Учет расчетов с подотчетными лицами в банке

     Для налогового учета расходов бухгалтерии  потребуется также заранее оформленное  командировочное удостоверение работника по форме №Т-10 (при командировке по России или в страну СНГ, на границе с которой не делаются отметки на таможне). Или же копии страниц загранпаспорта с отметками пограничной службы (при командировке за границу).

     Кроме того, после возврата из поездки надо получить от сотрудника авансовый отчет. Этот вывод следует из подпункта 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Здесь сказано, что командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета работника. [8]

     Можно ли принимать к вычету «входной» НДС.

     Итак, документы, подтверждающие расходы  на транспорт, могут быть выписаны на компанию или работника. В первом случае компания примет НДС к вычету в обычном порядке — на основании счета-фактуры. Во втором случае (когда транспорт заказал сам работник) надо посмотреть, выделен НДС в документах отдельной строкой или нет. Если выделен, то налог на добавленную стоимость можно принять к вычету. Ведь кассовый чек и бланк строгой отчетности, выданные физическому лицу, заменяют счет- фактуру. Это следует из пункта 7 статьи 168 Налогового кодекса РФ. Если же НДС отдельной строкой не выделен, то признать в расходах можно всю сумму, указанную в первичных документах. НДС к вычету не принимается.[17]

     Когда придется удержать НДФЛ.

     Удерживать НДФЛ однозначно не придется, если работник использовал транспорт, чтобы добраться в последний день командировки от гостиницы до аэропорта (станции). Ведь в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ четко сказано: НДФЛ не нужно удерживать с расходов на проезд в аэропорт (вокзал) в местах отправления, назначения. А вот в остальных случаях проверяющие могут потребовать, чтобы компания с расходов на проезд, возмещенных сотруднику, удержала налог. [18]

     Впрочем, если сотрудник потратился на проезд от аэропорта или вокзала до гостиницы, то отстоять расходы можно во время проверки. Приведите проверяющим следующий аргумент. Пункт 3 статьи 217, в котором перечислены командировочные расходы, не облагаемые НДФЛ, предусматривает в том числе затраты на проезд в место назначения и провоз багажа. Стоимость транспортных услуг, которыми воспользовался работник, чтобы добраться до гостиницы, — это траты, напрямую связанные с дорогой к месту назначения. А значит, с таких расходов удерживать налог не нужно.

     А вот с затрат на транспорт, которые возникли у сотрудника в другие дни командировки, придется удержать НДФЛ, если компания не готова оспаривать иную точку зрения в суде. Ведь такие расходы прямо не предусмотрены статьей 217 Налогового кодекса РФ. Однако судьи считают, что расходы на транспорт во время командировки напрямую связаны с интересами компании, а не работника. Поэтому они не облагаются НДФЛ. Пример дела в пользу налогоплательщика — постановление ФАС Дальневосточного округа от 15 июня 2009 г. № Ф03-2484/2009. Воспользоваться указанным аргументом смогут компании, готовые отстоять свою правоту в суде.

     Когда придется заплатить  страховые взносы во внебюджетные фонды».

     В пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ прямо перечислены  командировочные расходы, которые не облагаются страховыми взносами. Здесь, в частности, упомянуты расходы на проезд в аэропорт и на вокзал в местах отправления и назначения. Отсюда можно сделать такой же вывод, как и в случае с НДФЛ: если сотрудник воспользуется услугами такси или общественным транспортом, чтобы в последний день добраться из гостиницы в аэропорт (на вокзал), то на расходы однозначно не нужно начислять взносы. Также можно списать расходы на проезд от аэропорта (вокзала) до гостиницы. Ведь такие затраты связаны с проездом к месту назначения. [19]

     А вот как обстоят дела с прочими  расходами на транспорт во время  командировки, в статье 9 Федерального закона № 212-ФЗ прямо не сказано.

     Не  исключено, что проверяющие потребуют  заплатить с прочих расходов на проезд страховые взносы. Например, со стоимости услуг такси по маршруту гостиница — компания — место назначения. При этом избежать уплаты взносов не получится с помощью способа, действовавшего до 2010 года по ЕСН. Речь идет о ситуации, когда компании не принимали расходы при расчете налога на прибыль (иными словами, не предусматривали пункт об оплате расходов на транспорт в трудовых и коллективных договорах) и, следовательно, избегали уплаты единого соцналога. В отличие от ЕСН страховые взносы не зависят от налогового учета. Если выплата в пользу сотрудника связана с трудовыми отношениями между компанией и работником, проверяющие потребуют уплаты взносов.

     Что касается страховых взносов от несчастных случаев на производстве, то их платить с расходов на транспорт не придется. Этот вывод следует из пункта 10 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765. [19]

     2) Документ: Письмо Минфина России от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/169. Расходы на командировку в налоговом учете можно признать без приказа о направлении сотрудника в командировку и без служебного задания. [6]

     В письме № 03-03-05/169 перечислены документы, которые необходимы, чтобы признать командировочные расходы при расчете прибыли. Минфин России пришел к выводу, что приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированные формы № Т-9 и № Т-9а), а также служебное задание (форма № Т-10а) в налоговом учете необязательны.

     Теперь  расскажу о документах, без которых компании не обойтись. Во-первых, сотрудник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет. Ведь, согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ, командировочные расходы признаются именно на день, которым датирован данный документ.

     Во-вторых, к авансовому отчету работник обязан приложить первичные документы, подтверждающие:

• расходы на проезд;
• расходы на проживание;
• иные расходы, связанные с командировкой.

     В-третьих, помимо авансового отчета и «первички» для признания расходов бухгалтерии понадобится командировочное удостоверение по форме № Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

     Без командировочного удостоверения можно  обойтись лишь в следующих случаях:

• сотрудник ездил в загранкомандировку (кроме стран СНГ);
• работник был в стране СНГ, которая на границе ставит отметки «прибыл—убыл»;
• местом командировки не являлось юридическое лицо.

     Если  у компании будут все перечисленные документы, у инспектора не возникнет претензий к командировочным расходам.

     3) Разъездная работа удобнее и выгоднее, чем командировки.

     Служебные поездки некоторых сотрудников  могут быть оформлены одним из двух способов: либо как командировки, либо как разъездная работа. Если сопоставить эти варианты, то можно увидеть — второй выгоднее для компании сточки зрения налогов и удобнее для бухгалтера в оформлении и расчетах выплат.

     Как отличить командировку от разъездной работы.

     Что считают командировкой. Основные признаки командировки приведены в статье 166 Трудового кодекса РФ. Там сказано, что командировка — это поездка, в которой работник выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Командировку оформляют по распоряжению работодателя и на определенный срок. [25]

     Таким образом, командировка — это разовая  служебная поездка сотрудника, в должностные обязанности которого не входят постоянные разъезды. Пример — поездка главного бухгалтера организации в новый филиал для налаживания учета.

     Что считают разъездной работой. Случаи, в которых служебные поездки сотрудников нельзя назвать командировками, перечислены в статье 168.1 Трудового кодекса РФ. К ним относятся ситуации, когда работа сотрудника:

• происходит в пути;
• предполагает постоянные разъезды;
• выполняется в полевых условиях;
• связана с экспедиционной деятельностью. Примеры профессий, которые предполагают работу в пути — машинист электропоезда, проводник, летчик, стюардесса и т. п. В полевых условиях могут работать, например, строители или геологи. С постоянными разъездами связана работа водителей, торговых и страховых агентов, курьеров. А с экспедиционной деятельностью связана, понятно, работа экспедиторов. [26]

     Когда возможен выбор. Существует множество должностей и профессий, которые предполагают как работу в офисе, так и служебные поездки. Примеры — работа менеджера по продажам, маркетолога, специалиста по наладке оборудования, настройщика компьютерных программ. С одной стороны, поездки таких сотрудников можно отнести и к командировкам – ведь они ездят в них периодически, а в остальное время работают в офисе. С другой стороны, служебные поездки таких работников входят в их повседневные должностные обязанности. Поэтому их можно считать связанными с разъездным характером работы.

     В таких ситуациях организация  может решить, будет ли она относить поездки к командировкам или  связывать их с разъездной работой. О таком праве выбора свидетельствует статья 168.1 Трудового кодекса РФ. Список сотрудников, работа которых носит разъездной характер, эта статья разрешает компаниям устанавливать самостоятельно — в локальном нормативном акте или коллективном договоре.

     Перечень  выплат работникам и в том и другом случае одинаков. К ним относятся:

• расходы на проезд;
• расходы на проживание (наем жилого помещения);
• суточные;
• другие расходы, сделанные с разрешения или ведома работодателя.

     А вот требования к оформлению разъездных поездок и командировок не совпадают. По-разному эти поездки влияют и на обязательные платежи в бюджет. И наконец, от вида поездок зависит и порядок расчета выплачиваемой работникам зарплаты, а также отпускных и пособий по временной нетрудоспособности. Проанализируем эти различия.

     Разъездную  работу оформить проще, чем командировки.

     Я сравнил перечень документов, которыми оформляют командировки, со списком документов, которые необходимы при выплате разъездных компенсаций. Результаты представлены в таблице 3. [23, C.55]

Таблица 3 – Сходства и различия командировок и разъездов