Учет и анализ движения материально-производственных запасов

Все материалы сначала поступают на склады. Учет материалов на складах осуществляют кладовщики. Центральный склад делится на трех кладовщиков: Гердт Е.В., Рачев В.И., Терентьев С.В. Ответственный за резервуарный парк несет начальник службы ГСМ – Кошкин А.А., а выдачу авиакеросина выполняет кладовщик.

В соответствии с Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (который является Приложением № 1 к Постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002г. №85), кладовщик (как и экспедитор, и заведующий складом) является материально-ответственным лицом. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности.

Учет движения и остатков материалов ведется в карточках учета материалов по форме №М-17.

При   поступлении    материалов  от   поставщиков  кладовщик проверяет   соответствие    фактического   их   количества   данным сопроводительных   документов   поставщика.   Если   расхождений     нет,   то  выписывается   приходный   ордер    (форма №М-4)    на   все     количество  поступивших    материальных   ценностей    в     одном    экземпляре.

   Если    при   приемке   материалов     от   поставщиков   установлено расхождение с данными  сопроводительных документов (недостача,    излишки, пересортица)   или   имеет   место   неотфактуренная   поставка     (поступление материалов без  сопроводительных   документов     поставщика),     кладовщик вместе с представителем поставщика или независимой   организации составляет акт о приемке  материалов (форма №М-7) в двух экземплярах.   В этих случаях  приходные ордера не составляются,  и акт является одновременно и   приходным    документом,   и    для   уточнения   расчетов   с    поставщиком. Второй     экземпляр     акта     передается       поставщику [9].

Материалы поступают на предприятие и от подотчетных лиц. В этом случае подотчетное лицо   передает   материальные  ценности,   приобретенные за   наличные    денежные   средства   в    магазинах,  на    рынке, у   населения кладовщику, который приходует их, выписывая приходные ордера в общеустановленном    порядке.

При поступлении каждому наименованию, сорту и марке материалов присваивают специальное обозначение — номенклатурный номер. На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка. Карточки складского учета открываются в бухгалтерии. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты. После этого карточки передаются на склад.

На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) кладовщик делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Все первичные учетные документы по движению материальных ценностей на складах сдаются в бухгалтерию до 10 числа месяца, следующего за отчетным. Бухгалтер  принимает и проверяет первичные учетные документы с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций первичные документы. По недооформленным документам принимаются меры к их дооформлению, либо такие документы возвращаются соответствующим складам  для надлежащего оформления.

Аналитический учет материалов в   бухгалтерии   ведется   в   денежном выражении,   по   материально -  ответственным   лицам   (складам),  в     разрезе балансовых счетов (субсчетов), а также на основе оборотных ведомостей.

Учет ведется в разрезе каждого места хранения, а внутри них - в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета. Все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам и по ним подсчитываются итоги за месяц отдельно по приходу и по расходу, которые записываются в оборотную ведомость. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов. Бухгалтер принимает первичные учетные документы по данному складу от материально-ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках складского учета и подтверждает это своей подписью на карточках.

Материалы, принятые на ответственное хранение, записываются кладовщиком в отдельные карточки, хранятся на складе отдельно от материалов, принадлежащих организации. На ответственное хранение принимают материалы, которые данной организации не принадлежат.

При выдаче материалов со склада в подразделения оформляется требование-накладная по форме N М-11 (приложение В). На требовании-накладной ставится подпись ответственного лица организации, разрешившего выдачу материалов. Выдача материалов со склада заверяется подписями кладовщика и сотрудника подразделения, получившего ценности. Требование-накладная  составляется в двух экземплярах. Один экземпляр служит кладовщику основанием для выдачи ценностей и отражения их расхода в карточках учета материалов, а второй - принимающему подразделению для оприходования ценностей.

2.3 Синтетический учет  выбытия материально-производственных запасов

Синтетический   учет     запасов     ведется        на       активных        счетах   

10 «Материалы». Учет   материальных    ценностей  на    синтетических  счетах    ведут   по   фактической себестоимости    или   по    учетным     ценам.

При выбытии материально-производственных запасов организация может использовать один из следующих способов их оценки:

• по себестоимости каждой единицы;
• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени приобретения материально- производственных запасов (способ ФИФО);
• по себестоимости последних по времени приобретения материально- производственных запасов (способ ЛИФО).

Расход отпущенных со складов организации материалов на нужды производства или в связи с продажей отражается по дебету счетов учета производственных затрат или расходов на продажу [5,C.240].

Отражение в бухгалтерском учете ЗАО «Аэрофьюэлз Ульяновск» отпущенных со склада материалов производится на основании требований- накладных (приложение В), дефектной ведомости (приложение С)  и актов на списание (приложение К). В ЗАО «Аэрофьюэлз Ульяновск» при выбытии материально-производственных запасов в виде материалов используется способ оценки по себестоимости каждой единицы, что закреплено в Положении об учетной политике на 2005 год, а выбытие товаров оптом производится по средней себестоимости.

Расход материалов на производственные нужды организации отражаются в бухгалтерском учете по кредиту счета 10 «Материалы» в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов учета затрат на производство  [5,C.240].

Специфика деятельности организации предполагает использование автотранспортных средств. Транспорт используется для перевозки авиакеросина на заправку воздушных судов, а также для нужд управления. Рассмотрим для примера учет расхода топлива и смазочных материалов.

Статья 9 [10] требует оформления всех производимых организацией хозяйственных операций оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

 Организации, эксплуатирующие  автотранспортные средства и  являющиеся отправителями и получателями  грузов, перевозимых автомобильным  транспортом, обязаны вести первичный  учет по унифицированным формам  первичной учетной документации. Документальным подтверждением расхода топлива являются путевые листы. В них фиксируются пробег автотранспортного средства, марка и количество горючего, выданного по заправочному листу, остаток горючего при выезде и при возвращении, расход по норме и фактический, определяется экономия или перерасход горючего. В ЗАО «Аэрофьюэлз Ульяновск» используются:

• путевой лист легкового автомобиля (форма №3), представленный в  приложении Г является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Путевой лист выписывается в одном экземпляре уполномоченным лицом, действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе  проставляется порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль;
• путевой лист грузового автомобиля (формы №4-п), представлен в приложении Р. Путевые листы выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Выданный путевой лист  имеет дату выдачи. Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, что дает возможность их одновременной проверки. Для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется Журнал учета движения путевых листов (форма №8).

Норма расхода топлива (или смазочного материала) применительно к автотранспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки и модификации [26,C.67].

Организация базовыми считает нормы утвержденные Минтрансом России. Применению норм расхода топлив (смазочных материалов) уделяется на предприятии большое значение. Нормы предназначены для расчетов нормируемого значения расхода топлива, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других транспортных работ, планирования потребности предприятия в обеспечении нефтепродуктами, осуществления расчетов по налогообложению предприятия, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями. Тем не менее  расходами организации, принимаемыми для целей налогообложения, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Налоговый кодекс не содержит положений, ограничивающих принятие к учету для целей налогообложения расходов топлива и смазочных материалов. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей.

В качестве примера приведем расчет нормируемого значение расхода топлива для легкового автомобиля. Для легковых автомобилей нормируемое значение расхода топлива рассчитывается по следующей формуле:

                        Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D),                                               (1)

где  Qн - нормативный расход топлива, литры;

Hs - базовая норма расхода  топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S - пробег автомобиля, км;

D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка  или снижение) к норме в процентах.

Необходимым условием отнесения стоимости израсходованного горючего на себестоимость продукции (работ, услуг) являются правильно оформленные первичные учетные документы - путевые листы. На сумму стоимости фактически израсходованного топлива в бухгалтерском учете оформляется запись: Дебет  25 «Общепроизводственные расходы»,26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 10.3. В ЗАО «Аэрофьюэлз Ульяновск» затраты по топливу на  легковой  транспорт (ВАЗ 21099) учитывается на счете 26 «Общехозяйственные расходы», а затраты на грузовой транспорт (КАМАЗ) на счете 25 «Общепроизводственные расходы».

Движение горюче-смазочных материалов отражают   в     накопительной ведомости фактического расчета топлива за отчетный период.   Аналитический учет горюче-смазочных материалов осуществляется по каждой марке бензина и дизельного топлива. Согласно ведомости и карточки выдачи ГСМ  оформляется акт на списание ф. №М-448 (приложение К).

Также в ЗАО «Аэрофьюэлз Ульяновск» происходит выбытие товаров, находящиеся на складах. Рассмотрим выбытие комиссионного топлива на следующем примере.

Например: поступило от ЗАО «ТЗК Аэрофьюэлз» топливо ТС-1 в количестве 1,5 тонны по договору комиссии на общую сумму 22 620 руб. 60 коп. (с учетом НДС). Данное топливо  было отпущено авиакомпании  ООО «Хорния». Авиакомпания оплатила  топливо за наличный расчет.  Причем топливо на складе на начало месяца отсутствовало. При этом были сделаны следующие записи, указанные в таблице 4.

Таблица 4 – Корреспонденция счетов по комиссионному топливу