Учет расчетов с подотчетными лицами в банке

align="justify">     Выводы. У организации будет меньше проблем с документальным подтверждением расходов, если служебные поездки будут связаны с разъездным характером работы. Для возмещения разъездных расходов требуется меньше документов, чем для оплаты командировочных. И что существенно: для выплаты разъездных компенсаций не нужны командировочные удостоверения.

     4) Командировка на автомобиле. Путешествие с подтверждением расходов.

     Сотрудник может выехать в командировку как на личном, так и на служебном  автомобиле. В любом случае компания обязана возместить ему все затраты, связанные с поездкой. Разберемся, как оформить документы, чтобы списать все эти затраты— как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

     Командировки на автомобиле очень удобны. Они дают сотруднику возможность быть более мобильным, что зачастую позволяет значительно сократить срок его поездки. Подтвердить затраты на такие командировки вопреки бытующему мнению не так уж и сложно. [27, C. 54-55]

     Расходы на проезд. Во время «автомобильной» командировки у сотрудника могут возникнуть затраты:

• на приобретение ГСМ;
• связанные с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля (например, плата за парковку, услуги автостоянки, ремонт в пути и т. п.).

     Порядок бухгалтерского и налогового учета  этих расходов зависит от того, на каком  автотранспорте сотрудник направился в командировку — на служебном или личном.

     Однако  и в той и другой ситуации для  подтверждения расходов советую выписывать сотруднику путевой лист. Бланки путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Для легкового автотранспорта применяется форма № 3. Несмотря на то что она обязательна только для автотранспортных предприятий (см. письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129), в большинстве случаев ее используют и другие компании.

     Независимо от того, по какой форме компания оформляет путевые листы, в них нужно указать следующие сведения:

• конкретные пункты отправления и назначения (например, «место отправления — г. Москва, ул. Бутырская, д. 28; место назначения — г. Воронеж, ул. Парковая, д. 8»);
• время выезда из каждого пункта и время прибытия в следующий пункт;
• километраж на протяжении всего маршрута следования.

     Например, сотрудник едет в командировку на служебном транспорте.

     Бухгалтерский учет затрат.

     Приобретенные талоны на горюче-смазочные материалы учитываются на счете 61008 "Материалы" в подотчете должностного лица.

     По  акту или ведомости фактического расхода топлива списываются  талоны на бензин, израсходованный  на служебные поездки автотранспортом:

     Дт 70606 "Расходы" - по соответствующей статье расходов

     Кт 61008 "Материалы" - по лицевому счету  подотчетного лица - в пределах нормы (без учета НДС)

     Для установления норм расходов топлива  кредитная организация может  использовать Нормы расхода топлив и горюче-смазочных материалов (ГСМ) в автомобильном транспорте, утвержденные Министерством транспорта Российской Федерации 29.04.2003 г.

       НДС, уплаченный за ГСМ, списывается  в дебет счета 60310 "Налог  на добавленную стоимость, уплаченный" после списания ГСМ на расходы:

     Дт 60310 "Налог на добавленную стоимость, уплаченный" - по лицевому счету "НДС уплаченный"

     Кт 61008 "Материалы" - по лицевому счету  подотчетного лица - на сумму НДС

       Перерасходованное горючее относится  на счет 60308 "Расчеты с работниками  банка по подотчетным суммам" для взыскания с виновных работников в установленном порядке:

     Дт 60308 "Расчеты с работниками  по подотчетным суммам" - по лицевому счету подотчетного лица

     Кт 61008 "Материалы" - по лицевому счету  подотчетного лица - на сумму сверхнормативных расходов ГСМ (включая) НДС

     5) Cотрудник летал в командировку по электронному билету.

     Что понадобится сделать: С командированного работника потребуйте электронный билет с посадочным талоном (справкой авиакомпании) или стандартный бумажный билет, а также выписку по банковскому счету, подтверждающую оплату.

     Сотрудник, направляясь в командировку, с  помощью собственной банковской карты оплатил электронный авиабилет. Чтобы возместить работнику затраты  и списать расходы, уменьшив тем самым налог на прибыль, компании потребуются документы, подтверждающие перелет.

     Проще всего, если работник обратился к  авиаперевозчику еще до вылета и  попросил выдать бумажный билет или маршрут- квитанцию электронного билета на бланке строгой отчетности. [4, c. 34]

     На  основании маршрут-квитанции компания может возместить расходы сотруднику и потом списать их при расчете налога на прибыль.

     Однако  у большинства работников, вернувшихся из командировки, куда они летали на самолете, бумажных билетов нет. Тогда понадобится распечатка электронного билета, посадочный талон, который пассажир получил в аэропорту вылета и документ, свидетельствующий об оплате. Чтобы подтвердить перечисление денег, работники компании обращаются в обслуживающий банк и берут выписку по личному счету, с которого оплачивали авиационный билет.

     Эти три документа в совокупности сотрудники финансового ведомства  считают достаточным доказательством расходов (информационное письмо Минфина России от 26 августа 2008 года). Налоговики обычно с этим согласны (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 15 декабря 2008 г. № 19-12/116256).

     Некоторые авиакомпании предоставляют своим пассажирам возможность зарегистрироваться на рейс заранее — в Интернете. При этом перевозчик высылает посадочный талон по электронной почте. Пассажир, распечатавший этот документ, получать посадочный талон в аэропорту уже не должен. Поэтому не будет нарушением, если вернувшийся из командировки сотрудник подтвердит стоимость авиаперевозки двумя электронными документами, выведенными на принтер: билетом и посадочным талоном. А к ним приложит выписку по личному банковскому счету.

     А что если посадочный талон у сотрудника не сохранился? Дубликат посадочного талона пассажиру перевозчик выдать не может.

     В Минфине России предложили такой  выход на случай, если очень важно признать расходы. В авиакомпании можно взять архивную справку, в которой перевозчик укажет сведения о пассажире, направлении и времени рейса.

     Некоторые авиакомпании такую справку выдают за деньги. Данные издержки компания вполне может взыскать с рассеянного работника.

     Вывод по главе 3.

     Исходя  из вышеизложенного, «Азиатско-Тихоокеанский  Банк» ОАО, посчитав нужным, может утвердить во внутреннем Положении банка о служебных командировках сотрудников изменения, произошедшие в законодательстве в 2009-2010 годах, связанные с подтверждениями обоснованности расходов на такси и с признанием расходов на командировку без приказа о направлении сотрудника в командировку и без служебного задания. Таким же образом можно предусмотреть в Положении пункт о переводе сотрудников на разъездной характер работ, если того будут требовать обстоятельства. В таком случае у организации будет меньше проблем с документальным подтверждением расходов. И что существенно: для выплаты разъездных компенсаций не нужны командировочные удостоверения.

     Если  сотрудник отправился в командировку на личном или служебном автомобиле, то для подтверждения расходов следует выписывать сотруднику путевой лист, в котором необходимо указать конкретные пункты отправления и назначения, время выезда из каждого пункта и время прибытия в следующий пункт, километраж на протяжении всего маршрута следования.

     Если  сотрудник вылетел в командировку по электронному билету, то для подтверждения  расходов ему необходимы: распечатка электронного билета, посадочный талон, который он получил в аэропорту вылета и документ, свидетельствующий об оплате (выписка из банка). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
 

     Перед данной работой была поставлена цель – осветить как можно больше вопросов в отношении расчёта с подотчётными лицами и провести анализ учета расчетов с подотчетными лицами в «АТБ»  ОАО, выявить недостатки и предложить мероприятия по их совершенствованию.

     Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров  в срок и не продажу их третьим  лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым  для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги.

     В курсовой работе рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, расходы на представительские цели, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

     Доходы  «Азиастско-Тихоокеанский Банк»  ОАО в январе 2010 года по сравнению  с 2009 годом увеличились на 209,3 %. Основную долю в структуре баланса в 33,5 % составляет валюта баланса. Основную долю в работающих активах занимают кредиты 51,8 %. В структуре привлеченных средств основную долю занимает средства физических лиц, которые в 2010 году увеличились на 32 %.  Резервы банка увеличились на 15 % и составили 2,650,520 тыс. руб., капитал и фонды на 4 % за счет нераспределенной прибыли. Сальдо доходов и расходов банка в 2010 году составляет 114,606 тыс. руб.

     Для организации расчетов с подотчетными лицами в «АТБ» ОАО разработано внутренне Положение о служебных командировках для сотрудников банка в соответствии с нормами и правилами, действующими в законодательстве РФ. Это позволяет банку надлежащим образом организовать систему прохождения процедуры оформления всех необходимых документов и расчетов с подотчетными лицами, правильное ведение бухгалтерского учета по данным операциям и соблюдение отчетности перед налоговыми органами.

     В «АТБ» ОАО помимо унифицированных  форм первичных документов по учету  труда и его оплаты, существуют дополнительные формы, предусмотренные банком.

     К унифицированным формам относятся: приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение, служебное  задание.

     Дополнительные  формы, используемые банком: служебная  записка, заявление о выдаче аванса, отчет о командировке.

     «Азиатско-Тихоокеанский  Банк» ОАО, посчитав нужным, может  утвердить во внутреннем Положении  банка о служебных командировках  сотрудников изменения, произошедшие в законодательстве в 2009-2010 годах, связанные  с подтверждениями обоснованности расходов на такси и с признанием расходов на командировку без приказа о направлении сотрудника в командировку и без служебного задания. Таким же образом можно предусмотреть в Положении пункт о переводе сотрудников на разъездной характер работ, если того будут требовать обстоятельства. В таком случае у организации будет меньше проблем с документальным подтверждением расходов. И что существенно: для выплаты разъездных компенсаций не нужны командировочные удостоверения.

     Если  сотрудник отправился в командировку на личном или служебном автомобиле, то для подтверждения расходов следует выписывать сотруднику путевой лист, в котором необходимо указать конкретные пункты отправления и назначения, время выезда из каждого пункта и время прибытия в следующий пункт, километраж на протяжении всего маршрута следования. Дату выдачи путевого листа и дату его поступления в бухгалтерию необходимо зафиксировать в журнале учета движения путевых листов по форме № 8.

     Если  сотрудник вылетел в командировку по электронному билету, то для подтверждения расходов ему необходимы: распечатка электронного билета, посадочный талон, который он получил в аэропорту вылета и документ, свидетельствующий об оплате (выписка из банка).