Основы построения организационных структур

p>     3. Вид собственности. В данном  показателе отражается в соответствии  с законодательством государства  взаимоотношения, как хозяйствующих  субъектов, так и юридических.

     4. Отраслевая принадлежность. Это  приоритетная деятельность среди  других видов деятельности предприятия.

     5. Историческая справка (история  деятельности), в которой описываются  основные этапы функционирования  и развития организации.

     6. Структура организации. Здесь должны описываться состав ее основных систем (технических, технологических, финансовых, социальных и т.д.).

     7. Структура управления. В ней фиксируются  данные управляющей и управляемой  подсистем.

     8. Показатели управляющего воздействия  (руководство), т.е. способы разделения власти, подготовки и реализации управленческого решения.

     9. Содержание и сущность организационной  культуры, т.е. группы ценностей  разделяемых членами организации  и являющиеся регуляторами их  поведения.

     Миссия  организации, понимается как предназначение организации или как сформулированная общая цель. Имидж организации это то, как организация выглядит в глазах потребителей. Все характеристики организационной культуры миссий и организаций взаимосвязаны.

     10. Факторы внешней среды, т.е. выделяются ключевые факторы прямого и косвенного воздействия на деятельность организации.

     11. Параметры ресурсов, где под ресурсами  понимается совокупность из того, с чем связан менеджер, т.е.  с тем, чем он располагает.

     Применительно к организационным системам все группы перечисленных параметров и показателей находят свое отражение в таком документе как бизнес-план.

     10. Сущность системного подхода  к изучению организаций.

     Применение  теории систем в управлении в конце 30-х годов явилось важнейшим  вкладом школы науки управления. Системный подход — это не есть набор каких- то руководств или принципов для управляющих - это способ мышления по отношению к организации и управлению. Система — это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. 

     Системный подход является не набором каких-либо правил к руководству, а это скорее способ анализа организационных  систем управления. Системный подход основывается на следующих принципах:

     1. Единства, т.е. совместного, комплексного рассмотрения системы как целого и как особого составления его частей.

     2. Развития. Это принцип необходимости  изменения системы по отношению  к внешней и внутренней среде.  Т.е. система - это постоянно  адаптирующийся целостный механизм.

     3. Единства общей цели, где предполагается  выбор глобальной цели для  всех подсистем организации. Оптимум  подсистем не является оптимумом  для всей системы.

     4. Функциональность, т.е. совместное  рассмотрение структуры системы  и функций. Приоритет всегда отдается функции над структурой, где функция — цель, назначение, а структура - состав, элементы. При анализе организационных систем необходимо выделять пересечения функциональных и структурных взаимосвязей.

     5. Децентрализация. Сочетание централизации и децентрализации в структуре и функциях организационной системы может эффективно действовать(адаптироваться к внешним и внутренним условиям) только при оптимальном соотношении распределения решений в управленческих воздействиях.

     6. Принцип иерархии. Анализ и учет соподчинения и соотношения составляющих частей системы, их ранжирование.

     7. Принцип неопределенности, множественности.  Детерминированный характер связей  предполагает жесткую взаимосвязь  между причинами и следствиями.  При вероятностном подходе нет явной связи между причиной и следствием, где: одна причина может приводить к разным следствиям и наоборот - различные причины (факторы) могут приводить к одинаковым следствиям.

     8. Принцип организованности, упорядоченности,  т.е. выявление процессов последовательности и степени выполнения управленческих решений.

     Характеристики  организации как открытой системы

     Открытая  система это такая система, которая  имеет постоянные и регулируемые взаимосвязи с внешней средой. Характер этих взаимосвязей предполагает изменчивость как внешней, так и внутренней среды.

     Обобщенные  характеристики организации как  открытой системы:

     1. Компоненты или составляющие  организации, которые необходимы  для достижения общей цели  системы.

     2. Связи, т.е. компоненты системы  связаны между собой, что обеспечивает непрерывность протекающих в системе процессов.

     3. Структурность. Форма связи организационно  закреплена в структуре, что  обеспечивает устойчивость и  придает системе стабильность. Для  системы структура важнее, чем  функции.

     4. Взаимодействие, т.е. характер и направленность воздействия одних компонентов на другие в результате чего образуется эффект.

     5. Процессы. В системе одновременно  осуществляется ряд процессов,  каждый из которых связан с  какими-либо изменениями. Процессы  изменяют ресурсы, входящие в систему и превращающих в продукты или услуги.

     6. Холизм, эмерджентность. Холизм означает  целостность, единство, а эмерджентность  появление свойств, возникающих  только в результате взаимодействия  ее компонентов.

     7. Концепция. Система это концепция, ее особая форма, отражает цели и ценности людей, которые являются неотъемлемыми частями и реализуют собственные идеи о том, какая система должна быть.

     Классификация систем

     Классификационные признаки систем -непосредственно определяются целями систем, а также целями их исследования. Таким образом системы, в том числе и организационные; могут быть классифицированы в зависимости от свойств целеполагания, характера и уровня взаимосвязи между элементами и взаимоотношением границ системы (внешней и внутренней среды).

     Наиболее  распространенная классификация организационных  систем:

     1. Естественные и искусственные  системы. Естественные системы:  создаются природой или обществом.  Искусственные создаются для  реализации целей людей. Поэтому большинство организационных систем имеют характер искусственных.

     2.Открытые  и закрытые системы. Где открытые  системы характеризуются - наличием  разветвленных связей с внешней  средой и зависимостью от нее,  т.е. открытые системы это, системы  находящиеся в постоянном обмене  информацией, ресурсами. Закрытые системы это системы, которые характерны наличием тесных внутренних связей и отсутствием связей с внешней средой.

     Для эффективного существования организационной  системы необходимо с одной стороны  поддерживать, создавать необходимые  связи с внешней средой, исследовать ее для обеспечения адаптивных свойств. Но с другой стороны, для предотвращения «размывания» организации во внешней среде необходимо поддерживать стабильность в системе за счет укрепления внутренних взаимосвязей.

     3. Детерминированные и вероятностные системы. Детерминация определение причинно-следственных связей. Вероятностный подход означает, что одна и та же причина может приводить к разным следствиям, или же разные причины могут давать одинаковые результаты. Организация представляет собой систему, которая в результате процессов управления, переходит из вероятностной в детерминированную систему связи. Наиболее эффективными организационными системами являются детерминированные системы с возможностью изменения функций и структуры системы в зависимости от условий внешних и внутренних факторов.

     4. Кибернетические и идеологические  системы. Кибернетические, имеющие  внешнюю цель развития, целенаправленное  поведение. Идеологические, имеющие  внутреннюю цель развития.

     Кроме этого в различных научных дисциплинах, в теории организации используется следующая классификация организационных систем:

     1. Любую организацию можно разделить  на формальную и неформальную  системы.

     Формальная  система характеризует официальный  статус элементов организации, их жесткое закрепление в иерархии реализации управленческих решений и соответствует формальной структуре организации. Неформальные системы основываются на прямых информационных контактах, а также на интересах и желаниях членов организации. В любой организации можно выделить конечное число формальных систем и бесконечное, постоянно меняющееся, число неформальных систем. Неформальные отношения могут как повышать эффективность системы, так и уменьшать.

     2. Жесткие и мягкие системы.

     3. Вертикальные и горизонтальны системы.

     Таким образом, в основе всех видов классификаций лежат характер и направленность организационных отношений, складывающихся в процессе производства, труда, социальной деятельности работников. Цель классификации - ограничить выбор подходов к отображению системы, сопоставить выделенным классам приемы и методы системного подхода, что должно привести к улучшению управляемости заданной системы.

     МЕТОДЫ  ПЛАНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ 

     Системный подход 

     Он  основан на представлении о системе  как о чём-то целостном, обладающем новыми свойствами (качествами) по сравнению со свойствами составляющих её элементов. Новые свойства при этом понимаются очень широко. Они могут выражаться, в частности, в способности решать новые проблемы или достигать новых целей.

     Для этого требуется определить границы  системы, выделив её из окружающего мира, и затем соответствующим образом изменить (преобразовать), или, говоря математическим языком, перевести систему в желаемое состояние.  

     В. М. Глушков выделил в системном подходе следующие этапы:[1] 

     1. Постановка задачи (проблемы): определение объекта исследования, постановка целей, задание критериев для изучения объекта и управления им.

     2. Очерчивание границ изучаемой  системы и её структуризация. На этом этапе вся совокупность объектов и процессов, имеющих отношение к поставленной цели, разбивается на 2 класса - собственно изучаемая система и внешняя среда.

     3. Составление математической модели  изучаемой системы : параметризация  системы, задание области определения параметров, установление зависимостей между введёнными параметрами.

     4. Исследование построенной модели : прогноз развития изучаемой  системы на основе её модели, анализ результатов моделирования .

     5. Выбор оптимального управления.

     Выбор оптимального управления как раз и позволяет перевести систему в желаемое ( целевое ) состояние и тем самым решить поставленную проблему.

     Несмотря  на чёткую математическую трактовку  системного подхода, он не получил, однако, однозначной практической интерпретации. В связи с этим развиваются несколько направлений его практической реализации.

     Наибольшее  распространение получили системотехнические направления, суть которых заключается в совершенствовании существующих систем управления. Для этого проводится их обследование (диагностический анализ), выявляются недостатки и пути устранения последних , формируются мероприятия по совершенствованию систем , разрабатываются проекты АСУ, внедрение которых рассматривается как способ преобразования существующих систем управления . АСУПовское направление официально признано и закреплено в соответствующих руководящих методических материалах[2] .

     Системотехническое  направление является более наукоёмким и находится в настоящее время  в стадии развития.

     Планирование  сложной системы разбивается на два этапа : внешнее (или макро- ) и внутреннее ( или микро- ) планирование .

       Внешнее планирование отвечает  за вопрос: с какой целью создаётся система? Внутреннее - на вопрос: какими средствами реализуется система? Другими словами: " При внешнем планировании формируется цель и критерий эффективности будущей системы, а затем корректируется её модель. Локализуется сама система, определяются её границы, фиксируются факторы внешней среды, влияющие на систему или находящиеся под её влиянием ; определяются входы, на которые система должна реагировать, и виды реакций, критерии эффективности её функционирования. Внутреннее планирование определяет содержание самой системы ."[3]