Коммуникации в организации -
это сложная, многоуровневая система,
охватывающая как саму организацию и ее
элементы, так и ее внешнее окружение. Организационные коммуникации -
это совокупность коммуникаций, строящихся
на основе общения, опосредованного информацией
о самой организации, ее целях и задачах.
Это процесс, с помощью которого руководители
развивают систему предоставления информации
и передачи сведений большому количеству
людей внутри организации и отдельным
индивидуумам и институтам за ее пределами.
Она служит необходимым инструментом
в координации деятельности по всей вертикали
и горизонтали управления, позволяет получать
необходимую информацию.
По признаку ориентации, направленности
коммуникаций руководителя организационные
коммуникации подразделяются на две большие
группы: внешнеорганизационные и внутриорганизационные.
Любая организация находится в определенном
внешнем окружении, зависит от него и вынуждена
постоянно адаптироваться к его изменениям.
Таким образом, имеют место ее постоянные
и интенсивные коммуникации с внешней
средой. К внешнеорганизационным относятся
коммуникации, представляющие собой информационное
взаимодействие с внешней средой: средства
массовой информации, органы государственного
регулирования, поставщики и потребители,
ближайшие соседи и т.п. Средства коммуникации
со средой многообразны: деятельность
руководителя по организации рекламы,
создание и поддержание имиджа компании,
проведение маркетинговой политики на
внешнем рынке, подготовка регулярных
отчетов для вышестоящих организаций,
и пр.
Внутриорганизационные коммуникации
представляют собой взаимодействие с
персоналом, коммуникации между сотрудниками.
Взаимодействие с персоналом является
направлением коммуникационной политики
предприятия или организации, обращенным
к своим сотрудникам (постоянным и внештатным)
и членам их семей, к потенциальным сотрудникам,
а также к тем, кто раньше принадлежал
к предприятию, пенсионерам.
Задачей взаимодействия с персоналом
является обеспечение мотивации сотрудников
к оптимально лучшему выполнению своей
работы. Данное направление осуществляется
специалистами отдела корпоративных коммуникаций
совместно с отделом по персоналу.
Коммуникативный поток внутри организации
(соответственно пространственному расположению
каналов) может перемещаться в вертикальном и горизонтальном направлении.
Вертикальные коммуникации -
это обмен информацией между иерархическими
уровнями организации, а горизонтальные - обмен в пределах паритетных иерархических
уровней.
Как показывают исследования, эффективность
горизонтальных коммуникаций достигает
90%. Это объясняется тем, что люди работали
на одном и том же уровне управления, хорошо
понимают характер труда своих коллег,
знают их проблемы и возможное содержание
их сообщения. Вертикальные коммуникации
менее эффективны, чем горизонтальные:
лишь 20-25% информации, исходящей от высшего
руководства, доходит до непосредственных
работников и правильно понимается ими.
Вертикальная коммуникационная связь,
в свою очередь, по направленности общения
подразделяется на нисходящие и восходящие
коммуникации.
Коммуникации между организацией и ее
средой
ООО «МОТОРС-ЛЭНД» пользуется разнообразными
средствами коммуникаций с составляющими
своего внешнего окружения. С имеющимися
и потенциальными потребителями они сообщаются
с помощью рекламы и других программ продвижения
своего товара на рынок. Конкретно данная
организация использует рекламу в сети
Интернет, баннеры, реклама посредством
периодических изданий.
Также данной организации приходится
подчиняться государственному регулированию
и заполнять в этой связи письменные отчеты
о своей деятельности. В своих ежегодных
отчетах сообщает информацию по финансам,
а также приводит сведения о своем размещении,
своих работниках.
Хочу подчеркнуть что обсуждения, собрания,
телефонные переговоры, отчеты и т.п., циркулирующие
внутри организации, зачастую являются
реакцией на возможности или проблемы,
создаваемые внешним окружением.
3.3 Коммуникации между уровнями
и подразделениями
Межуровневые коммуникации
в данной организации.
Информация перемещается внутри организации
с уровня на уровень в рамках вертикальных
коммуникаций. Она передаётся как по нисходящей,
т.е. с высших уровней на низшие, так и по
восходящей, т.е. с низшего уровня на высший.
Таким путем подчиненным уровням управления
сообщается о предстоящих планах, текущих
задачах, конкретных заданиях и т.п. Таким
образом генеральный директор ООО «МОТОРС-ЛЭНД»
информирует начальников подразделений,
которые в последствии сообщает всю нужную
информацию своим подчиненным.
Коммуникации между отделами.
Организация состоит из подразделений,
поэтому обмен информацией между ними
нужен для координации задач и действий.
Поскольку организация - это система взаимосвязанных
элементов, руководство данной организации
добивается, чтобы специализированные
элементы работали совместно, продвигая
организацию в нужном направлении.
В данной организации равноправные отношения
и это вполне устраивает работников ООО
«МОТОРС-ЛЭНД».
Коммуникации руководитель
- подчиненный.
Обмен информацией между руководителем и подчиненным
происходит в виде прояснения задач; обсуждения
проблем эффективности работы; достижение
признания и вознаграждения с целью мотивации;
совершенствования и развития способностей
подчиненных; сбора информации о назревающей
или реально существующей проблеме; оповещения
подчиненного о грядущем изменении; а
также получения сведений об идеях, усовершенствованиях
и предложениях.
Неформальные коммуникации.
Организации состоят из формальных и
неформальных компонентов. Канал неформальных
коммуникаций можно назвать каналом распространения
слухов. Как и в любой другой организации,
в ООО «МОТОРС-ЛЭНД» есть место слухам,
т.к. организации довольно больших размеров.
Слухи - неточные сообщения и сведения.
В качестве примера слухов в организации
можно привести разговор между рабочими
о предстоящем расширении предприятия,
новые меры по наказаниям за опоздания,
грядущее перемещение и повышение, подробное
изложение спора двух руководителей на
последнем совещании и т.д. ООО «МОТОРС-ЛЭНД».
7. Участие в проведении производственного
совещания
Собранием называется обязательное
мероприятие, в котором принимают участие
все члены какой-либо организации, например,
ежегодное собрание акционеров или общее
собрание членов кооператива. Порядок проведения собрания регламентируется уставом соответствующей
организации, ход собрания и принятые
решения фиксируются в специальном документе
— протоколе собрания.
В отличие от собрания на совещании
присутствует определенный фиксированный
круг лиц, как правило, являющиеся представителями
различных фирм или подразделений предприятия.
Совещания обычно бывают регулярными,
собираются в строго определенное время,
чаще всего раз в неделю, и предназначены
для обсуждения текущих вопросов, хотя
могут быть и неплановые совещания, вызванные
производственной необходимостью. Ведение
протокола совещания не обязательно, однако
в конце совещания обычно принимается
какое-либо решение.
В силу специфики своей работы,
руководителям достаточно часто приходится
принимать участие в различных собраниях,
совещаниях и деловых встречах, а также
самому организовывать эти мероприятия.
Необходимо соблюдать установившийся
порядок их организации и проведения,
т.к. часто от этого зависит успех всей
коммерческой работы.
При подготовке собрания, совещания
или переговоров необходимо:
1. Выбрать и четко сформулировать
повестку дня. В повестке дня может быть
два-три главных вопроса и три-четыре мелких.
Если главных вопросов мало, то совещание
будет протекать неторопливо и займет
столько же времени, как и при достаточном
их количестве, а при большом количестве
вопросов обсуждение станет поверхностным.
2. Определить состав участников
(для совещания, переговоров). Исключение
составляют производственные совещания,
которые проводятся регулярно (обычно
один раз в неделю) с постоянным составом
участников.
3. Выбрать день и время проведения
мероприятия. При проведении переговоров
день и время заранее согласовывается
со всеми участниками.
4. Оповестить участников о дне
и времени проведения. При проведении
собрания желательно это сделать за 5—7
дней. О дне и времени проведения производственного
совещания оповещают только приглашенных
на него лиц, не являющихся постоянными
участниками совещания.
5. Установить ожидаемую длительность
мероприятия и предупредить об этом участников.
Опыт показывает, что объявление времени
окончания собрания или совещания сокращает
его длительность на 10—15 %.
6. Подготовить основной доклад
или сообщение и определить обязательных
участников обсуждения. Доклад должен
быть конкретным, отражать существо рассматриваемого
вопроса, выводы необходимо обосновывать.
Многословие и неконкретность доклада
или сообщения вызывает безразличие у
слушателей.
7. Выбрать и подготовить
помещение. Необходимо позаботиться
о том, чтобы помещение было
достаточно удобным и могло
вместить всех участников. Нехватки
стульев быть не должно. При
организации переговоров на столах
перед каждым участником желательно
поставить карточку с указанием
фамилии, имени, отчества и наименования
фирмы, которую он представляет.
На столах также должны быть
бумага и письменные принадлежности,
можно поставить прохладительные
напитка. Хорошим тоном считается
подать при проведении переговоров
чай или кофе с небольшим
количеством выпечки.
Начинать работу нужно в точно
назначенное время. Задержка начала собрания
или совещания обычно приводит к тому,
что при проведении следующего участники
будут собираться с большим опозданием.
Время начала переговоров принято соблюдать
неукоснительно всеми сторонами, опоздание
на переговоры рассматривается как крайнее
неуважение к партнерам и может привести
к нежелательным последствиям.
Обстановка во время собрания
(совещания) или деловой встречи должна
быть доброжелательной. Недопустимы личные
выпады по отношению к участникам, выяснение
отношений.
Для проведения собрания избирается
председатель. Основными обязанностями
председателя являются:
следить за регламентом; объявлять
фамилию и должность выступающего, наименование
организации, представителем которой
он является.
Председатель собрания должен
удовлетворять определенным требованиям,
основные из которых: компетентность,
беспристрастность, умение выражаться
четко и ясно и терпимость к чужому мнению.
Председатель не имеет права выказывать
свое предпочтение тому или иному мнению
или участнику собрания, а так же навязывать
свое мнение. Свои предложения он должен
излагать после всех.
Важным этапом любого собрания
или совещания является принятие решения.
В такие моменты совещание часто становится
беспомощным, как бы теряет энергию. Это
происходит потому, что участники не в
состоянии осознать, что пора принимать
решение, или колеблются, не решаясь сделать
выбор. В таких случаях лучше всего выбрать
одно предложение и продолжать его рассматривать.
Важно не пропустить момент, когда дебаты
следует закрыть — тут нужен опыт и умение
председателя. Хороший способ — промежуточное
голосование. Оно подводит итог очередного
этапа дискуссии. Не следует, однако, слишком
спешить с окончательным голосованием,
т.к. не исключено принятие решения, которое
отвергается меньшинством. В этом случае
члены меньшинства могут приступить к
действиям, доказывающим неправоту большинства,
что может привести к возобновлению обсуждения
и потере уже достигнутых результатов.
Особый вид совещания представляет
собой так называемый «мозговой штурм».
Такое совещание проводится в случае,
когда необходимо решить сложную проблему,
найти выход из запутанной ситуации, принять
ответственное решение.
Для проведения такого совещания,
прежде всего, необходимо четко сформулировать
задачу — только одну, самую сложную или
самую важную. Желательно, чтобы в обсуждении
принимали участие не более 7-12 человек.
Стулья целесообразно расставить по кругу,
чтобы не было «галерки» и «президиума».
Необходимо жестко определить время обсуждения.
Дефицит времени порождает стресс, стимулирующий
мозговую деятельность. Оптимальное время
такого совещания — около 30 мин. Никто
не должен критиковать выдвигаемые предложения.
Большинство людей не могут творчески
работать в условиях моральной угрозы,
если одного одернули, другие будут думать
только о том, как бы не показаться глупее
всех. В начале обсуждения, как правило,
выдвигаются банальные, пустые идеи. Запрет
на критику облегчает выдвижение любых
идей, среди которых могут оказаться и
весьма ценные. Целесообразно отбирать
лучшие идеи, а не отбрасывать худшие,
то, что показалось непригодным сейчас,
может пригодиться впоследствии. Не нужно
устанавливать авторства идей - лучшие
идеи всегда продукт коллективного творчества.
Когда вроде бы найден выход
из сложной ситуации, желательно разделиться
на две группы — «сторонников» и «противников»
и постараться найти слабые места в разработанном
решении. Окончательное решение необходимо
четко сформулировать и записать.
8. Информационные
системы предприятия.
Информационная система
есть совокупность технического, программного
и организационного обеспечения, а также
персонала, предназначенная для того,
чтобы своевременно обеспечивать надлежащих
людей надлежащей информацией. Для принятия
эффективных управленческих решений в
условиях динамичного развития рыночной
экономики предприятию требуется целесообразная
система информационного обеспечения,
объективно отражающая сложившуюся экономическую
ситуацию. Выбранная мной тема является
наиболее актуальной на сегодняшний день,
так как хорошее информационное обеспечение
это не только залог успеха и конкурентоспособности
фирмы, но и порой выступает как средство
выживания в условиях жесткой конкуренции.
Информационное обеспечение
управления – это связь информации с системами
управления предприятием и управленческим
процессом в целом.