Основы построения организационных структур

     Таким образом, важно иметь ввиду, что ОУ длительное время может не иметь своего СУ. Вместе с тем формирование ОУ можно рассматривать как подготовительный этап создания СУ и ОС в целом.

     Построение  СУ осуществляется на основе анализа особенностей ОУ (количества исполнителей, их профессионального состава, сложности выполняемых работ) и информации, полученной при исследовании проблемы и условий её решения.

     Зависимость характеристик СУ от особенностей ОУ определяет необходимость предварительного изучения производственной деятельности ОУ для разработки соответствующего СУ. Этот тезис получил своё подтверждение и дальнейшее развитие в работах наших учёных (С. Е. Каменицера, В. В.Соломатина, А. А. Модина и др.). Так, по мнению А. А. Модина, " создание и развитие современных систем управления определяется требованиями научного управления, свойствами управляемых объектов, а так же условиями использования технических средств "[8] .

     Подобным  образом высказываются и другие авторы. " Характеристики управляющей системы полностью определяются целями управления и степенью соответствия этим целям характеристик объекта, т. е. всей совокупности представляющих его параметров (структура объекта, состав и взаимосвязи входящих в него элементов, параметры отдельных элементов и т. д.).

     Следовательно, ведущая роль в формировании параметров замкнутой системы, включающей объект управления, управляющую систему и обратную связь, принадлежит объекту управления. Поэтому при разработке организационной структуры органов управления первичным является объект как элемент базиса, а вторичным - управляющая система как фактор надстройки "[9] .

     На  изучении и использовании зависимости  между характеристиками СУ и ОУ основан метод параметрического моделирования, имеющий широкое применение при планировании организационных структур управления. Указанные выше наблюдения и объективные закономерности создания ОС позволяют сформулировать следующие положения, составляющие основу проблемного подхода к планированию и последующему построению ОС.

     1. В основе разработки любой  ОС должно лежать изучение  конкретной общественной потребности (проблемы).

     2. Планирование и последующее построение  ОС должно осуществляться в  последовательности " проблема - ОУ - СУ ", что означает последовательное выполнение этапов: исследование проблемы, выбор границ ( состава ) ОУ, построение ( синтез ) СУ.

     3. Выбор границ (состава) ОУ целесообразно осуществлять в две стадии. На первой - определить состав проблемного объекта, т. е. множество потенциальных исполнителей, кто своей деятельностью способен оказать влияние на решение проблемы. На второй - выбрать из них тех, кто удовлетворяет определённым требованиям и ресурсным ограничениям на создание ОС. При этом исполнителями могут быть организации (их подразделения), предприятия, объединения, отрасли и другие ОС.

     4. Решение вопроса о целесообразности создания ОС должно приниматься на основе исследования проблемы, проблемного объекта, а также оценки ожидаемой эффективности системы.

     5. Синтез СУ должен осуществляться  исходя из особенностей ОУ.

     6. Планирование ОС следует выполнять  с учётом этапов, принятых для разработки сложных систем управления.

     ОРГАНИЗАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ ОС

     Разработка  ОС - сложный многоплановый процесс, требующий участия различных специалистов:

     - специалистов по решаемой проблеме - для постановки и исследования  проблемы, а так же выбора границ проблемного объекта и объекта управления;

     - системотехников - для проектирования  и внедрения системы;

     - экономистов - для оценки экономической  эффективности проектируемой системы  и выбора наилучшего варианта  её построения;

     - программистов и электронщиков - для оснащения ОС необходимыми программными и техническими средствами;

     - специалистов по базам данных  и базам знаний - для создания  информационной основы системы;

     - юристов - для разработки документов, определяющих юридический статус системы и регламентирующих порядок работы её подразделений.

     Формирование  комплексных бригад, включающих указанных специалистов, требует значительных организационных усилий и затрат. Однако положительный опыт создания в 60 - 70-х годах подобных бригад для разработки АСУ говорит о том, что эта задача выполнима. Подобные бригады или группы могут создаваться на хозрасчётной основе при научно-исследовательских и проектных организациях, занимающихся созданием АСУ, а также при центрах экономического (или управленческого) консультирования. В дальнейшем они, по-видимому, смогут объединяться в организации, специализирующиеся на создании проблемно ориентированных ОС.

     Пока  ещё ни у нас в стране, ни за рубежом практически нет организаций или коллективов, специализирующихся на их создании.

     Популярные  в последнее время центры управленческого  консультирования этим пока тоже не занимаются. Учитывая почти полное отсутствие отечественного и зарубежного опыта организации проектирования ОС, можно привести ряд общих положений, которые могут быть полезны для практических целей.

     В разработке системы должны участвовать:

     - организация-заказчик (т. е. организация, ответственная за решение проблемы и обладающая соответствующими полномочиями и ресурсами);

     - организация-разработчик (научно-исследовательский или проектный институт по созданию ОС);

     - НИИ (или их подразделения), специализирующиеся на данной проблеме, называемые проблемными НИИ;

     - организации (подразделения), входящие в состав ОУ.

     Аналогично  АСУП процесс создания ОС должен осуществляться в три стадии с включением в первую стадию дополнительного этапа НИР, связанного с постановкой и исследованием проблемы, выбором границ и обследованием ОУ, а также синтезом СУ. Таким образом, весь процесс создания ОС включает следующие три стадии:

     1. Предпроектная стадия. Включает этапы: подготовительный, проведения НИР, разработки технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ) на создание ОС.

     2. Стадия проектирования ( планирования ). Включает этапы : разработки технического ( ТП ) и рабочего ( РП ) проектов или технорабочего ( ТРП) проекта.

     3. Стадия ввода в эксплуатацию  ОС. Включает: выполнение монтажно- наладочных работ, опытную эксплуатацию и приёмосдаточные испытания системы.

     На  подготовительном этапе уточняется постановка проблемы, определяются заказчик, разработчик и проблемные НИИ, заключается договор на проведение НИР, формируется экспертный совет, составляется и утверждается план-график совместных работ.

     На  этапе НИР проводится исследование проблемы, определяются границы проблемного объекта, составляется ЦКП по решению проблемы, делается вывод о целесообразности или нецелесообразности разработки проекта ОС.

     Реализация  плана мероприятий должна окупать  затраты, связанные с проведением НИР. При положительном решении вопроса о целесообразности создания ОС заключается договор на разработку и внедрение системы.

     На  этапе ТЭО формируются альтернативные варианты построения ОС, оценивается их эффективность и выбирается наиболее приемлемый вариант. ТЭО должно подтверждать необходимость и целесообразность создания ОС. В ТЭО обосновывается основная идея проектных решений по всем видам обеспечения ОС, выявляются и оцениваются факторы и источники эффективности, производится оценка затрат и эффекта, ожидаемого от внедрения системы.

     На  этапе ТЗ разрабатываются варианты структуры ОС, определяется её функциональный состав, устанавливаются основные требования к информационному, программному, техническому, правовому и лингвистическому обеспечению системы, разрабатываются план-график создания системы и перечень организационно-технических мероприятий по подготовке ОУ к внедрению системы. Этап заканчивается составлением и утверждением ТЗ, которое должно содержать:

     - основание для создания ОС;

     - постановку и описание решаемой  проблемы;

     - результаты проведения НИР;

     - назначение и цель создания  ОС;

     - требования к ОС и средствам  её обеспечения;

     - мероприятия по подготовке ОУ  к внедрению ОС;

     - показатели эффективности функционирования  системы (источники ожидаемой  эффективности, методика расчёта эффективности, результаты расчёта);

     - стадии создания ОС (перечень  стадий, этапов и видов работ, график их выполнения);

     - порядок контроля и приёмки  ОС (элементов и системы в целом) . 

     На  этапе ТП принимаются проектные  решения по общесистемным вопросам, в т. ч. по структуре ОС, составу реализуемых задач процессу функционирования системы; производится разработка решений по организационному, техническому и другим видам обеспечения; производится увязка различных видов обеспечения между собой; осуществляется разработка проектно-сметной строительной документации. Этап завершается составлением и утверждением ТП, включающего три основных компонента : общесистемную документацию, проектные решения обеспечивающей части и проектные решения функциональной части.

     Общесистемная документация должна содержать:

     - пояснительную записку к проекту  (перечень документов, на основании которых разрабатывается система, их содержание , исполнители и сроки выполнения работ , постановка проблемы , характеристика ОУ и основных проектных решений) ;

     - план мероприятий по подготовке  ОУ к внедрению системы (уточнённый  перечень работ по этапам создания, их содержание, объём, сроки выполнения, исполнители и форма завершения);

     - смету затрат на создание и  эксплуатацию системы;

     - расчёт эффективности (исходные данные, расчёт и результаты расчёта).

     В состав проектных решений по обеспечивающей части должны входить решения  по каждому из видов обеспечения: организационному, информационному, техническому, программному, математическому, лингвистическому, правовому. Так, например, проектные решения по организационному обеспечению должны содержать решения по функциям персонала ОС и по организационной структуре системы. Проектные решения по информационному обеспечению должны содержать : описание организации информационной базы, описание системы классификации и кодирования, описание условий и требований по обеспечению обмена информацией в системе, макеты форм документов и др. Проектные решения по техническому обеспечению должны содержать : описание КТС, проектную оценку надёжности КТС, технологическую схему обработки данных и т. д.

     На  этапе РП разрабатываются программы  и эксплуатационная документация проекта  по информационному, организационному и др. видам обеспечения; проводится адаптация программ и программной документации; разрабатывается документация для технических средств разового изготовления. Этап завершается подготовкой РП, включающего:

     - технологическую схему обработки  информации;

     - формы документов и описание  маршрутов их движения;

     - инструкции по внесению изменений в информационную базу;

     - перечень стандартных программ, альбомы классификаторов и кодов;

     - инструкции по эксплуатации КТС  для решения предусмотренных  проектом задач;

     - рабочие программы, блок схемы алгоритмов;

     - описания контрольных примеров;

     - описание входной информации  и результатов работы ЭВМ и  других технических средств;

     - технологические инструкции по  обработке данных;

     - уточнённый расчёт экономической  эффективности системы.

     Особой  частью РП должны явиться организационная  структура, штатное расписание и должностные инструкции, определяющие права, обязанности сотрудников аппарата управления и обслуживающего персонала системы.