Основы построения организационных структур

     Этап  внешнего планирования складывается из подэтапов анализа и синтеза. На первом подэтапе формируется цель разрабатываемой системы, проводится изучение существующей системы, составляется генеральная схема будущей системы. На втором - последовательно выполняется эскизное, техническое, рабочее планирование системы.

     Данный  подход активно разрабатывается, однако не решён пока принципиальный вопрос: как на основе анализа существующей системы перейти к модели будущей системы?

     Нормативный метод 

     Второе  название этого метода - экспортно-аналитический. Он основан на выявлении статистических зависимостей между параметрами характеристик структуры ОС и факторами, влияющими на эти характеристики. Статистические зависимости устанавливаются в результате исследования однородной группы лучших (в определённом смысле) ОС: собираются данные о численных значениях структурных параметров и факторов; с помощью корреляционного анализа определяется степень влияния каждого фактора на структурные параметры и отбираются наиболее существенные факторы; выводятся нормативные формулы для расчёта параметров структуры. Разработанные нормативы определяют состав и содержание функций, перечень решаемых основных задач, тип организационной структуры и т. д. Полученные нормативы используют при планировании определённого класса ОС. Например, планирование организационной структуры управления машиностроительными предприятиями осуществляется на основе типовой схемы структуры управления, утверждённой для определённой группы предприятий, и схемы должностных окладов инженерно-технических работников, служащих и младшего обслуживающего персонала .[4]

     Метод параметрического (организационного) моделирования 

     Этот  метод заключается в установлении функциональных зависимостей между  характеристиками ОУ (объекта управления) и СУ (субъекта управления) для выявления степени их соответствия. Для этого применяется аппарат математической статистики и логического анализа. В частности, с помощью корреляционного анализа изучаются зависимости между количеством работников аппарата управления и объёмом производства, на основе чего рассчитываются нормативы численности управленческого звена.

     " Логика и механизм зависимости  системы управления от объекта  управления состоят в следующем. Во-первых, эта зависимость является объективной и реальной. Во-вторых, характер этой зависимости и теснота связи между элементами управляющей системы, с одной стороны, и объекта управления, с другой - неоднородные. Так, если система функций, а система информации преимущественно зависят непосредственно от особенностей объекта управления, то аппарат и техника управления зависят от объекта управления не непосредственно, а через функции управления и систему информации "[5].

     Метод помогает производить синтез ОС на основе изучения сложившихся соотношений  (пропорций) между характеристиками ОУ и СУ.

     Метод функционального  моделирования 

     Он  заключается в том, что в основу формирования аппарата управления кладётся стандартный набор функций, осуществление которых необходимо на каждом объекте для его нормальной работ. К ним относятся такие функции , как оперативное управление производством , материально-техническое снабжение , расчёт труда и заработной платы , технико-экономическое планирование и др. Основной характеристикой организационной структуры управления считается численность административно-управленческого персонала, которая рассчитывается по функциям управления с учётом масштабов производства , отраслевой принадлежности предприятия и других факторов .

     Исходя  из численности для каждого уровня управления принимается определённое организационное решение: формирование отдела, управления или бюро для выполнения работ по каждой функции, установление определённых должностей и т. п.

     Программно-целевой  метод 

     Этот  метод основан на формировании " древа целей ", в соответствии с которым определяется система мероприятий по реализации целей, называемая целевой комплексной программой (ЦКП). Для выполнения ЦКП строится специальная система управления ( СУ ЦКП ), которая доводит задания ЦКП до конкретных исполнителей и контролирует выполнение программы.

     Организационная структура СУ ЦКП определяется, таким образом, " древом целей ", составом исполнителей и содержанием ЦКП.

     Множество исполнителей программы и СУ ЦКП  образуют в совокупности программно-целевую  ОС, действующую в течение всего периода решения проблемы.

     Такие системы предлагается планировать в три стадии:

     1. Формирование общей структурной  схемы системы и её главных  характеристик (стадия композиции).

     2. Разработка состава подразделений  и основных связей между ними ( стадия структуризации ).

     3. Разработка количественных характеристик аппарата управления, установление порядка его деятельности (стадия регламентации).

     При этом первая стадия имеет принципиальное значение, поскольку она определяет структуру организации. На ней определяются система целей и задач организации, её тип и правовой статус, степень самостоятельности, границы деятельности, состав функций.  

     К недостаткам программно-целевого подхода  следует отнести методическую незавершённость. Достаточно сказать, что в настоящее время " нет чётких, устоявшихся определений по широкому кругу концептуальных положений разработки и реализации комплексных программ, отсутствует единая точка зрения исследователей на основополагающие понятия программно-целевого планирования и управления, соотношение плана (в его традиционной форме) и целевой комплексной программы ".[6]

     В результате происходит адаптация ( приспособление ) программных методов к существующим методам планирования и управления. Всё это существенно ограничивает рамки применения программно-целевого подхода, который наиболее эффективен для решения хорошо структурированных (изученных) проблем, для которых сравнительно нетрудно провести исследование по схеме " цель - система мероприятий - ОУ - СУ ".

     В целом указанные выше подходы  и методы применяются главным  образом для совершенствования существующих ( действующих ) ОС. Что же касается создания новых ОС, то здесь пока ещё царят стихийность и субъективный подход. В самом деле, вопрос о том, быть или не быть той или иной организации, предприятию, объединению часто решается волевым путём сверху вниз без научного обоснования. Такой путь формирования ОС, к сожалению, прочно укоренившийся в нашей практике, даёт большой процент " брака " - нежизнеспособных и неэффективных систем.

     Отсутствием научной основы разработки ОС объясняется во многом и "забывчивость " создаваемых систем. Не потому ли на каком-то этапе своего развития они начинают утрачивать связь с проблемами, для решения которых создавались, что эта связь не была учтена в полной мере при самом создании системы, определении её границ, структуры, функций и т. д.?

     Как уже отмечалось, при создании новых ОС приходится отбирать ресурсы (в основном трудовые) у существующих. Понятно, что выделение ресурсов под каждую ОС должно быть строго дозировано в зависимости от важности решаемых ими проблем. К сожалению, и вопросы ранжирования проблем по их общественной значимости, и оценки эффективности использования тех или иных ресурсов в различных ОС остаются почти без внимания. Это приводит к тому, что решение многих важных проблем (и соответственно их ОС) не имеет достаточного ресурсного обеспечения.

     Преобладание  отраслевого принципа распределения  ресурсов не способствует улучшению  положения.

     Кроме того, у нас нет и адекватных методик расчёта экономической эффективности ОС, что делает невозможным обоснование необходимости их создания.

     Недостатком существующей практики планирования и  создания ОС является также недостаточная  оперативность. Иногда с момента появления проблемы и до момента построения ОС проходят многие годы, в течение которых обществу наносится невосполнимый ущерб от игнорирования проблем. Например, десятилетиями замалчивалась проблема охраны окружающей среды, пока наконец не была создана специальная ОС. Лишь сравнительно недавно стали предметом обсуждения проблемы наркомании, проституции, борьбы с организованной преступностью. Рано или поздно эти проблемы всё равно бы " всплыли на поверхность " , однако очевидно , что чем раньше та или иная проблема будет обнаружена и решена , тем больший ущерб удастся предотвратить .

     Вряд  ли можно признать такое положение удовлетворительным, и без разработки теории планирования и построения ОС его не улучшить.

     ЗАКОНОМЕРНОСТИ  ПЛАНИРОВАНИЯ И ПОСТРОЕНИЯ ОС

     Всякая  теория должна исходить из практики, чтобы потом служить ей же опорой. В этом смысле и теория планирования и построения ОС не исключение, она должна основываться на анализе практики создания и функционирования ОС. Основная сложность состоит в том, чтобы среди множества единичных фактов и наблюдений различных специалистов выявить какие-то ключевые положения, закономерности, общие для планирования и построения всех ОС.

     Среди них можно выделить следующие:

     1. Формирование ОС - это многоэтапный  процесс.

     2. Необходимым условием для начала  планирования, а затем и создания ОС, является наличие определённой общественной потребности. Однако одной потребности недостаточно, нужны ещё определённые экономические, юридические, социальные, технические условия и другие гарантии, обеспечивающие им самостоятельность и относительную устойчивость.

     3. Решение вновь возникающих проблем не обязательно требует создания новых ОС. Многие проблемы могут успешно решаться в рамках " старых " ОС.

     Обычно  для этого разрабатывается специальный  комплекс мероприятий и готовятся  постановления (или приказы), обязывающие соответствующие ОС выполнять предписанные им работы. Контроль за реализацией комплекса мероприятий осуществляется организацией, назначаемой головной по данной проблеме. Необходимость в планировании и построении новых ОС возникает обычно, когда становится очевидным, что существующие организационные структуры управления не справляются с решением проблемы и требуется создать новые.

     4. Для выбора способа решения  проблем предварительно проводится  их исследование. Наибольшее распространение при этом получили методы системного анализа, в основном программно-целевые методы, наиболее естественным путём связывающие проблему со средствами её решения. Решение сложной проблемы обычно начинают с построения " дерева целей ", которых требуется достичь путём организации и проведения определённого комплекса мероприятий. Задача заключается в том, чтобы найти этот комплекс, указать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий. Для этого " дерево " как бы " накладывается " на реальную среду , в результате чего находится необходимая информация и составляется конкретная программа работ. Для решения сложных проблем иногда используются методы аналитического и имитационного моделирования.  

     5. После исследования проблемы  наибольшую трудность вызывает  обычно выбор исполнителей (или организаций-исполнителей), деятельность которых в рамках будущих ОС способна удовлетворить общественную потребность (или решить проблему) полностью или частично. Сложность задачи заключается не столько в том, чтобы найти таких исполнителей (или организаций- исполнителей), которые способны решить проблему, сколько в том, чтобы их можно было организовать в систему. При этом должна учитываться возможность перехода исполнителей из одной ОС в другую. Число конфликтов нередко увеличивается. К руководству приходят новые люди, предпринимающие попытки сдержать тенденцию к упадку.

     Механизм  выработки и принятия решений централизован.

     В многоэтапном формировании ОС можно  выделить три стадии:

     1. На этой стадии, в связи с некоторой проблемой происходит умозрительное выделение (одним или несколькими исследованиями) ОУ из среды. При этом объект пока не получил широкого научного признания (и названия) и не имеет собственного СУ. Например, в связи с необходимостью решения проблемы укрепления здоровья населения некоторые исследователи выделяют объект, включающий ряд отраслей (здравоохранение, медицинская промышленность, физкультура и спорт, туризм и т. д.), состав которого, однако, требует уточнения. Этот объект пока не получил научного названия и не имеет собственного СУ.

     2. На второй стадии объект получает научное признание, однако собственного СУ всё ещё не имеет. Например, топливно-производственный комплекс.

     3. На третьей стадии объект получает  юридическое признание и собственный  СУ.