Облік, контроль та аналіз товарних запасів підприємства ( на матеріалах ПФ «Наталя»)

 

Проаналізувавши дані таблиці 1.6. можна зробити висновок, що частка власного оборотного капіталу в загальній його сумі з кожним роком збільшується. Ми бачимо, що в 2001-2002 році цей показник був трішки нижчим рекомендованого коефіцієнта (0,5) але за 2003 рік він значно зріс і вже на початок 2004 року становив 0,67. Це заслуговує позитивної оцінки.

Аналіз забезпечення матеріальних оборотних коштів власним капіталом показав, що матеріальні оборотні фонди повністю забезпечені власними джерелами фінансування. Даний коефіцієнт протягом 3-х років зріс на 0,44 і на кінець 2003 року становив 1,02. Це означає, що підприємство відчуває нестачу товарів для здійснення нормального реалізації.

 

 

Розділ 2. Облік наявності та використання товарних запасів

2.1. Організація обліку товарних  запасів

 

Бухгалтерський облік в західних країнах складається з фінансового обліку і управлінського обліку.

 Внутрішньогосподарський так  званий управлінський облік не є якимось самостійним бухгалтерським обліком. Це є продовження, точніше подальше поглиблення, деталізація даних бухгалтерського фінансового обліку в частині затрат і доходів підприємства, коли розкривається ефективність придбання ресурсів, їх технологічної переробки та прийняття рішень, мотивації.

 Цей облік є комерційною  таємницею підприємства і складається  для конкретного підприємства  виходячи з характеру технологій  та організаційних рішень.

 Основними користувачами інформації  з управлінського обліку є керівники, власники (засновники), менеджери різних рівнів. Побудова бухгалтерського управлінського обліку ґрунтується на даних фінансового обліку.

 Завдання управлінського обліку - розкрити, на основі деталізації  і предметно-цільової конкретизації, відповідність або невідповідність показників бізнес плановим, при відхиленні виявити причину.

 В побудові управлінського  обліку бере участь також різна  технологічна, маркетингова, та інша  інформація, яка впливає на оптимізацію  управлінських рішень щодо скорочення витрат, підвищення доходів, одержання додаткового прибутку. Роздрібні підприємства закуповують товари у виробників або у інших підприємств, для реалізації їх споживачам чи іншим підприємствам. При цьому вони займаються зберіганням великих партій товарів, підсортуванням, комплектацією асортименту та пакуванням.

Основні завдання обліку товарів в роздрібній торгівлі обумовлені 
специфікою діяльності роздрібних підприємств. Бухгалтерський облік товарних операцій повинен забезпечити:

• перевірку правильності документального оформлення операцій поставки, відпуску, повернення та інші;
• документальне оформлення і своєчасне відображення в облікових регістрах; надходження, вибуття та переміщення в підприємстві товарів;
• контроль за цінами на одержані і реалізовані товари;
• контроль за збереженням товарів і тари;
• контроль за розрахунками за товари;
• контроль за виконанням договорів;
• надання інформації про товарообіг, стан товарних запасів для управління торговельним процесом;
• проведення інвентаризацій, облік товарних недоліків.

 Необхідність управлінського  обліку товарних запасів полягає  в тому, що керівництву підприємства  необхідно мати оперативну інформацію  за короткий період часу про  стан товарних запасів. На базовому  підприємстві управлінський облік  товарних запасів здійснюється не систематично. Ведення обліку зводиться до контролю та аналізу обсягу товарних запасів по результатам звіту матеріально-відповідальних осіб, та бухгалтерської облікової інформації за місяць. Це не дає змоги своєчасно приймати управлінські рішення. В таблиці 2.1 приведені задачі управлінського обліку товарних запасів, методика управлінського обліку та необхідні форми управлінського обліку для користування ними в управлінні товарними ресурсами.

Забезпечення виконання завдань, що виконуються бухгалтерським обліком залежить від правильної організації матеріальної відповідальності звітності матеріально-відповідальних осіб, організації аналітичного обліку в бухгалтерії і на складах, ступеню автоматизації облікових робіт і використання ПЕОМ. На рисунку 2.1. відображена оперограма товарного звіту.

 

 

 Таблиця 2.1.

Задачі обліку товарних ресурсів

Задачі управління товарними ресурсами	Методика управлінського обліку	Форми обліку товарних ресурсів
1	2	3
1. Забезпечення необхідного розміру товарних ресурсів та постійний контроль за дотриманням встановлених норм та нормативів, як в цілому так і по окремим товарним групам.	1. Отримання оперативної інформації про наявність товарних ресурсів на складах підприємства в розрізі товарів та товарних груп. 2. Порівняння цих даних з нормативними. 3. Проведення аналізу причин відхилення. 4. Прийняття управлінського рішення	"Звіт про залишки товарів  на склад і підприємства"
2. Постійний контроль за дотриманням  запланованої структури товарних  ресурсів.	1. Отримання оперативної інформації  про наявність та структуру  товарних ресурсів. 2. Порівняння  структури товарних ресурсів  з планом. 3. Проведення аналізу  причин відхилення від планових  показників. 4. Прийняття управлінського  рішення.	"Звіт про залишки товарів на складі підприємства" (потижнево)
3. Формування системи постійного  контролю за станом збереження  товарних ресурсів, своєчасне виявлення залежалих товарів, які не користуються попитом.	1. Проведення планових та позапланових  інвентаризацій на складах підприємства. 2. Аналіз результатів проведених інвентаризацій стосовно стану збереження товарів. 3. Прийняття управлінських рішень	Акт інвентаризації товарів. (згідно плану чи наказу керівника підприємства)

 

№	Зміст операцій		Виконавці
			Зав.складу	МВО	Бух-галтер	Гол.  бух.
1	2		3	4	5	6
1.	Складання товарного звіту
2.	Ознайомлення із змістом товарного  звіту, оформлення, підписи
3.	Передача товарного звіту на перевірку та опрацювання
4.	Приймання товарного звіту і оформлення підпису бухгалтера на 2-му примірнику
5.		Внесення виправлень до товарного  звіту при необхідності
6.		Інформування МВО про внесені  зміни до тов. звіту
7.		Складання облікового регістру  по рахунку 28
8.		Передача облікового регістру  по рахунку 28 для складання  головної книги

 

Рис. 2.1. Оперограма товарного звіту.

При організації бухгалтерського обліку товарних операцій використовують типові форми первинних документів що використовуються в торгівлі, а також міжвідомчі форми, що діють у всіх галузях народного господарства.

Облік ведеться в основному з використанням журнально- ордерної форми обліку і частковою автоматизацією облікових робіт.

Оформлення господарських операцій і ведення регістрів бухгалтерського обліку проводиться згідно Положення про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку.

Згідно Положення по організації бухгалтерського обліку і звітності товару в підприємствах роздрібної торгівлі оцінюються за покупними або продажними цінами. Це обумовлює відповідний порядок записів на рахунках бухгалтерського обліку. Визначення оцінки товарів проводиться підприємствами самостійно. Рух товарів оформлюється відповідними документами, які є підставою для оприбуткування і списання товарів, відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку.

Надходження і реалізація товарів здійснюється на підставі договорів, контрактів, що обумовлюють конкретні умови приймання товарів і їх відвантаження, складання відповідних супроводжувальних документів і порядку розрахунків. Порядок документального оформлення визначається відповідними нормативними документами - інструкціями, положеннями, наказами. Міністерства фінансів. Національного банку України та інших.

 

 

    

2.2. Документальне оформлення та  аналітичний облік товарних запасів

Порядок приймання товарів і документальне оформлення залежить від місця приймання /на складі постачальника, від транспортних підприємств, на складі покупця/ її характеру /по кількості, якості і комплектності/, ступеню відповідності вимогам договору про поставку і супроводжувальним документам.

Надходження товарів залізницею оформляється накладною, що є супроводжувальним документом. Документ складається постачальником і видається одержувачу вантажу на станції призначення. Квитанція на прийнятий вантаж залізницею, відправляється покупцю разом з розрахунковими документами.

Роздрібне підприємство для приймання вантажу на станції залізниці видає матеріально-відповідній особі /помічнику, експедитору/ доручення, розпорядження на одержання вантажу та вантажну квитанцію.

Експедитор одержує товар на підставі паспорту, доручення, вантажної квитанції. Перевіряє одержаний вантаж на відповідність накладної залізниці і робить в ній відмітку про вантаж, при порушеннях упаковки або нестачі товарів експедитор перевіряє кожне товарне місце і складає комерційний акт /в трьох примірниках/ разом з представником залізниці, за підписом начальника станції. В акті показують найменування товару, його кількість, масу відповідно документам постачальника і фактичну, розмір списаної нестачі. Акт є підставою для пред'явлення претензії транспортному підприємству. При нестачі товарів в межах норм природного збитку комерційний акт не складається.

Перевезення товарів автомобільним транспортом оформлюється випискою товарно-транспортної накладної (з жовтня 1997р. - бланки суворої звітності). Вона виписується в чотирьох примірниках і є документом. Якщо сума витрат відокремлена по перевезенню вантажів, тоді ТТН одночасно слугує і супроводжувальним документом на перевезення вантажу і підставою для оприбуткування товарів, підставою для списання товарів у постачальника, підставою для розрахунків з автотранспортним підприємством.

 Для оформлення надходжень  товарів застосовуються різні  документи, які складаються як  постачальниками так і покупцями. Постачальники контролюють ТМЦ на шляху до покупця, а покупці - з моменту їх прийому до реалізації. Контроль за збереженням товарів досягається виконанням правил прийому товарів, правильним документальним оформленням, точним обліком операцій, пов`язаних з надходженням товарів, і розрахунків по ним. Постачальник при відвантаженні товарів в адресу торгового підприємства направляє супроводжуючі товарні документи (рис.2.2.).

Перераховані документи можуть бути доповнені платіжною вимогою, в якій постачальник зобов’язаний вказати на дату і номер угоди, дату відвантаження товару, номера товарних та ін. прийомо-передаточних документів, вид транспорту. Окремою стрічкою в платіжний вимозі виділяється сума ПДВ, яка повинна бути сплачена покупцем. При доставці товарів залізницею постачальник оформляє накладну спеціальної типової форми, яка являється супроводжуючим документом і видається вантажоодержувачу на станції призначення. Для отримання вантажу торговельні підприємства  виділяють матеріально-відповідальних осіб і видають їм довіреність встановленої форми і вантажну квитанцію. Як правило, термін дії довіреності 10 днів. Після отримання ТМЦ і оприбуткування їх на склад, матеріально-відповідальна особа повинна відчитатися перед бухгалтерією про використання довіреності, пред’явивши документи постачальника та приходну накладну (прибутковий ордер), підтверджуюча надходження товарно-матеріальних цінностей на склад підприємства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2.2. Документальне оформлення надходження товарів від постачальника.

 

На базовому підприємстві для приймання товарів, оприходування та внутрішнього переміщення товарів застосовується типова накладна, приведена в додатку 6. Згідно "Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку"(наказ Мін. фінансів України N 88 від 24.05.95р.) всі записи у регістрах бухгалтерського обліку проводяться на підставі первинних документів, які фіксують факти здійснення господарської операції і розпорядження на їх проведення. Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: назва підприємства, назва документа, код форми, дата і місце складання, зміст господарської операції, вимірювачі господарської операції( у натуральному і вартісному виразі), посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особисті підписи та інші ознаки, що однозначно ідентифікують особу, яка здійснила господарську операцію.