Использование SWOT- анализа при принятии управленческих решений

Управление эффективностью УР осуществляется через систему количественных и качественных показателей, норм и стандартов эффективности деятельности самой организации и предоставляемых ей услуг. К таким показателям эффективности относятся данные в области:

• деятельности организации в целом;
• степени удовлетворенности населения - потребителей услуг муниципальной организации;
• управленческой и обслуживающей деятельности;
• производства отдельного вида услуг (выписка справок по месту жительства, решение конкретных проблем населения);
• использование материальных и интеллектуальных ресурсов [7, с. 239]

К названным показателям Смирнов также относит принятый в организации показатель эффективности. Однако, на примере ТУ ж.р. Кедровка, Промышленновский, можно сказать, что он отсутствует в муниципальных организациях.

Одним из способов достижения высокой эффективности результатов УР является  стратегическое планирование.  Стратегия определяет действия, необходимые для достижения запланированных целей управления на основе выбранных критериев и эффективного распределения ресурсов.

Особую роль стратегическое планирование играет для муниципальных организаций. Это обусловлено тем, что оно является основой для системного анализа города в зависимости от масштаба управления, производственного потенциала, состава населения рыночной инфраструктуры.

Необходимость проведения стратегического управления в данной сфере связана с:

• ростом потребностей населения;

• насыщением рынка товарами и услугами;

• повышением требований населения к качеству продукции вследствие

роста доходов и свободы выбора;

• улучшением технических возможностей производства новых товаров

и услуг;

• ростом безработицы и увеличением численности населения с низким

уровнем доходов и спроса [6, с. 109]

Стратегическое управление — деятельность, ориентированная на достижение целей в условиях нестабильной, конкурентной среды, включающая анализ состояния региона, стратегическое планирование и реализацию выбранной стратегии. Генеральной стратегической целью управления на уровне города является повышение качества жизни населения [6, с. 109].

Таким образом, УР является важнейшим результатом деятельности любого руководителя. Именно  качество и эффективность УР определяют положительную результативность деятельности организации. Поэтому важно, чтобы руководитель принимал решения на основе не только собственной интуиции, но и с учетом современным научных знаний в области разработки управленческих решений и управления персоналом, использую  существующие методы оценки проблемной ситуации, постановки цели, разработки, выбора и анализа альтернатив.

 

1.2. Сущность системного  анализа 

В настоящее время при разработки УР руководители все чаще используют системный подход. Он представляет собой  методологическое направление современной науки, связанное с представлением, изучением и конструированием процесса разработки и реализации УР  как системы.

Рассматривая  процесс подготовки и реализации решения с точки зрения системного подхода, можно выделить следующие  составляющие элементы:

1) субъект (инициатор) решения: руководитель, специалист, отдел, организация);

2) объект (исполнитель) решения: подчиненный, специалист, отдел, организация;

3) предмет решения;

4) цель разработки решения;

5) причины разработки  и реализации решения;

6) персонал или население, для которых разрабатывается или реализуется решение [7, с. 58].

Системный анализ — это последовательное применение системного подхода при решении социально-экономических, технических и других проблем в различных сферах человеческой деятельности. Исследования системного анализа основываются на представлении системы как множества взаимосвязанных элементов, подчиняющихся определенной закономерности, совместно действующих для достижения поставленной цели [6, с. 46].

Системный анализ предоставляет специализированные методики, применение которых позволяет большую, трудную для исследования систему разделить на несколько взаимодействующих подсистем.

Системный подход включает анализ и синтез системы управления, объектов управления и управленческих решений. Он применяется для решения следующих задач:

• разработка методик представления исследуемых объектов как систем;

• построение моделей систем;

• исследование разнообразных теорий систем [6, с. 53].

Системный подход позволяет исследовать взаимосвязи и взаимозависимость элементов внутренней и внешней среды процесса разработки и реализации управленческого решения.

 

1.3. Применение SWOT-анализа при разработки управленческих

решений

Одним из инструментов системного анализа является SWOT-анализ. Название данного метода системного анализа образовано из первых букв слов: внутренние силы - Strengths; слабые стороны (слабости) - Weaknesses; возможности - Opportunities; угрозы - Threats. Поскольку SWOT-анализ в общем виде не содержит экономических категорий, его можно применять к любым организациям, отдельным людям и странам для построения стратегий в самых различных областях деятельности [12].

SWOT-анализ позволяет выявить  и проанализировать сильные и слабые стороны, дать оценку возможностей развития и потенциальных угроз.

Он представляет собой последовательность этапов:

• I этап — создание рабочей группы аналитиков и плана работы;

• II этап — фиксация данных о текущем состоянии организации, элементов ее внешней и внутренней среды;

• III этап — согласование представления элементов SWOT;

• IV этап — определение приоритетов развития и объектов реформирования

организации [6, с. 111].

I этап. Создание рабочей группы аналитиков и плана работы.

Для подготовки экспертизы формируется группа специалистов. В ее задачи входит обеспечение условий для эффективной деятельности экспертов. В ходе работы группа формулирует проблему, определяет цели и задачи экспертизы, ее основные этапы; разрабатывает процедуру экспертизы; отбирает компетентных экспертов и формирует группы; проводит опрос и согласование оценок.

II этап. Фиксация  данных о текущем состоянии организации.

На данном этане определяют внутреннюю и внешнюю среду организации, выявляют слабые и сильные стороны, угрозы и возможности развития организации.

В процессе проведения мероприятия необходимо соблюдать следующие правила:

• четко сформулировать область SWOT-анализа. Акцентирование на конкретной проблеме обеспечивает выявление наиболее важных сильных и слабых сторон, возможностей и угроз;

• различать и не смешивать элементы SWOT: сильные стороны и возможности, слабые стороны и угрозы;

• включать в анализ только существенные элементы SWOT;

• основывать анализ только на достоверных фактах и результатах исследований [6, с. 112].

Рассмотрим основные понятие, которые необходимо знать, чтобы не ошибиться с составлением  SWOT-анализа.

Внутренняя среда организации – это та часть общей среды, которая находится в пределах организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.

Внешняя маркетинговая среда состоит из микросреды и макросреды. К ней относятся все объекты, факторы и явления, которые находятся за пределами предприятия, которые оказывают непосредственное влияние на его деятельность. В микросреду организации включаются взаимоотношения фирмы с поставщиками, посредниками, клиентами и конкурентами. Макросреда фирмы – это факторы демографического, экономического, природного, политического, технического и культурного характера [11].

Сильные стороны – позитивные внутренние характеристики организации. Иначе говоря, это отличительные способности, которые позволяют реализовывать ее стратегию и цели на практике. Сильные стороны имеют различную природу: они могут корениться в специфических навыках организации или формироваться благодаря объединению различных ресурсов предприятия.

Слабые стороны организации – это риски (исходящие как из внешнего, так и из внутреннего окружения), которым она подвержена; внутренняя неспособность организации справиться с поставленными стратегическими задачами или ситуация, которая может препятствовать достижению  желаемых целей или реализации стратегии. Слабые стороны могут выражаться в отсутствии и/или недостаточности существенных ресурсов (материальных, нематериальных, организационных), в недостатке навыков и/или опыта, в наличии условий, ставящих ее в неблагоприятное положение относительно внешней среды.

После выявления сильных и слабых сторон важно проанализировать оба списка (списки сильных сторон и слабых сторон компании) с точки зрения влияния выделенных факторов на текущую стратегию развития компании. Разные сильные стороны могут играть разную роль в достижении успеха. Некоторые слабые стороны могут оказаться для компании роковыми, а часть из них может быть легко компенсирована существующими сильными сторонами.

Возможности –  внешние факторы или ситуации, которые способствуют  реализации стратегии организации. Важно помнить о том, что возможности сферы деятельности и возможности самой организации не всегда совпадают. Для понимания того, насколько представляющиеся возможности реалистичны, организация должна ответить на ряд вопросов, например:

• Не противоречит ли возможность корпоративной миссии и стратегии?

• Соответствует ли данная возможность финансовым ресурсам организации?

Ответы на данные вопросы помогут понять, насколько возможности объективны, реалистичны и соответствуют ли они ресурсам компании. Отметим также, что возможности зависят от специфики отрасли, в которой действует организация.

Угрозы – внешние факторы, которые могут привести или уже привели к неудаче  в достижении стратегических целей организации. Эти факторы внешней среды могут препятствовать усилиям предприятия достигнуть целей. [10]

Этап III. Согласование представления элементов SWOT.

На данном этапе устанавливают, насколько сильны сильные стороны и слабы слабые, исходя из состояния внутренней среды; насколько важны угрозы и возможности, исходя из состояния внешней среды.

Этап IV. Определение приоритетов развития и объектов реформирования муниципального образования.

Оценка сильных и слабых сторон, возможностей и угроз позволяет устанавливать приоритеты и на их основе распределять ресурсы между различными проблемами и стратегическими целями.

В процессе стратегического анализа следует выявить перспективы развития факторов внешней среды и выбрать из них те, которые способны повлиять на развитие организации [6, с. 114].

SWOT-анализ позволяет рассмотреть организацию с различных сторон, оценить влияние внешних и внутренних факторов. Главное достижение использования данного метода - это возможность выявить угрозы для организации, ее слабости и на основании этого определить приоритеты развития.  Рассмотрение организации со всех сторон выявляет проблемы, которые необходимо решить.

Таким образом,  SWOT-анализ должен является одним из важнейших инструментов руководителя при принятии и разработки им УР.

 

Глава 2. Характеристика ТУ ж.р. Кедровка, Промышленновский