Облік, контроль та аналіз товарних запасів підприємства ( на матеріалах ПФ «Наталя»)

До питання про правдивість, повноту і неупередженість облікової і звітної інформації залишилося додати, що ПДВ, показаний у рядку 015 звіту про фінансові результати, точно збігатиметься із сумою оборотів за кредитом субрахунку 641 за звітний період, оскільки всі інші суми ПДВ, нараховані у зв'язку з отриманням авансів (передоплат) від покупців або замовників, будуть рахуватися кредитовим залишком на субрахунку 643 "Податкові зобов'язання", бо ці зобов'язання виникли не в зв'язку з отриманням (нарахуванням) доходів.

 

 

 

 

 

 

 

2.7. Організація обліку товарних запасів та основі інформаційних технологій.

Організація обліку на ПФ «Наталя» здійснюється за допомогою програмного забезпечення « БЕСТ ПРО», яке є рекомендованим для всіх підприємств України Державною податковою інспекцією. Це дозволяє підприємству здавати податкову звітність в електронній формі, використовуючи мережу ENTERNET. А крім того, за допомогою даної програми підприємство може вести і бухгалтерський облік.

Система управління товарними запасами призначена для обліку товарно-матеріальних цінностей на складах, їх рух до магазину та реалізації та розрахунку з поставщиками продукції.

Функціонально система розділена на блоки:

• Складський облік
• Облік ТМЦ в експлуатації

Система управління запасами  взаємопов’язана з системами закупки і збутом та інтегрована в загальну систему розрахунків з контрагентами.

Підсистема складський облік  - це окремий програмний модуль, призначення для ведення  обліку товарних запасів. Система призначена для обліку в натуральних та вартісних вимірниках, дозволяє зробити інвентаризацію та переоцінку, розрахувати середню собівартість за різними методами.  Вартісна оцінка запасів може бути зроблена відносно 2-х незалежних цін : закупівельних та реалізаційних.

Аналітичний облік запасів в системі «Бест-ПРО»  ведеться в розрізі:

• артикулів,
• характерних артикулів
• номенклатурних груп
• партій
• місць зберігання

Для успішного виконання цих функцій система має гнучку настройку, підтримує ведення різних класифікаторів і містить засоби контролю за правильністю ведення інформації.

Склад підсистеми зображений на рис. 2.5.

Рис. 2.5. Склад підсистеми управління запасами

Перших 2 режими – настройка  та управління доступом. Вони виконують настроїчні функції. В групу «Картотеки» об’єднуються модулі, що забезпечують аналіз та контроль залишків запасів в різних розрізах.

В картотеці складського обліку вводиться початкові залишки товарних запасів і подальший контроль за  залишками та резервом по складу, які призначені для  роботи матеріально-відповідальної особи. В цій картці також ведеться облік по резервації товарів, продажем та управління збутом.

Картотека товари в дорозі – призначена для тих товарних запасів, які вже були списані на складні, але ще не поступили  до місць реалізації.

Картотека запасів по підприємству  надає інформацію про стан запасів в цілому по підприємству без розділення по місцях зберігання.

В групу «документи руху» включаються модулі обліку документів по складі (складських ордерів).

«Накладні та внутрішні переміщення» призначені для формування накладних, на основі яких формуються ордера по списанню товарів зі складу і передачу  їх до магазину. Товари, які є списані на основі даної накладної розхідним ордером, але ще не оприбутковані, обліковуються в картотеці «Товари в дорозі».

Модулі комплектація та роз комплектація не використовуються на ПФ «Наталя», оскільки  на склади поступає продукція, яка вже готова до реалізації.

Модуль розпорядження на відпуск продукції сформований для розгляду розпоряджень на основі підсистеми «Продаж», управляє збутом на і складає на їх основі складські розхідні ордери.

В групу «інші документи обліку запасів» включаються режими обліку документів:

• Інвентаризація – може бути проведена як по цілому складу ( магазині) так і в розрізі певних груп товарів. На основі проведення інвентаризація – автоматично виписуються документи списання нестач чи оприбуткування лишків.
• Для проведення переоцінки товарів – використовується модуль «Переоцінка».
• Режим «Бухгалтерія в складському обліку» призначена для групової  бухгалтерської обробки документів підсистеми, формування бухгалтерських проведень, та відправка їх до журналу-ордеру.

Список матеріально-відповідальних осіб формується на основі картотеки персоналу підприємства. Довідник МВО формується для відображення відпуску чи прийняття товарів певним працівником.

Підсистема управління продажем товарів призначена для управління реалізацією товарів. Функціональні можливості системи дозволять вирішувати такі задачі:

• Формування первинних документів на відпуск товарів
• Облік повернення товарів покупцями
• Формування рахунків покупцям
• Резервування товарів
• Облік розрахунку з покупцями за придбані ними товари
• Формування різної звітності по реалізації товарів.

Підсистема управління збутом тісно зв’язана з іншими підсистемами ( рис. 2.6.)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2.6. Система обліку та управління ПФ «Наталя»

 

Настройка груп проведень ( типових операцій) підсистеми «Продаж» проводиться в розрізі «Проведення» модуля «Настройки»

Рис. Настройка типових операцій.

Порядок введення - коректування типових операцій єдиний для всієї системи, тому детальний опис порядку введення проведень наданий в системі користувача - головна книга.

 

 

 

 

 

 

 

Розділ 3. Проектування системи економічного аналізу та контролю наявності та ефективності використання товарних  запасів

3.1. Система аналітичних показників, інформаційна база і основні методи економічного аналізу

Головним джерелом в інформаційній системі підприємства є бухгалтерський облік.

 Ця роль витікає з особливостей:

- в бухгалтерському обліку підприємництво  відображається як система різнорідних, але взаємопов’язаних об’єктів, його джерел і змін останніх в результаті діяльності. Узагальнення здійснюється в єдиному грошовому вираженні, шляхом суцільного спостереження і виміру усіх змін даних об`єктів.

- бухгалтерський облік категорично  документований, в критичних  ситуаціях  довіряють тільки бухгалтерському обліку.

- бухгалтерська інформація дає  суцільну, без пропусків картину  бізнесу. Така вичерпність інформації  забезпечує підприємцям  свободу  в прийнятті управлінських рішень.

 Таким чином, головна задача  бухгалтерського обліку - отримання точної і достовірної інформації про господарські процеси і результати діяльності підприємства, необхідною як для оперативного керівництва і управління підприємством, так і для використання інвесторами, кредиторами. податковими, фінансовими і банківськими органами іншими юридичними і фізичними особами.

 Інформаційна база аналізу  складається з господарських  та фінансових законодавчих актів, нормативно-планової документації, інформації бухгалтерського та  статистичного обліку.

 Для внутрішнього фінансового аналізу має використовуватись інформація, що міститься в Головній книзі підприємства, а також у журналах-ордерах синтетичного та аналітичного обліку. При необхідності до аналізу може бути залучена також звітна та оперативна статистична інформація.

 Основним джерелом інформації, що використовується в управлінні товарними запасами (табл..3.1.)

Інформаційне джерело	Форма	Аналітичні можливості
Публічна фінансова звітність	Баланс, Ф№1	Оцінка динаміки товарних запасів в цілому. Визначення середньої вартості товарних запасів при визначенні показників оборотності,  та фінансового стану підприємства
	Звіт про фінансові результати Ф №2	Використання показників чистого, валового, операційного прибутку  та чистої виручки від реалізації  продукції при розрахунку показників рентабельності та оборотності товарних запасів
Статистична звітність	Звіт про продаж і запаси товарів у торговій мережі та мережі ресторанного господарства Ф №3-торг	Використання при обчисленні оборотності товарних запасів
Податкова звітність	Декларація про прибуток підприємства	Розрахунок податку на прибуток в податковому обліку
Табл..3.1. Інформаційна база  товарних запасів та її аналітичні можливості

 

 

Для проведення економічного аналізу в таблиці 3.2 приводимо основні показники, які будуть застосовуватись при аналізі та методику їх розрахунку на базі даних бухгалтерського обліку.

 Таблиця 3.2.

Показник	Алгоритм розрахунку	Інформаційне забезпечення
Сума отриманих товарів в облікових цінах	Обороти по дебету рахунку 281	Дані синтетичного обліку: Ж/О № 3 Головної книги Дані аналіт обліку: Оборотна відомість
Сума отриманої тари	Обороти по дебету рахунку 284	Дані синтетичного обліку Ж/О №3, Головна книга
Сума реалізованих товарів в облікових Цінах	Обороти з К-ту 282 в Д-т 702 обліку	Дані синтетичного обліку: Ж/О 06, Головна книга Для аналітичного обліку: оборотна відомість, дані управлінського обліку.
Сума реалізованих товарів в продажних цінах (товарообіг)	Обороти по К-ту 702	Дані синтетичного обліку Ж/О 06
Сума товарних нестач, вибуття товарів	Обороти з К-ту 282 в Д-т 94 та інш	Дані синтетичного обліку: Ж/О 5,7, Головна книга Дані аналітичного обліку: картки складського обліку, дані управлінського обліку.
Середні товарні запаси за період	Середня хронологічна сальдо рах. 282	Дані синтетичного обліку: Ж/О 6, Головна книга Для аналітичного обліку: оборотна відомість

 

 В процесі економічного аналізу, аналітичної обробки економічної  інформації застосовується ряд  спеціальних засобів та прийомів.

Способи та прийоми економічного аналізу можна  умовно розділити на дві групи: традиційні (економіко-логічні) та економіко-математичні. В число основних традиційних способів та прийомів економічного аналізу можна віднести використання:

• відносних та середніх величин,
• застосування порівняння,
• групування,
• індексного методу,
• методу цепних підстановок,
• балансового методу.

Порівняння як метод є одним із найважливіших, з нього і починається аналіз. Застосовується декілька форм порівняння:

• порівняння з планом,
• порівняння з попереднім періодом;
• порівняння з найкращими показниками;
• порівняння з середніми даними.

Виявлені в результаті порівняння звітних показників з плановими являються об`єктом подальшого аналізу.

 Групування - невід`ємна частина  любого економічного дослідження. Групування обумовлює класифікацію явищ, процесів, причин, факторів їх обумовлюючих.

 Структурні групування використовуються  при вивченні самих  підприємств: по виробничій потужності, рівню  механізації та ін. Індексний  метод базується на відносних  показниках, відображаючих відношення рівня даного явища до його рівня за минулий час або до базового. Індексним методом можна виявити вплив на вивчаючий сукупний показник різних факторів. В число економіко-математичних методів можна віднести:

• елементарної математики (техніко-економічні розрахунки);
• класичні методи математичного аналізу (інтегральний,  диференціальний т.д.);
• економетричні методи;
• математичної кібернетики та інші.

В процесі економічного аналізу товарних ресурсів найбільш широко застосовуються методи:

1) економіко-логічні:

• відносні показники;
• середні показники;

 Застосовується для розрахунку  середніх товарних ресурсів підприємства  в розрізі товарних груп та  груп товарів: