. Канцелярия.

     III.Общий отдел.

     IV. Секретарь.

     1. Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения: