Структура и принципы деятельности пресс-службы

СОДЕРЖАНИЕ

                                         ВВЕДЕНИЕ

В процессе социально-экономического развития страны в обществе складывается информационное взаимодействие на разных уровнях. Постоянный обмен информацией о явлениях и процессах текущей жизни является непременным условием функционирования и развития современного общества.

Анализ  современной системы управления ясно показывает, что качество управленческих решений во многом зависит от качества имеющейся информации. Именно информация влияет на уровень принятия решения. А поскольку информацию следует передавать четко по назначению в нужном объеме и в обозначенный срок, она начинает определять сеть коммуникаций, которая в свою очередь начинает ослаблять или усиливать позиции коммерческой или государственной организации во внешней среде. Потребность в своевременной и полной информации и определила необходимость создания пресс-служб, главными функциями которых становится общение со СМИ и обеспечение руководства соответствующей информацией. Но не ограничивается простым отношением со средствами массовой информации, она формирует общественное мнение по тому или иному вопросу, управляет и координирует информационное взаимодействие.

На сегодняшний  день вопрос о создании пресс-службы стоит перед многими российскими  компаниями. Наибольшую актуальность он приобретает в главных торгово-экономических центрах,  конкурентная среда которых дополнительно обостряется деятельностью большого количества филиалов и представительств зарубежных компаний, имеющих богатый опыт построения отношений с общественностью путем организации ПР – подразделений. В целом же интерес руководства коммерческих организаций к этой сфере деятельности остается достаточно низким. Руководство отечественных организаций предпочитает пользоваться услугами ПР - агентств, при чем в большинстве случаев, для проведения единичных акций, а не с целью систематической работы. Это может быть объяснено, с одной стороны, недостаточностью финансовых возможностей организации, а с другой – недооценкой роли ПР для повышения конкурентоспособности и улучшения имиджа самой организацией и сложным отношением общества ко многим проявлениям этой деятельности (такую почву подготовили акции политического ПР и непрофессиональные акции, проводимые коммерческими компаниями).

Приступая к изучению данного вопроса, я  поставила перед собой следующие цели:

• рассмотреть структуру пресс-службы;
• обозначить основные принципы деятельности пресс-службы;
• определить функции пресс-службы;
• выявить роль пресс-служб в сфере паблик рилейшенз.

1. СТРУКТУРА И ПРИНЦИПЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕСС-СЛУЖБЫ

Прежде  чем приступить к рассмотрению структуры  и принципов организации пресс-службы, необходимо дать ее определение. Классическое определение пресс-службы, сформулированное еще в Большой советской энциклопедии, звучит следующим образом:

1) служба информации, организуемая  на период работы съездов, конгрессов, спортивных состязаний и т.д. для содействия журналистам, освещающим данные события¹. Организует пресс-конференции, выпускает пресс-релизы и т.д.

2) постоянно действующие органы информации при редакциях крупных газет, агентствах печати, телеграфных агентствах и др.

Пресс-службу можно определить и как совокупность взаимозависимых элементов,  образующих  единое   целое, выполняющих определенную функцию. Современная пресс-служба строится на основе анализа информационных потребностей и коммуникационных сетей. При этом внимание акцентируется на отборе необходимой и приоритетной информации, а также коммуникационных каналах ее распространения.

Формирование  пресс-службы - вопрос непростой, требующий  учета многих аспектов. Во-первых, при  организации пресс-службы необходимо четко определить, цели, для которых  она формируется, задачи, которые  будет  выполнять, и степень ее участия в развитии компании. Во-вторых, нужно учитывать и то, что пресс-служба создается как один из частей механизма  по управлению деятельностью учреждения и ее продвижению. В-третьих, необходимо сопоставить масштабы деятельности организации, а также организационную структуру и структуру создаваемой пресс-службы. Ведь некоторые организации создают пресс-службу исключительно под определенный проект, другие же придают ей более значительные функции, готовы к ее развитию по мере того, как пресс-служба будет помогать развитию учреждения или организации и укреплению ее имиджа.

Эффективность работы пресс-службы обусловливает системный подход к ее организации. Он предполагает:

1. четкую постановку целей;
2. определение основных направлений работы;
3. анализ этих направлений и выявление потребностей в информации;
4. проектирование коммуникационных каналов для информационных потоков;
5. непосредственно передачу информации.

Деятельность пресс-службы, независимо от ее организационной структуры, базируется на следующих принципах².

1. Принцип открытости подачи информации

В настоящее время, несмотря на наличие интенсивного информационного потока, многие журналисты сталкиваются с проблемой нехватки полной информации по интересующей теме. Особенно остро дефицит информации ощущается в отношении узкоспециализированных тем. Журналисты вынуждены самостоятельно выискивать необходимые факты и складывать из них «картинку». При этом их интерпретация фактов может привести к тому, что у аудитории сложится искаженное восприятие. Когда пресс-служба предоставляет необходимые данные по запросу или же сама инициирует предоставление наиболее актуальной в данный момент информации, складываются рабочие отношения со СМИ.

2. Принцип системности