Различные информационно-технические
новшества следует воспринимать как средство
сокращения и удешевления аппарата управления.
Так, например, появление телефона, радио,
телевидения, персональных компьютеров,
локальных компьютерных сетей и глобальной
сети Интернет приводило в свою очередь
к совершенствованию системы информационного
обеспечения управления предприятием.
В конечном итоге роль информации в организационном
управлении фирмой постоянно возрастает,
что связано с изменениями социально-экономического
характера, появлением новейших достижений
в области техники и технологий, результатами
научных исследований. В процессе управления
постоянно происходит обмен информацией.
Причём направление перемещения информации
может быть вертикальным (от руководителя
к подчинённым или от подчинённых к руководителю),
так и горизонтальным (между начальниками
подразделений, подчинёнными одного уровня). Менеджмент в полной
мере использует объективную и своевременную
информацию, собираемую, обрабатываемую,
сохраняемую и распространяемую с помощью
современных научных методов и технических
средств. Нужно не только располагать
своевременной и точной информацией, но
уметь осмысливать ее, делать необходимые
выводы и результативно воплощать в управленческих
решениях.
Информацию можно трактовать
как совокупность сведений, сообщений,
материалов, данных, определяющих меру
потенциальных знаний менеджера о процессах
или явлениях в их взаимосвязи.
Для того чтобы поддерживать
производство, маркетинг и другие виды
деятельности, на фирме должно быть достаточно
денег. Отсюда вытекает задача контроля
финансовых ресурсов фирмы для обеспечения
их эффективного использования.
Все или почти все менеджеры
фирмы несут финансовую ответственность
в рамках своих основных функций. По меньшей
мере они обязаны соизмерять свои расходы
с бюджетными ограничениями данного года.
Однако финансовое состояние фирмы волнует
не только ее работников. Многие частные
лица и организации зорко наблюдают за
финансовым положением фирмы, имея в этом
свой собственный интерес. Это прежде
всего держатели акций фирмы, финансовые
организации, поставщики, конкуренты,
правительственные чиновники и т. п. Информационная
система финансов фирмы должна удовлетворить
информационные потребности как менеджеров
фирмы, так и ее окружения в отношении
финансового состояния фирмы.
Информационная система финансов
предназначена для обеспечения соответствующей
финансовой информацией работников и
заинтересованных лиц как в самой организации,
так и за ее пределами.
Наиболее полную информацию
по сотрудникам организации аккумулирует
кадровая служба, выполняющая кадровый учет. Кадровый учет включает сбор,
хранение и обработку персональных данных,
и документальное оформление всех взаимоотношений
сотрудника и организации. Актуальная
кадровая информация используется и при
учете рабочего времени (Табельный учет)
и в процедурах оценки и развития персонала
и при составлении модели бизнес-процессов
предприятия и при планировании работ
сотрудников. Кадровая информационно-документационная
система включает в себя следующие связанные
информационным единством комплексы (подсистемы,
группы) документов:
· законодательные акты, нормативную
и нормативно-справочную документацию;
· плановую документацию;
· организационно-правовую
документацию;
· персональную документацию;
· договорную документацию;
· распорядительную документацию;
· учетную кадровую документацию;
· документацию по учету использования
рабочего времени и расчетов с персоналом
по оплате труда;
· отчетную и отчетно-справочную
документацию.
Отдельные комплексы документов
обычно имеют целевую принадлежность
различным структурным подразделениям
или сотрудникам (кадровой службе, секретарю-референту,
бухгалтерии, юрисконсульту и др.). Это
объясняется исторически сложившимся
распределением между ними типовых направлений
(функций) ведения кадровой работы. Такое
деление функций и соответствующей документации
характерно для традиционной (ручной,
делопроизводственной) системы обработки
документной информации.
Маркетинговая
информационная система (МИС) включает в себя индивидов,
оборудование и процедуры сбора, сортировки,
анализа, оценки и распределения необходимой
своевременной и достоверной информации,
используемой при принятии маркетинговых
решений.
Для выполнения задач анализа,
планирования, исполнения планов и контроля
(левая область) менеджеры по маркетингу
нуждаются в информации об изменениях
в рыночной среде (правая область). Роль
МИС заключается в определении потребностей
в информации для маркетингового управления,
ее получения и своевременном предоставлении
соответствующим менеджерам.
Как правило, развитая МИС включает
следующие подсистемы: внутренней информации,
внешней информации и информации маркетинговых
исследований. В практике эти подсистемы
часто рассматривают как самостоятельные
информационные системы.
Система внутренней
информации включает совокупность данных,
возникающих на предприятии в форме бухгалтерской
и статистической отчетности, оперативной
и текущей производственной и научно-технической
информации. В ней отражаются сведения
о заказах, продажах, ценах, запасах, движении
денежной наличности, дебиторской и кредиторской
задолженности и т.п.
Система внешней
информации объединяет сведения о состоянии
внешней среды предприятия, рынка и его
инфраструктуры, поведении покупателей
и поставщиков, действиях конкурентов,
мерах государственного регулирования
рыночных механизмов и др. Для сбора текущей
внешней информации используются формальные
и неформальные процедуры. Подобная информация
получается путем изучения книг, периодически
публикуемых и специальных изданий, статистических
сборников, конъюнктурных обзоров коммерческих
исследовательских организаций; в результате
бесед с потребителями, поставщиками,
дистрибьюторами и другими внешними по
отношению к организации лицами; на основе
бесед с другими менеджерами и сотрудниками;
путем проведения промышленного и коммерческого
шпионажа. Данные также собираются специалистами
по маркетингу на основе посещения выставок
и конференций, проведения переговоров
и деловых встреч.
Система информации
маркетинговых исследований базируется на информации, получаемой
в результате проведения исследований
конкретных направлений маркетинговой
деятельности. К ним, например, относятся
такие виды исследований, как анализ параметров
рынка и его освоения конкурентами, изучение
тенденций деловой активности партнеров,
политики цен и способов продвижения товаров,
реакции на новые товары и т.д. Целью маркетинговых
исследований является получение точных
и достоверных данных по конкретным проблемам
маркетинговой деятельности, необходимых
для принятия руководством предприятия
обоснованных решений. Подобная информация
не собирается в двух ранее рассмотренных
системах. Такая деятельность осуществляется
периодически, по мере появления определенных
проблем, на основе использования специальных
методов сбора и обработки собранных данных.
Сбор информации в системе постоянного
наблюдения и хранения маркетинговых
данных занимает значительное место среди
всех маркетинговых операций, так как
связан с различными по характеру источниками
информации. С позиций всестороннего изучения
потребностей рынка в целях удовлетворения
запросов потребителя и получения максимальной
прибыли для реализации маркетинговых
мероприятий необходимо иметь информацию
обо всех частях маркетинговой среды:
о рынке товаров и услуг; о производстве
товаров и услуг; о внешней макросреде,
связанной с производством и рынком сбыта.
Информация о рынке товаров
и услуг включает в себя сведения о: номенклатуре,
спросе и предложении, потенциальных возможностях
рынка, распределении долей рынка и каналов
сбыта, деятельности конкурентов, уровне
цен, эффективности рекламных мероприятий.
9. Правовое
обеспечение управленческой деятельности
предприятия.
Правовое обеспечение системы
управления персоналом заключается в разработке и
использовании средств юридического воздействия
на работодателей и наемных работников
с целью достижения эффективной деятельности организации, а также соблюдения
прав и обязанностей сторон, обеспеченных
законодательством.
Иными словами, к правовому
обеспечению системы управления персоналом
относятся все нормативно-правовые акты,
регулирующие трудовые отношения.
Основными задачами правового
обеспечения системы управления персоналом
является:
правовое регулирование трудовых
отношений, складывающихся между работодателем
и наёмным работником;
защита прав и законных интересов
работников, вытекающих из трудовых отношений;
соблюдение, исполнение и применение
норм действующего законодательства в
области труда, трудовых отношений;
разработка и утверждение локальных
нормативных актов организационного,
организационно — распорядительного
и экономического характера;
подготовка предложений об
изменении действующих или отмена устаревших
и фактически утративших силу нормативных
актов, изданных в организации по трудовым,
кадровым вопросам.
К правовому обеспечению управленческой деятельности,
в первую очередь, относится трудовое
законодательство, а также нормативные
акты смежных областей, например, пенсионное
законодательство, нормативные акты о
защите социальных и трудовых прав отдельных
категорий граждан и т.д.
Если говорить о правовом обеспечении
системы управления персоналом, необходимо
отметить, что оно осуществляется на двух уровнях:
акты центрального регулирования
(на федеральное и региональное законодательство);
акты локального регулирования
(разработка нормативных актов на уровне
организации).
Акты локального регулирования
трудовых отношений составляют нормативно-
методическое обеспечение системы управления
персоналом организации.
Функции правового обеспечения управленческой деятельности
на уровне организации выполняются:
руководителем организации;
руководителем и сотрудниками
кадровой службы;
юридической службой.
Основными нормативно-правовыми
актами федерального уровня в области
трудовых отношений являются:
Трудовой кодекс РФ;
Федеральный закон «О коллективных
договорах и соглашениях»;
Федеральный закон «О порядке
разрешения коллективных трудовых споров»;
Федеральный закон «О профессиональных
союзах, их правах и гарантиях их деятельности»;
и другие нормативно-правовые
акты.
Кроме того, трудовые отношения
регулируются указами Президента РФ, постановлениями
Правительства РФ, нормативно-правовыми
актами субъектов федерации (конституциями,
законами), а также актами местного самоуправления,
содержащими нормы трудового права. При
этом все перечисленные нормативно-правовые
акты не должны противоречить Трудовому
кодексу РФ.
На основе законодательных
актов разрабатываются внутрифирменные
документы, создающие правовые рамочные
условия для управления персоналом. К
числу таких документов можно отнести
трудовой договор.
Трудовой договор — соглашение между работником
и работодателем, по которому работник
обязуется выполнять работу по определенной
специальности, квалификации или должности
с подчинением внутреннему трудовому
распорядку, а работодатель обязуется
выплачивать работнику заработную плату
и обеспечивать условия труда, предусмотренные
законодательством о труде, коллективным
договором и соглашением сторон.
Нормативно-методическое обеспечение
системы управления персоналом -
это совокупность документов
организационного, организационно-методического,
организационно-распорядительного, технического,
технико-экономического и экономического
характера, а также нормативно-справочные
материалы и прочие документы, утвержденные
в установленном порядке компетентными
органами или руководством организации.
Нормативно- методическое обеспечение
создает условия для эффективного процесса
управления персоналом. Оно состоит в
организации разработки и применения
методических документов, а также ведения
нормативного хозяйства в системе УП.
Ответственность за обеспечение
системы управления персоналом нормативно-
методическими документами несут соответствующие
подразделения аппарата управления организации
(отдел организации управления, юридический
отдел).
Нормативно-методические материалы
группируются по их содержанию. Различают
3 группы документов:
нормативно-справочные документы;
документы организационного,
организационно-распорядительного и организационно-методического
характера;
документы технического, технико-экономического
и экономического характера.
Нормативно-справочные документы содержат нормы и нормативы,
необходимые при решении задач организации
и планирования труда в сфере материального
производства и управления. К ним относятся
следующие:
Тарифно-квалификационный справочник — нормативный документ, предназначенный
для тарификации работ и присвоения тарифно-квалификационных
разрядов работникам на основе включенных
в справочники тарифно-квалификационных
характеристик.
Положение о персонале — документ, отражающий вопросы
профессионального и социального развития
трудового коллектива, его взаимоотношений
с администрацией, га- рантированности
занятости персонала и другие вопросы.
Документы организационного,
организационно-распорядительного и организационно-методического
характера. Документы этой группы регламентируют
задачи, функции, права, обязанности подразделений
и отдельных работников системы управления
персоналом; содержат методы и правила
выполнения работ по управлению персоналом.
К этой группе документов относятся:
Должностная инструкция — документ, регламентирующий
деятельность каждой должности и содержащий
требования к работнику, занимающему эту
должность.
Положение о подразделении — документ, регламентирующий
деятельность структурного подразделения
организации: задачи, функции, права, ответственность.
Типовая структура положения
включает семь разделов:
Общие положения.
Задачи подразделения.
Организационная структура
подразделения.
Функции подразделения.
Взаимоотношения подразделения
с другими звеньями организации;
Права подразделения.
Ответственность подразделения.
Правила внутреннего трудового
распорядка — организационно- распорядительный
документ, регламентирующий порядок приема,
перевода и увольнения рабочих и служащих,
основные обязанности рабочих и служащих,
основные обязанности администрации,
рабочее время и его использование, поощрения
за успехи в работе, взыскания за нарушения
трудовой дисциплины, внутриобъектный
режим и организацию работы.