Учет денежных средств

Каждое исправление в выписках должно быть заверено подписями исполнителя  и главного бухгалтера или его  заместителя и скреплено оттиском печати банка. На документах, прилагаемых  к выпискам, должны быть проставлены  штамп, которым оформляются выписки, с включением кода операционного  работника, подписавшего выписку, и  календарный штемпель с указанием  даты записи данных документов по лицевому счету. Выписки выдаются в сроки, установленные по согласованию с  руководством ТОО «ТАиС», лицам, имеющим  право первой или второй подписи, или другим работникам по доверенности предприятия. Выписки могут быть высланы на предприятие по почте. При получении выписки представитель  ТОО «ТАиС» расписывается на лицевом  счете или в отдельной карточке.

Выписки банка проверяются по прилагаемым  к ним документам. Ошибочно списанные  банком суммы до выяснения списываются  с кредита счета 1040 " Денежные средства на текущих банковских счетах в тенге" в дебет счета 1280 "Прочая краткосрочная дебиторская задолженность", а зачисленные - отражаются по дебету счета 1040 и кредиту счета 3390 "Прочая краткосрочная кредиторская задолженность".

Суммы с одинаковыми корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в Журнал-ордер  и в ведомость итогами.

Обязательное условие для заполнения регистров - использование одной  строки для каждой выписки независимо от того, за какой период она составлена. Количество занятых строк Журнала-ордера №2-АПК и ведомости №2а за каждый месяц должно быть одинаковым и равно  количеству полученных за этот период выписок из банка. Как в Журнале  ордере №2-АПК, так и в ведомости  №2 суммы записываются в разрезе  корреспондирующих счетов с дебетом  и кредитом счета 1040. Наличие этих показателей за каждый отчетный период позволяет бухгалтеру анализировать  источники поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, контролировать целевое использование  средств, исполнение обязательств перед  бюджетом и прочими фондами.

В качестве примера рассмотрим операции на банковских счетах, производимые предприятием ТОО «ТАиС».

В ТОО «ТАиС» применяют форму  безналичных расчетов платежными поручениями.

Порядок внесения наличных денег в  банк

Таблица 1

№ п/п	Перечень работ	Кассир предприятия	Банк
1	Заполнение бланка объявления на взнос	х
2	Внесение денег	х	х
3	Оформление квитанций  и ордера в кассу		х
4	Получение квитанции	х
5	Приложение ордера в кассу  к выписке банка	х	х

Таким образом, ТОО «ТАиС» сдает  денежную наличность по объявлениям  на взнос наличными формы № 195, в котором кроме суммы, указываются  банковские реквизиты, дата взноса, назначение взноса. Объявление подписывается бухгалтером  предприятия и кассиром банка.

Ордер с объявления возвращается бухгалтеру предприятия. Ордер обязательно  заверяется печатью банка. На основании  ордера кассир предприятия списывает  деньги по кассе.

Получение денег из банка кассир осуществляет по чеку, предварительно заказав их в банке по заявлению  о бронировании средств. В чеке указывают  его номер, сумму получаемых средств, город, где производится выплата, число, наименование отделения банка, кому выдать деньги, подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Для получения в банке денег, необходимых на выплату заработной платы, депонированной заработной платы, командировочных, хозяйственных и  других расходов ТОО «ТАиС» имеет  чековую книжку. Чековая книжка содержит 25 чеков.

Например, предприятием были внесены  деньги на расчетный счет в сумме 20000 тенге. Бухгалтером организации  было выписано объявление на взнос  наличными и денежные средства сданы  в банк. Бухгалтером были сделаны  проводки:

Дебет 1040 «Денежные средства на текущих  банковских счетах в тенге»

Кредит 1010 «Денежные средства в  кассе в тенге» - 20000 тенге.

Согласно платежному поручению  № 2 от 04 мая 2007 года в КОФ АО «Народный  банк» были перечислены денежные средства за оказанные курьерские услуги Стогнушенко Ю.В. на сумму 6200 тенге (Приложение 3). Бухгалтером ТОО «ТАиС» были сделаны  следующие записи по счетам бухгалтерского учета:

Дебет 3220 «Обязательства по пенсионным отчислениям»

Кредит 1040 «Денежные средства на текущих  банковских счетах в тенге» - 6200 тенге.

Из банка получена выписка банка  с приложением платежного поручения.

При получении кредитов дебетуют счета 1040 «Денежные средства на текущем  банковском счете в тенге», при  получении денег на расчетный  счет, и кредитуют счет 3010 «Краткосрочные банковские займы». При погашении  кредитов дебетуют счет 3010 «Краткосрочные банковские займы», и кредитуют счет 1040 «Денежные средства на текущем  банковском счете в тенге».

За пользование кредитом банк начисляет  проценты. Начисленные суммы процентов  отражают по дебету счета 7310 «Расходы по вознаграждениям», и кредиту счета 3380 «Краткосрочные вознаграждения к  выплате». Оплата процентов отражают по дебиту счета 3380 «Краткосрочные вознаграждения к выплате» и кредиту счета 1040 «Денежные средства на текущем банковском счете в тенге».

Учет сумм оплаты фактически перечисленных (сданных в отделения связи  для дальнейшего перечисления), но фактически не поступивших на расчетный  счет ТОО «ТАиС» осуществляется на счете 1030 «Денежные средства в пути». Основанием для принятия на учет по счету 1030 «Денежные средства в пути» сумм (например, при сдаче выручки) являются квитанции учреждений банка, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п. Движение денежных средств (переводов) в иностранных валютах учитывается на счете 1030 «Денежные средства в пути» обособленно.

Данный банковский счет может быть закрыт по заявлению руководства  ТОО «ТАиС», но не при наличии  неисполненных требований к данному  счету, за исключением случаев закрытия счета в связи с ликвидацией  или реорганизацией юридического лица или отсутствия денежных средств  на данном счете более одного года.

После закрытия банковского счета  банк в 10-дневный срок обязан письменно  уведомить об этом соответствующие  налоговые органы.

При закрытии счета, а также при  изменении наименования владельца  либо номера счета его владелец обязан возвратить банку чековые книжки с оставшимися неиспользованными  чеками, указав их номера в прилагаемом  заявлении, подтвердить остаток  средств на банковском счете.

2.2 Документальное оформление и  учет кассовых операций

Бухгалтерия является тем структурным  подразделением, где аккумулируется поток документации по всем направлениям финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Движение документов - создание или их получение, принятие к учету, обработка, передача в архив называется доукментооборотом. [2,с.8]

Все операции, связанные с приемом  и выдачей наличных денежных средств, осуществляются кассами предприятий  и составляют кассовые операции. Все  кассовые операции оформляются кассовыми  документами.

Схема документооборота по движению наличности в кассе представлена в Приложении 4.

Прием денег в кассу осуществляется по приходным кассовым ордерам, подписанным  главным бухгалтером. Физическому  или юридическому лицу, внесшим деньги в кассу, выдают квитанцию о приеме денег (отрывная часть ордера), подписанную  главным бухгалтером и кассиром. [6,с.250] При приеме денежных билетов  и монет в платежи кассиры  обязаны руководствоваться “Признаками  порядка определения платежных  знаков”. Заполненный приходный  кассовый ордер приведен в Приложении 5.

Выдачу денег из кассы оформляют  расходными кассовыми ордерами или  надлежащим образом оформленными платежными ведомостями, заявлениями на выдачу денег, счетами и другими документами, подписанными руководителем и главным  бухгалтером.

Для выписки расходного кассового  ордера у работника бухгалтерии  должно быть основание. Например, расходный  ордер на выдачу денежных средств  под отчет на хозяйственные нужды  может быть выписан только при  предъявлении заявления с визой  руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы -- при наличии  приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном  кассовом ордере в строке «Основание»  указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший  основанием для выписки расходного кассового ордера. Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и  в строке «Приложение».

Кассовые документы передаются непосредственно в кассу. Выдача их на руки лицам, получающим денежные средства, запрещена. Прием и выдача денег производится кассиром только в день составления документов. Кассир обязан проверить правильность документов.

Если на прилагаемых к расходным  кассовым ордерам документах имеется  подпись руководителя субъекта, подписывать  сами ордера ему не обязательно. При  выдаче денег по расходному кассовому  ордеру отдельному лицу кассир требует  предъявление паспорта или удостоверения  личности получателя. Наименование и  номер документа, кем и когда  он выдан, указывают в ордере. Получатель расписывается в кассовом ордере и указывает полученную сумму: тенге - прописью, тиын - цифрами. Заполненный расходный ордер приведен в Приложении 6.

При выдаче денег по доверенности в расходном кассовом ордере дополнительно  указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение  денег. Если выдача денег производится по платежной ведомости, на ней делают надпись “По доверенности”. Последнюю  прикрепляют к расходному кассовому  ордеру или ведомости. После выдачи, получения денег кассовые ордера подписываются кассиром, а приложенные  документы погашаются штампами “получено”, “оплачено” с указанием даты.

Приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы  выписываются бухгалтерией четко и  ясно чернилами или шариковой  ручкой. [6,с.252]

Выплата заработной платы, пособий  по временной нетрудоспособности и  премий осуществляется по платежной  ведомости, на титульном листе которой  ставится разрешительная надпись о  выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием  срока выдачи денег и общей  суммы прописью.

В аналогичном порядке могут  оформляться и разовые выдачи наличных денег на заработную плату (при уходе в отпуск, по болезни  и другим причинам), а также выдача депонированных сумм и наличных денег  в подотчет на расходы, связанные  со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи наличных денег на заработную плату отдельным лицам  производятся, как правило, по расходным  кассовым ордерам.

Остатки не выданной в срок заработной платы (задепонированных сумм) по истечении 3 дней должны быть сданы в банк на расчетный счет. Депонированные суммы  сдаются в уполномоченный банк, и  на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер, служащий основанием для выписки  объявления на взнос наличными с  обязательным указанием 10-значного кода бюджетной классификации.

Порядок депонирования заработной платы:

1) в платежной ведомости против  фамилий лиц, которым не произведены  выплаты, необходимо поставить  штамп или сделать отметку  от руки "Депонировано";

2) составить реестр депонированных  сумм;

3) в конце ведомости сделать  надпись о фактически выплаченной  сумме и о неполученной сумме  заработной платы, премии, пособий  по временной нетрудоспособности, подлежащих депонированию, сверить  эти суммы с общим итогом  по платежной ведомости и скрепить  своей подписью. Если наличные  деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости  дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал  (подпись)". Выдача наличных денег  кассиром и раздатчиком по  одной ведомости запрещается.  Заполненная платежная ведомость  приведена в Приложении 7.

Помимо выплаты заработной платы  предприятия выдает денежные средства наличными из кассы подотчетным  лицам. Выдача подотчетных сумм производится на командировочные расходы, на хозяйственные  нужды. Как правило список подотчетных  лиц (п.л.) устанавливается руководителем  предприятия. По мере расходование денежных средств подотчетным лицом составляется отчет, где отражается (на основании  оправдательных первичных документов (квитанции, чеки, билеты и т.д.) фактический  расход денежных средств. Остаток неизрасходованных  денежных средств возвращается в  кассу предприятия. Израсходованные  денежные средства списываются на затраты  производства в зависимости от цели их израсходования.

Подчистки, помарки и исправления, даже оговоренные в кассовых ордерах  не допускаются.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их оформления. Получив ордера, кассир обязан проверить: наличие и подлинность  подписей руководителя и главного бухгалтера; правильность их оформления; наличие указанных в ордерах приложений. После совершения операций ордера подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются штампом или от руки: “Получено” или “Оплачено” с указанием числа, месяца и года.

Документальное оформление кассовых операций по движению бланков строгой  отчетности.

Помимо наличных денег, в кассе  могут храниться акции, облигации  государственных займов, векселя, чековые  книжки, другие ценные бумаги и бланки строгой отчетности. К бланкам  строгой отчетности относятся: абонементы на получение питания в столовой, диетического питания, питания в  столовых учебных заведений, лечебно-профилактического  питания; талоны для отпуска персоналу  бесплатного спецпитания (молока или  других равноценных пищевых продуктов) и т.п. Билеты, талоны, абонементы и  другие бланки строгой отчетности учитываются  на счете 1316 “Прочие материалы”, как  материальные ценности, по фактической  себестоимости их приобретения. Материально  ответственные лица ведут учет бланков  в Приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по каждому наименованию и номинальной  стоимости. Операции по приходу и  расходу бланков оформляются  Приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности. Ежемесячно материально ответственное лицо представляет в бухгалтерию отчет  о движении бланков строгой отчетности. При подготовке знаков к реализации специально назначаемая руководителем  субъекта комиссия с участием материально  ответственного лица вскрывает пачки  и производит полистный подсчет  бланков (знаков). Результаты подсчета вносят в Акт о результатах  проверки абонементов, талонов и  других знаков, выявленных при полистном  пересчете вскрытых пачек. При выявлении  расхождений в Акте фиксируются  данные упаковочной этикетки и фактического наличия знаков в пачке. На основании  акта могут быть предъявлены претензии  изготовителю знаков. На абонементах  на питание и других знаках при  подготовке их к продаже ставится штамп (печать) субъекта.