Организация оперативного контроля на предприятии

     Оптимальное функционирование ЕИС может быть обеспечено лишь при условии системного анализа управления производством. Использование системного анализа в целях повышения эффективности промышленной организации предполагает оптимизацию функционирования отдельных элементов, поэтому для автоматизации ЕИС требуются:

• унификация перечня необходимых для управления показателей;
• однократное фиксирование каждого исходного показателя;

     - тщательное обоснование включения в выходные формы каждого расчетного показателя;

     - упорядочение схемы документооборота;

     - сведение к минимуму количества форм применяемых документов и фиксируемых в них показателей;

     - унификация форм документов.

     Таким образом, информатизация призвана:

     - стандартизировать информационный обмен между подразделениями организации;

• обеспечить переход к электронному документообороту в целях ускорения внутрифирменной коммуникации;
• подвергнуть оперативному анализу экономические проблемы организации и ее отдельных структурных подразделений;
• обеспечить информационную поддержку управления бизнес-процессами по установленным целям организации и ее отдельных структурных подразделений.

     Необходимо отметить, что ЕИС должна быть подобрана высшим топменеджментом и службой контроллинга так, чтобы она позволяла стандартизировать информационный обмен в рамках не только задач оперативного контроллинга, но и перспективных целей стратегического контроллинга. Для этого нужно составить предварительное описание бизнес-процессов верхнего уровня организации, служащее основой для разработки иерархической системы требований к ЕИС и поставщику, обеспечивающей проведение многоступенчатого отбора возможных систем автоматизации, и выбора оптимальной для организации.

     На российском рынке представлены комплексные информационные системы, включающие контроллинговую компоненту, разработки как зарубежных фирм (R/3 компании SAP AG, SAS System компании SAS Institute, Oracle Express компании Oracle и др.), так и отечественных производителей («Галактика» компании «Галактика», «Флагман» компании «ИНФОСОФТ», «М-2» фирма «Клиент-Серверные-Технологии», «Алеф» фирма «Alaf Consalting and Soft» и некоторые другие). Сравнительные характеристики зарубежных и российских разработок приведены в Приложении 17 /36/.

     Как было сказано выше, сейчас на заводе внедряется интегрированная 
система автоматизации управления организации Галактика ERP, поэтому 
предлагать альтернативные информационные системы не имеет смысла. Наиболее целесообразным в данном случае, будет изучить возможности модуля Контроллинг системы Галактика ERP.

     На модуль Контроллинг в Контуре планирования и управления производством системы Галактика ERP возложено решение таких задач как: планирование и учет затрат, калькулирование плановой и фактической себестоимости продукций, оценка производственного результата за период, расчет экономических показателей деятельности организации, оценка экономической эффективности работы подразделений (Приложение 18) /56/.

     К основным функциям модуля Контроллинг системы Галактика ERP относятся:

     - ведение классификации затрат: затраты группируются по местам их возникновения, объектам учета затрат и видам затрат (статьям, экономическим элементам, с делением на переменные и постоянные);

• ведение цен ресурсов: допускается моделирование себестоимости по разным вариантам цен сырья и материалов;
• предварительная оценка себестоимости выполнения заказов клиентов до включения их в производственную программу;
• планирование затрат на период, расчет операционных бюджетов себестоимости материальных запасов, бюджетов основных затрат и накладных расходов по подразделениям, бюджета себестоимости реализованной продукции организации;
• калькулирование плановой себестоимости продукции: обеспечивается поддержка нескольких структур калькуляций, расчет себестоимости с полным распределением накладных расходов на продукцию или с распределением на продукцию только переменных затрат;
• расчет фактических затрат за отчетный период, расчет фактических результатов исполнения бюджетов;
• оценка себестоимости незавершенного производства на конец отчетного периода;
• расчет себестоимости переходящих товарных запасов;
• оценка производственных результатов деятельности цехов за период;

     - анализ отклонений между плановой и фактической себестоимостью за счет факторов цен и норм;

     - оценка экономических показателей деятельности организации. Использование модуля Контроллинг Контура планирования и управления

     производством системы Галактика ERP позволяет рассчитывать основные экономические показатели производственной деятельности организации. При этом существует возможность расчета показателей по организации в целом, по отдельным цехам и подразделениям, по видам продукции и услуг, по производственным заказам (Приложение 19).

     Тем самым модуль Контроллинг системы Галактика ERP является эффективным инструментом для поиска путей снижения затрат и контроля за себестоимостью продукции. Применение модуля позволяет вести оперативный контроль экономической ситуации в организации, поддерживает моделирование экономических показателей по различным вариантам планирования, обеспечивает расчет фактических показателей с необходимой оперативностью, план-факт анализ затрат.

     Для того чтобы выбрать модель учета затрат (результатов) необходимо ответить на следующие вопросы /28/:

• себестоимость какого объекта учета необходимо определить (выпускаемая продукция, технологический процесс, отдельный заказ);
• какие затраты будут включены в себестоимость (калькулирование полной или усеченной себестоимости (direct costing));

     — на основании каких данных будет определена себестоимость (нормативные затраты или фактические);

     — как распределить косвенные расходы и учесть их в себестоимости готовой продукции.

     Таким образом, модель учета затрат (результатов) необходимо выбирать из характеристик процесса калькулирования, что, в принципе, дает возможность применения на практике одной из комбинаций /34/:

     -— позаказное калькулирование полной фактической себестоимости 
продукции;

• позаказное калькулирование полной нормативной себестоимости продукции (стандарт-кост);
• позаказное калькулирование неполной фактической себестоимости продукции (директ-костинг);
• позаказное калькулирование неполной нормативной себестоимости продукции (директ-костинг и стандарт-кост);
• попередельное калькулирование полной фактической себестоимости продукции;
• попередельное калькулирование полной нормативной себестоимости продукции (стандарт-кост);
• попередельное калькулирование неполной фактической себестоимости продукции (директ-костинг);
• попередельное калькулирование неполной нормативной себестоимости продукции (директ-костинг и стандарт-кост).

     Как говорилось выше в организации действует позаказное калькулирование неполной нормативной себестоимости продукции.

     Так как объектом калькулирования выступает производственный заказ в организации нецелесообразно применять другие способы калькулирования, поэтому позаказный способ калькулирования себестоимости продукции является единственно возможным.

     Использование нормативной себестоимости позволяет контролировать эффективность расходования ресурсов и своевременно реагировать на возникающие отклонения, в то время как использование фактической себестоимости имеет низкую оперативность, т.е. определить себестоимость единицы продукции можно только после того, как в учете отражены все затраты.

     Определение себестоимости методом директ-костинга нуждается, по нашему мнению, в корректировке, т.к. сегодня данный метод несколько трансформировался: себестоимость чаще рассчитывается с учетом не только прямых переменных затрат, но и косвенных переменных. Для этого необходимо разделить все затраты на постоянные и переменные. Это является целесообразным, т.к. величина косвенных затрат в структуре себестоимости в организации достигает 50%.

     В процессе построения оперативного контроллинга необходимо сформировать классификаторы. Система классификаторов — это своего рода фундамент управленческого учета. Она лежит в основе бюджетных форм и их взаимосвязей, форм отчетности, методов калькуляции, структуры информационных систем /31/.

     В таблице 3.1 представлены задачи управления затратами и необходимые для них классификаторы. 

      Таблица 3.1 - Задачи управления затратами и необходимые для них классификаторы /31/

     Для управления себестоимостью продуктов необходимо точно соотнести понесенные в периоде затраты с произведенными продуктами. Для отражения всех затрат, связанных с производством продукта, предназначен справочник носителей затрат. Его статьи можно разделить на следующие группы: продукция / внешние работы, услуги / внутренние работы, услуги. Дополнительно для работ и услуг можно использовать вспомогательный справочник заказов, на котором будут отражаться затраты по каждой конкретной работе, услуге.

     Наиболее простой и точный способ — прямо отнести все потребленные ресурсы на произведенные продукты, однако его можно использовать только в некоторых видах единичного производства. В большинстве современных организации, характеризующихся механизированным и автоматизированным массовым производством, на продукты можно прямо отнести только малую часть ресурсов (преимущественно основные материалы), сформировав, таким образом, прямые затраты. Все остальные затраты (косвенные по отношению к носителям затрат) можно прямо сопоставить только с местами их возникновения (МВЗ). Для определения эффективности бизнес-процессов, контроля деятельности подразделений и распределения затрат на носители необходимо выделить процессы, осуществляемые в каждом МВЗ, установить их измерители и на этом основании перенести затраты или на носитель, или на другое МВЗ. С этой целью формируется справочник МВЗ.

     Местами возникновения затрат могут быть рабочие места, отдельные агрегаты, участки, бригады, цеха, отделы. Название МВЗ должно отражать процесс, который в нем производится. Это позволяет рассматривать себестоимость как в разрезе МВЗ, так и в разрезе процессов. При этом отпадает необходимость в отдельных статьях, обозначающих процессы.

     Для управления затратами в разрезе основного и вспомогательных процессов, а также для разделения их по поведению в пределах одного МВЗ вводится справочник статей затрат. В краткосрочном периоде только переменная составляющая затрат на основной процесс зависит от объема деятельности (измерителя) МВЗ. Исходя из этого, а также из возможности применения техник управленческого анализа и привязки к центрам ответственности, предлагается выделять для каждого МВЗ базовые статьи (Приложение 20).

     Эти статьи могут при необходимости детализироваться по поведению и периодичности возникновения затрат.

     Статьи, связанные с содержанием и ремонтом, разбиваются на относящиеся отдельно к содержанию, текущему и капитальному ремонту, — эти виды работ производятся с разной периодичностью. Иногда в такой статье можно выделить переменную составляющую.

     Статьи по управлению и охране труда разделяются на отражающие дискреционные (к ним относятся разовые затраты, возникающие в результате решения руководителя, например, на рекламу, консультационные услуги или командировки) и обусловленные затраты.

     Для носителей затрат следует применять классификатор статей, разделяющий себестоимость продукции на прямые, косвенные переменные и косвенные постоянные расходы. Такой классификации достаточно для проведения анализа рентабельности продуктов.