Отчет о прохождении учебно-ознакомительной практики в отделе подготовки документов, делопроизводства департамента администрации

Финансовое, хозяйственное, транспортное, социально-бытовое обеспечение  деятельности администрации осуществляет в установленном порядке управление делами Губернатора Новосибирской  области и Правительства Новосибирской  области.²⁵

Правительство в соответствии с федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства  Российской Федерации, законами Новосибирской  области, постановлениями и распоряжениями Губернатора принимает план социально-экономического развития Новосибирской области, долгосрочные целевые программы и планы  действий по их реализации, а также  планирует свою законопроектную  и нормотворческую деятельность, проведение заседаний и других мероприятий. Министерства, иные областные исполнительные органы государственной власти организуют свою работу в соответствии с утверждаемыми  Правительством планами и показателями деятельности указанных органов. Порядок  и сроки представления указанными органами проектов планов работы на очередной  год и прогнозных значений основных показателей своей деятельности, а также представления отчетов  об их исполнении устанавливаются Правительством. Члены Правительства планируют  свою деятельность с учетом необходимости  участия в мероприятиях, проводимых Губернатором, заседаниях Правительства  и Президиума Правительства, образуемых Правительством координационных и  совещательных органов, а также  в других обязательных для членов Правительства плановых мероприятиях. Выезд в командировку и уход в  отпуск членов Правительства, руководителей  областных исполнительных органов  государственной власти осуществляются с письменного согласия Председателя Правительства либо по его поручению  с согласия заместителей Председателя Правительства (в соответствии с  распределением полномочий). Координационные  и совещательные органы, образуемые Правительством, планируют свою деятельность самостоятельно в соответствии с  положениями о них.²⁶

Большинство решений принимаются  на заседаниях Правительства. Рассмотрение вопросов на заседаниях Правительства  планируется на полугодовой период. План заседаний Правительства на очередной период включает в себя перечень вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Правительства, с указанием  по каждому вопросу даты его рассмотрения и областных исполнительных органов  государственной власти, ответственных  за подготовку вопроса. Заседания Правительства  проводятся в определенный день недели не реже 2 раз в месяц. Очередные  заседания Правительства проводятся в соответствии с планом заседаний  Правительства. Внеочередные заседания  Правительства проводятся по решению  Председателя Правительства. На заседаниях Правительства решения принимаются  общим согласием. На основании предложения  члена Правительства по решению  председательствующего проводится голосование. В этом случае решение  принимается большинством голосов  присутствующих на заседании членов Правительства. При равенстве голосов  решающим является голос председательствующего  на заседании. Решения, принятые на заседании  Правительства, оформляются протоколом. Протокол заседания Правительства  оформляется Администрацией в течение 48 часов после окончания заседания  и подписывается председательствовавшим на заседании. В случае необходимости  доработки проектов постановлений  и распоряжений Правительства, иных рассмотренных на заседании проектов, по которым высказаны предложения  и замечания, Правительство дает поручения членам Правительства, руководителям  областных исполнительных органов  государственной власти. Если срок доработки специально не оговаривается, то она осуществляется в течение 10 дней со дня заседания Правительства. Поручения Правительства по другим вопросам, рассмотренным на его заседаниях, исполняются в сроки, предусмотренные  положением о контроле. Копии протокола  заседаний Правительства рассылаются  в электронном виде в течение 10 дней со дня подписания протокола  членам Правительства, а также органам, организациям и должностным лицам  по списку, утверждаемому руководителем  Администрации.²⁷

Для решения оперативных  вопросов Правительство по предложению  Председателя Правительства образовывает Президиум Правительства и утверждает его состав. Заседания Президиума Правительства проводятся не реже 2 раз в месяц в определенный Председателем Правительства день недели. Внеочередные заседания Президиума Правительства проводятся по решению  Председателя Правительства. На заседаниях Президиума Правительства решения  принимаются общим согласием. По решению Председателя Правительства  проводится голосование. В этом случае решение принимается большинством голосов присутствующих на заседании  членов Президиума Правительства. При  равенстве голосов решающим является голос Председателя Правительства. Решения Президиума Правительства  не должны противоречить актам, принятым на заседаниях Правительства. Решения, принятые на заседании Президиума Правительства, оформляются протоколом. Протокол заседания  Президиума Правительства оформляется  Администрацией в течение 24 часов  после окончания заседания и  подписывается Председателем Правительства.²⁸

Исполнение поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства и Президиума Правительства, координационных и  совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства  или одним из заместителей Председателя Правительства (в соответствии с  распределением полномочий), а также  поручений Председателя Правительства  и его заместителей, содержащихся в протоколах проведенных ими  совещаний и в резолюциях (далее - поручения), организуется министрами, руководителями областных исполнительных органов государственной власти, которым адресованы поручения. Доведение  поручений до исполнителей и контроль их исполнения обеспечиваются Администрацией в соответствии с положением о  контроле.²⁹

Взаимодействие структурных  подразделений органа не урегулировано  законодательно. В ходе прохождения  практики было выявлено, что оно  очень похоже на порядок внешнего взаимодействия с другими государственными органами и организациями. По словам руководителя практики в организации, главной проблемой является несвоевременность  предоставления документов и тонкости в их оформлении, которые бывают различны в разных подразделениях. Все это создает излишнюю бумажную волокиту. Также присутствуют некоторые  технические проблемы, связанные  с износом техники.

Документационное обеспечение  деятельности органа осуществляется в  соответствии с Инструкцией по документационному  обеспечению Губернатора Новосибирской  области и Правительства Новосибирской  области.

Инструкция по документационному  обеспечению Губернатора Новосибирской  области и Правительства Новосибирской  области (далее - Инструкция) устанавливает  единые требования к документированию управленческой деятельности и организации  работы с документами Губернатора  Новосибирской области и Правительства  Новосибирской области. Инструкция разработана в соответствии с  законодательными и иными правовыми  актами Российской Федерации в сфере  информации, документации и архивного  дела, Правилами делопроизводства в  федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации  от 15 июня 2009 года N 477, Методическими  рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденными  приказом Федерального архивного агентства  от 23 декабря 2009 года N 76, Уставом и  законами Новосибирской области, нормативными правовыми актами Губернатора Новосибирской  области и Правительства Новосибирской  области. Требования Инструкции распространяются на организацию работы с документами  независимо от вида носителя, в том  числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Организацию работы с документами  Губернатора Новосибирской области  и Правительства Новосибирской  области, ведение и совершенствование  делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство по подготовке документов и контроль за соблюдением  установленного порядка работы с  документами Губернатора Новосибирской  области, Правительства Новосибирской  области осуществляет администрация  Губернатора Новосибирской области  и Правительства Новосибирской  области. Ответственность за организацию  и состояние делопроизводства в  администрации возлагается на отдел  подготовки документов, делопроизводства и документооборота государственно-правового  департамента администрации и ответственных  за делопроизводство структурных подразделений  администрации, определяемых приказом руководителя администрации. Требования, установленные Инструкцией, обязательны  для всех работников администрации  и исполнительных органов государственной  власти Новосибирской области. Работники  несут дисциплинарную и иную, установленную  законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся  у них документов, разглашение  содержащейся в них служебной  информации, передачу документов, их копий, проектов документов сторонним организациям. Работать с документами вне служебных  помещений запрещается. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку или увольнением работник обязан передать по акту находящиеся у него на исполнении документы в группу делопроизводства - канцелярию отдела подготовки документов, делопроизводства и документооборота государственно-правового  департамента администрации, ответственному за делопроизводство или другому  работнику по указанию непосредственного  руководителя. В случае утраты документа  или разглашения работником сведений, содержащихся в документе для  служебного пользования, руководитель канцелярии администрации обязан провести служебное расследование и о  его результатах проинформировать руководителя администрации. Правила  и порядок работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к  государственной тайне, персональные данные, с обращениями граждан, с  запросами пользователей информации о предоставлении информации о деятельности Губернатора Новосибирской области  и Правительства Новосибирской  области, организации контроля за исполнением  документов, подготовки документов к  заседаниям Правительства Новосибирской  области, подготовки долгосрочных целевых  программ устанавливаются специальными правовыми актами. Требования Инструкции к бухгалтерской и другой специальной  документации распространяются лишь в  части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов на архивное хранение.³⁰

2.2. Организация деятельности  государственно-правового департамента  администрации Губернатора Новосибирской  области и Правительства Новосибирской  области

Положение о департаменте утверждается Губернатором Новосибирской  области.³¹

Департамент возглавляет  член Правительства Новосибирской  области - руководитель департамента, назначаемый на должность и освобождаемый  от должности Губернатором Новосибирской  области в соответствии с законодательством  о государственной гражданской  службе Российской Федерации и Новосибирской  области. Руководитель департамента имеет  заместителей, назначаемых на должность  и освобождаемых от должности  Губернатором Новосибирской области  по представлению руководителя департамента в соответствии с законодательством  о государственной гражданской  службе Российской Федерации и Новосибирской  области.³²

Руководитель департамента:

• осуществляет руководство деятельностью департамента, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на департамент задач;
• планирует работу департамента;
• распределяет обязанности между заместителями руководителя департамента;
• утверждает положения о структурных подразделениях, должностные регламенты и должностные инструкции работников департамента;
• вносит в установленном порядке предложения о поощрении работников департамента и применении к ним мер дисциплинарной ответственности;
• подписывает служебную документацию, издает приказы в пределах своей компетенции;
• обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины работниками департамента;
• реализует иные, кроме назначения на должность и освобождения от должности, определенные действующим законодательством полномочия представителя нанимателя в отношении государственных гражданских служащих в государственно-правовом департаменте администрации.³³

Работники департамента назначаются  на должность и освобождаются  от должности Губернатором Новосибирской  области по представлению руководителя департамента в соответствии с законодательством  о государственной гражданской  службе Российской Федерации и Новосибирской  области.³⁴

Материально-техническое  и информационное обеспечение деятельности департамента осуществляют соответствующие  структурные подразделения администрации  и областные исполнительные органы государственной власти Новосибирской  области.³⁵

Организация работы по подготовке и  принятию решений, исполнение и  контроль принятых решений в департаменте осуществляются руководителем департамента, на котором полностью лежит принятие решений по всем вопросам, находящимся в сфере его полномочий.

Взаимодействие структурных  подразделений департамента и проблемы взаимодействия аналогичны тем, о которых  говорилось в пункте 2.1. отчета, т.е. аналогичны взаимодействию структурных подразделений и проблемам взаимодействия администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области.

Документационное обеспечение  в департаменте осуществляется аналогично тому, как оно осуществляется в  администрации Губернатора Новосибирской  области и Правительства Новосибирской  области.

3. Организация кадровой работы  администрации Губернатора Новосибирской  области и Правительства Новосибирской  области и государственно-правового  департамента администрации Губернатора  Новосибирской области и Правительства  Новосибирской области

Организация кадровой работы осуществляется по единому стандарту  во всех структурных подразделениях администрации Губернатора Новосибирской  области и Правительства Новосибирской  области. Набор служащих осуществляется по конкурсу.

За кадровую работу в администрации  Губернатора Новосибирской области  и Правительства Новосибирской  области отвечает департамент организации  управления и государственной гражданской  службы администрации Губернатора  Новосибирской области и Правительства  Новосибирской области.

Департамент организации  управления и государственной гражданской  службы администрации Губернатора  Новосибирской области и Правительства  Новосибирской области (далее –  департамент) является структурным  подразделением администрации Губернатора  Новосибирской области и Правительства  Новосибирской области (далее –  администрации) и создан с целью  организации деятельности администрации, обеспечения ее взаимодействия с  органами государственной власти, государственными органами и органами местного самоуправления в Новосибирской области, организации  государственной гражданской службы и муниципальной службы, проведения эффективной кадровой политики Губернатора  Новосибирской области и Правительства  Новосибирской области. Департамент  в своей деятельности руководствуется  Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями  и распоряжениями Правительства  Российской Федерации, нормативными правовыми  актами федеральных органов исполнительной власти, Уставом Новосибирской области, законами Новосибирской области, постановлениями  и распоряжениями Губернатора Новосибирской  области, Правительства Новосибирской  области, приказами администрации, а также настоящим Положением. Департамент осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами государственной власти, Администрацией Президента Российской Федерации, территориальным органом Федеральной службы государственной статистики по Новосибирской области, Главным управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области, Законодательным Собранием Новосибирской области, прокуратурой Новосибирской области, исполнительными органами государственной власти Новосибирской области, государственными органами Новосибирской области, структурными подразделениями администрации и органами местного самоуправления  в  Новосибирской области. Департамент имеет бланк со своим наименованием.³⁶