Использование SWOT- анализа при принятии управленческих решений

 

Из рисунка 2 видно, что в организации значительно преобладают сотрудники женского пола.

На рисунке 3 представлено распределение сотрудников Управления по базовому профессиональному образованию. 88% имеют высшее профессиональное образование, что говорит об их высоком уровне подготовки. Из них обучались по направлению «экономика и управление» 44%, из которых 12% имеют прошли обучение на специальность «государственное и муниципальное управление» (рисунок 4).

Рис. 3. Базовое профессиональное образование работников ТУ

ж.р. Кедровка, Промышленновский

 

 

Рис. 4. Базовое профессиональное образование работников ТУ ж.р.

Кедровка, Промышленновский по укрупненным специальностям

 

Один сотрудник (начальник ТУ) имеет два высших профессиональных образования и послевузовское  профессиональное образование. Один старший специалист также имеет два высших профессиональных образования.

Рассмотрим распределение работников по стажу муниципальной службы (рис. 5).

Рис. 5. Распределение работников ТУ ж.р. Кедровка, Промышленновский

по стажу муниципальной службы

 

Из рисунка видно, что большинство сотрудников Управления имеют стаж муниципальной службы от 5 до 10 лет и от 1 до 5 лет.

Рассмотрим динамику рабочей силы.

1. Коэффициент оборота  по приему:

К1 =

2. Коэффициент оборота  по выбытию:

К2 =

3. Коэффициент текучести  кадров:

К3 =

4. Коэффициент постоянного  состава:

К4 =

 

Таким образом, в организации в течение года поменялось 19% сотрудников. Это произошло, потому что двое руководителей не  могли больше занимать свои должности в связи с достижением пенсионного возраста. На их место были назначены новые руководители. Однако они был приняты из внешних источников и не имели опыт в территориальном управлении. Это можно считать большим минусов, так как в организации достаточно сотрудников, которые хорошо знают структуру и специфику деятельности организации и могли бы стать профессиональными руководителями и эффективно организовать работу Управления. Таким образом, в организации отсутствует перспектива карьерного роста, что снижает мотивацию.

Текучесть в Управлении равна 6%. Это можно считать естественной текучестью в организации и беспокойства она не должна вызывать.

Намечена тенденция старения специалистов, так как люди по долгу работают в Управлении на одной должности.

Таким образом, в управлении отсутствует внутренняя система покрытия потребности в персонале, система подготовки и переподготовки кадров. В организации следует уделить этому больше внимания.

 

2.4. Характеристика ТУ ж.р. Кедровка, Промышленновский с точки зрения организации системы управления персоналом

Управление возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности Главой города. Он является должностным лицом Администрации города, заместителем Главы города.  Начальник руководит деятельностью Управления на основе единоначалия, обеспечивает практическую реализация целевых Программ социально-экономического развития города на подведомственной территории, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и функций.

Для территориального управления ж.р. Кедровка. Промышленновский характерна типичная для российских организаций, особенно государственных и муниципальных, линейно-функциональная организационная структуры управления (рис. 6).

 

Отношения этого типа сопровождаются вертикальными связями.

Во главе организации находится один начальник, который принимает решения самостоятельно и единолично. Далее ветвь власти разветвляется по функциям. Каждому подчиненному блоку соответствует определенный вид деятельности. Наиболее емкими являются два блока, возглавляемые заместителями начальника: по вопросам жизнеобеспечения и по социальным вопросам.

В рассматриваемой организации функции по управлению персоналом разделены между начальником ТУ, двумя его заместителями и специалистом по кадровым вопросам.

Начальник ТУ:

1) назначает на должность  и освобождает от должности  своих заместителей и других  служащих Управления, проводит собеседования, по результатам которого дает рекомендации кадровой комиссии на кандидата;

2) разрабатывает и утверждает  положения об отделах Управления, должностные инструкции служащих, распределяет обязанности между заместителями начальника, устанавливает степень их ответственности;

3) проводит аттестацию  сотрудников;

4) принимает решения о  повышении квалификации (семинары,  обучение, курс лекций, подготовительное  обучение к какому-либо мероприятию);

5) принимает решения о  награждении Почетными грамотами,  премиями, благодарственными письмами;

6) вносит предложения  Главе города по структуре  и штатному расписанию.

В полномочия заместителей начальника Управления в рамках управления персоналом входят:

1) на  время  отсутствия  начальника отдела (командировка,  отпуск, болезнь) исполнение   его   обязанности   в   полном   объеме   и  ответственность  за надлежащее их исполнение;

2) распределение обязанностей  между сотрудниками своего отдела;

3) контроль за деятельностью  подчиненных;

4) профориентация новых  сотрудников;

5) анализ деятельности  подчиненных работников;

6) рекомендации начальнику  ТУ к награждению/наказанию отдельных  сотрудников и на повышение квалификации.

Работа специалиста по кадровой работе в области управления персоналом заключается, главным образом, в документационном оформлении трудовых, правовых и юридических вопросов, которые касаются муниципальных служащих. Так же он занимается профессиональной адаптацией работников. Она представляет собой ознакомление нового работника с его должностной инструкцией, уставом ТУ, структурой и законами, регулирующими деятельность организации и муниципального служащего. Согласно должностной инструкции, специалист отдела кадров обязан обеспечивать соблюдения прав и законных интересов муниципальных служащих.

Одним из элементов системы управления персоналом являются должностные инструкции. Однако они содержат много недостатков.

Во-первых, структура должностной инструкции. Непонятно, что значит раздел «Общие положения». В его состав включены квалификационные требования и опыт, необходимые знания, а также то, кому подчинен специалист. Отсутствует самостоятельный раздел, содержащий квалификационные требования и опыт, необходимые для определенной должности.

Кроме того, в должностных инструкциях ТУ ж.р. Кедровка, Промышленновский отсутствуют цель управления и цель должности. Это существенные недочет, так как именно цель сотрудник должен видеть и знать в первую очередь, чтобы иметь представление о значимости  выполняемой им работы и соотносить себя с организацией в целом. Содержание разделов "Права" и "Обязанности" раскрыты не полно, указана не вся ответственность специалиста. Место должности в структуре и связи по должностям организации не указаны.

Таким образом, прямая структура подчинения позволяет быстро исполнять приказы и распоряжения вышестоящих органов власти. Однако отсюда вытекает большой недостаток. Использование преимущественно административных методов воздействия приводит к тому, что некоторым задачам по управлению персоналом и обеспечению нормальных условий его работы в ТУ не уделено внимания, а психологический фактор воздействия отодвинут в сторону, поэтому сотрудники не чувствуют себя комфортно в рассматриваемой организации, не идентифицируют себя с ней. Сотрудники работают без инициативы.

В рассматриваемой организации функции по управлению персоналом разделены между начальником ТУ, двумя его заместителями и специалистом по кадровым вопросам. Не уделяется особого внимания развитию сотрудников и раскрытию их потенциала, в том числе планированию карьеры, психологической и социальной поддержке. Используются устаревшие методы стимулирования и мотивации, которые практически не выходят за рамки прямого воздействия. Чтобы поощрить сотрудника, ему выплачиваются премии.

Можно сказать, что в организации отсутствует система управления персоналом. На ряду с этим, отсутствует этика и мораль муниципального служащего.  Вместо того, что бы решать проблемы населения, большее время тратится на работу с документами и различными бумагами. Развита негативная бюрократия, когда каждый "ни за что не отвечает". Отчасти этому способствует то, что должностные инструкции как главный компонент определения роли и места сотрудников в организации, существенно не доработаны. В сумме названные факторы искажают значение деятельности муниципальной организации, что в итоге приводит к созданию видимости активной деятельности и ее отсутствии как таковой.  Таким образом, существует очевидная необходимость полной модернизации системы управления, существующей в муниципальных организациях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Использование SWOT-анализа на примере ТУ ж.р. Кедровка, Промышленновский

Для проведения SWOT-анализа ТУ ж.р. Кедровка, Промышленновский на первом этапе работы была сформирована группа из 5 экспертов: Вяткина А.Е., Кожемяко Д.Ю., Мосейко Д.В., Семенова Е.К., Томилин К.В.

Цель исследования представляет собой рассмотрение ТУ ж.р. Кедровка, Промышленновский с точки зрения системного подхода и определение основных тенденции развития организации и выявление проблемных сторон.

Второй этап работы предусматривает определение внутренней и внешней среды организации.

К внутренней среде относится:

• персонал организации (16 человек);

• материально-техническая база (здание, оргтехника, канцелярия);

• финансовая основа (бюджет города, муниципальные ценные бумаги, имущество, переданное Управлению)

• информация (постановления и распоряжения администрации г. Кемерово, сметы о расходах, отчеты в Росстат, заявления и жалобы населения).

Внешняя микросреда представляет собой совокупность следующих организаций:

• Администрация г. Кемерово;

• Контрольно-счетная палата г. Кемерово;

• Совет народных депутатов г. Кемерово;

• Глава г. Кемерово;

• УК «Мегаполис»;

• Цех ОАО «Кемвод»;

• Участок ОАО «Горэлектросеть;

• Участок ООО «Горсвет»;

• 9-е отделение милиции ОВД по г.Кемерово

• Пожарные части №6 и №7 ГУ «1 отряд ФПС» по Кемеровской области;

• Объекты малого и среднего бизнеса;

• Население ж.р. Кедровка, Промышленновский.

К внешней макросреде относятся:

• Политическая система РФ;

• Финансово-экономическая система РФ;

• Налоговая система РФ;

• Социальная политика государства;

• Экологическая обстановка;

• Администрация Кемеровской области.