Учет расчетов с подотчетными лицами в банке

     Возмещение  расходов по проезду производится согласно установленным размерам транспортных расходов, утвержденных приказом председателя правления;

• транспортные расходы (городской транспорт до аэропорта (вокзала) и обратно) по проезду в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок при наличии подтверждающих документов;
• плата за пользование постельными принадлежностями (по факту расходов, подтвержденных квитанцией или отметкой на проездном билете);
• телеграфные, телефонные и почтовые расходы (только по производственной необходимости, по отдельному согласованию председателем правления);
• комиссии, взимаемые при обмене валюты (при обмене наличной валюты или чека в банке на иностранную валюту);
• сборы аэропортов и вокзалов;
• плата за пользование залом VIP (только для руководства банка - председатель правления, члены Правления);
• расходы по получению заграничного паспорта и виз;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• расходы по провозу багажа (до 30 кг);
• таможенные сборы;
• расходы по прописке (регистрации) заграничного паспорта в случае необходимости.

     Отнесение командировочных расходов к расходам, принимаемым при налогообложении  определяется Налоговым Кодексом РФ, глава 25.

4. Подлежат также оплате при предоставлении документов представительские расходы по каждому случаю отдельно, если подобное предусмотрено служебным заданием и согласовано с председателем правления Банка.
5. В исключительных случаях, когда невозможно обеспечить (утрата) представление в бухгалтерию документов, подтверждающих расходы, произведенные за время командировки, фактические расходы могут быть списаны бухгалтерией на основании служебной записки за счет прибыли. Служебная записки должна быть завизирована последовательно: самим командированным, его непосредственным руководителем, курирующим подразделение членом правления и в итоге председателем правления Банка. В иных случаях расходы, связанные с командировкой, но не подтвержденные соответствующими документами, сотруднику не возмещаются.
6. Расходы в связи с возвращением командированным сотрудником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство могут быть возмещены с разрешения председателя правления Банка только по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отозвание из командировки, болезнь) при наличии документа, подтверждающего такие расходы.
7. Расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах или проездные документы, оплачиваются командированными за счет суточных.

8. Суточные  расходы 

1. Суточные  носят компенсационный характер для возмещения прочих и личных расходов сотрудника во время пребывания его в командировке, не предусмотренных отдельными пунктами настоящего Положения.
2. За время нахождения в служебной командировке, в том числе и в пути к месту служебной командировки и обратно, работнику выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также время вынужденной остановки в пути, подтвержденной документально.
3. Если работник командирован в местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своей постоянной работы, суточные не выплачиваются. Вопрос о возможности возвращения к месту жительства работника в каждом конкретном случае решается руководителем структурного подразделения или другим уполномоченным должностным лицом, которое направило сотрудника в командировку, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания сотруднику условий для отдыха.
4. Выплата суточных производится в пределах норм, установленных соответствующим приказом председателя правления Банка, в соответствии с действующим законодательством РФ.
5. Превышение суточных, выплачиваемых по нормам Банка в размере более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации, а так же суммы оплаты расходов по найму жилья без подтверждающих документов в размере более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации включаются в совокупный доход сотрудника и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с требованиями гл. 23 НК РФ. А так же прочие суммы возмещения расходов сотруднику с разрешения председателя правления Банка без подтверждающих документов.
6. В случае, если командированный работник израсходовал больше суммы, выданной ему под отчет, и расходы подтверждены документально (например расходы по найму жилья оказались выше, чем предполагалось), эти расходы в пределах норм должны быть возмещены.

9. Расходы по найму жилого помещения

1. Командированному  сотруднику возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме тех случаев, когда командированному предоставляется бесплатное помещение) за каждые сутки нахождения в пункте служебной командировки со дня прибытия командированного в пункт назначения и по день выезда из него на основании представленных оправдательных первичных документов.
2. Возмещение расходов по найму жилого помещения производится в пределах норм и категории жилья, установленных соответствующим приказом председателя правления Банка, в соответствии с действующим законодательством РФ.
3. Компенсация сотруднику дополнительных расходов при найме жилого помещения выше установленных норм не производится. Исключение составляет письменное распоряжение председателя правления, а именно виза согласования расходов на служебной записке о возмещении расходов по проживанию свыше установленных норм.
4. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты возмещаются в размерах, установленных законодательством РФ. Расходы в последнем случае не относятся к расходам, принимаемым при налогообложении.
5. Если оплата за пользование жилыми помещениями произведена по различной стоимости, установленные предельные нормы возмещения расходов применяются к каждым суткам в отдельности.
6. Командированному сотруднику при представлении подтверждающих документов оплачиваются также расходы на бронирование мест в гостиницах и по найму жилого помещения во время вынужденной остановки в пути.
7. При компенсации расходов по найму жилья за счет принимающей стороны оплата за счет средств Банка не производится.
8. При расчете фактических расходов по найму жилья по предоставленным первичным документам в расчет берутся:

     — расходы по бронированию нанимаемых жилых помещений (в пределах 50% от стоимости проживания за сутки).Если стоимость бронирования установлена в большем размере, то часть, превышающая 50% от стоимости проживания в сутки, возмещается сверх норм и относится на расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу;

     — расходы по аренде нанимаемых жилых  помещений (мест) с необходимыми предметами утвари и услугами, включаемыми в арендную плату (тариф);

     — налоговые платежи по законам  страны пребывания, сопутствующие найму  жилья, включая курортные сборы, плату за регистрацию в месте  проживания, гостиничные сборы, стоимость  добровольного медицинского страхования (при отсутствии страховых выплат) и т.п.

     Если документально подтвержденные расходы по оплате проживания в гостиничном номере указаны с расшифровкой сумм предоставляемых услуг (например плата за пользование холодильником, телевизором, душем, кроме: обслуживания в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительнами объектами), то в целях налогообложения такие расходы рассматриваются как расходы по найму жилого помещения).

     Не  подлежит включению в расчет расходов по найму жилого помещения и компенсируется за счет личных средств командированного сотрудника оплата стоимости дополнительных услуг, не относящихся к арендной плате (тарифу), а именно: оплата завтрака (обеда, ужина), мини-бара, стирка, глажка и т.п.

10. Транспортные  расходы

1. Проезд  командированного к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (кроме тех случаев, когда  администрацией предоставляются командированному соответствующие средства передвижения) оплачиваются на основании проездных документов, что является транспортными расходами.
2. В счет фактических транспортных расходов берутся документально подтвержденные расходы на: оплату проезда к месту (местам) командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями); оплату проезда автотранспортом на вокзал, аэропорт и т.п. и обратно, если последние находятся за чертой населенного пункта.
3. При поездке сотрудника к месту (местам) командировки и обратно железнодорожным, воздушным и водным сообщениями категория мест оплачиваемых сотрудникам определяется в пределах норм, установленных соответствующим приказом председателя правления Банка.
4. Возмещение расходов на перевозку багажа, весом свыше установленных транспортными предприятиями предельных норм не производится. Исключение составляет перевоз багажа для нужд банка, что должно быть подтверждено письменным согласованием расходов председателем правления.
5. При потере документов, подтверждающих фактически произведенные расходы по проезду до места назначения и обратно, и невозможности предоставления дубликатов или справок из касс работник должен написать заявление на имя председателя правления Банка с просьбой оплатить эти расходы. При положительной резолюции или приказе возмещенная стоимость проездных билетов включается в совокупный доход работника, подлежащий налогообложению. Расходы в таких случаях не относятся к расходам, принимаемым в целях налогообложения.
6. Для обеспечения эффективности выполнения сотрудником служебного задания допускается оплата поездок служебного характера на такси при условии подтверждения непосредственным руководителем необходимости поездок и предоставления фактически понесенных расходов.
11. Телеграфные и телефонные расходы
1. Командированному сотруднику возмещаются расходы за пользование междугородной (международной) телефонной связью и телеграфные расходы и не включаются в его совокупный доход, если в связи со служебным поручением ему вменяется в обязанность информировать непосредственного руководителя о ходе его выполнения (подтверждение этого указания предоставляется в Управление бухгалтерского учета и отчетности). Расходы за пользование услугами связи возмещаются на основании счетов и квитанций об оплате этих услуг с визой председателя правления Банка, подтверждающей служебный характер и необходимость данных расходов. К авансовому отчету должен быть приложен счет (квитанция) из гостиницы с указанием кода региона, с которым производилось соединение по междугородной телефонной связи и номера телефона, с абонентом которого вел переговоры сотрудник Банка, находящийся в командировке. Аналогично учитываются расходы по доступу к сети Интернет, ксерокопированию документов и т.п.
12. Расходы за пользование залом VIP
1. Компенсация расходов за пользование залом VIP производится за счет расходов, не включаемых в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, на основании предоставленных документов только председателю и членам правления Банка.
6. Порядок получения денежных средств на командировочные расходы
1. Командированному сотруднику после подписания приказа о направлении в командировку перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, суточных и расходов по найму жилого помещения по нормам, установленным в Банке. Аванс на расходы по служебной командировке выдается сотруднику на основании заявления по форме Приложения Е к настоящему Положению и приказа председателя правления Банка не ранее чем за 5 (пять) рабочих дней до отъезда. Возможна выдача аванса по отдельному заявлению, завизированного председателем правления Банка, согласно его компетенции в рамках настоящего Положения, ранее этого срока для приобретения проездных билетов (например, за 45 календарных дней).
2. Не допускается при направлении в командировку выдача аванса сотруднику, не отчитавшемуся об израсходованных денежных средствах по предыдущей командировке. Контроль осуществляется сотрудником бухгалтерии Трубниковым К.В.
3. Если в служебном задании на командировку содержится задание работнику на участие или организацию представительских мероприятий, а также на приобретение за наличный расчет необходимых банку ценностей, то в заявлении на получение аванса работник заносит испрашиваемые суммы в строку «Прочее». Выданные на такие цели суммы учитываются каждая на отдельных счетах балансового счета 60308. Срок отчета по таким суммам совпадает со сроками отчета по командировке.
4. При отмене командировки полученная под отчет сумма возвращается в кассу Банка немедленно, в крайнем случае, не позднее 3 (трех) рабочих дней после получения приказа (распоряжения) об отмене командировки.
7. Порядок представления отчетов о командировке
1. Финансовый отчет
1. Сотрудники Банка после возвращения из командировки внутри страны обязаны не позднее 3 (трех) рабочих дней с момента возвращения представить финансовый отчет о командировке по установленной форме (Приложение Д к настоящему Положению) с приложением оправдательных документов в бухгалтерию.
2. К финансовому отчету (Приложение Д к настоящему Положению) прилагаются следующие документы:

• командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии из командировки, а так же отметками принимающей стороны о датах приезда и отъезда;

• служебное задание, заполненное сотрудником и подписанное непосредственным руководителем структурного подразделения и руководителем банка;
• документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения;
• документы, подтверждающие транспортные расходы
• иные документы, согласно настоящего Положения.
3. Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно финансового отчета, подлежит возвращению сотрудником в кассу в той валюте, в которой был выдан аванс, не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.
4. В случае невозвращения работником остатка средств в определенный срок соответствующая сумма возмещается Банку в порядке установленном трудовым и гражданско-процессуальным законодательством РФ.
5. Сотрудник бухгалтерии тщательно проверяет финансовый отчет о командировке арифметически, по существу (в отношении законности расходов, соответствия их назначению), формирует бухгалтерские проводки и удостоверяет произведенные процедуры своей подписью.
6. Представленные первичные документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Федерального Закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996г.
7. Неверно оформленные финансовые отчеты и первичные документы возвращаются на дооформление.
8. Проверенный отчет передается на согласование главному бухгалтеру и на утверждение председателю правления Банка.
9. Проверка финансового отчета бухгалтерским работником не должна превышать 3-х рабочих дней со дня предоставления отчета подотчетным лицом. Учет операций по приобретению материальных ценностей проводятся по счетам бухгалтерского учета в день утверждения авансового отчета руководителем.
10. Сотрудник бухгалтерии обязан не позднее 3 (трех) календарных дней с момента утверждения финансового отчета произвести окончательный расчет с командированным сотрудником по подотчетной сумме (расчет производится в рублях по курсу ЦБ РФ).
11. В случае если работнику банка приказом предоставлен отпуск сразу по окончании командировки в той же местности, работник вправе, по разрешению председателя правления предоставить финансовый отчет не позднее трех рабочих дней по возвращении (дата определяется по билету). Командировочные расходы в этом случае оплачиваются только за время командировки, определенное по приказу. Проезд оплачивается только до места командировки.

     В том случае, если, по разрешению председателя правления Банка обратный билет приобретается за счет средств Банка, то стоимость билета не уменьшит базу по налогу на прибыль. Кроме того, Банку необходимо удержать и перечислить в бюджет, на стоимость купленного работнику билета, налог на доходы физических лиц.

     В случае производственной необходимости, согласно приказу председателя правления, работодатель вправе направить работника  в командировку напрямую из места  проведения им отпуска.

2. Служебный отчет.
1. Не позднее 3 (трех) рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки сотрудник обязан подготовить и представить своему непосредственному руководителю или должностному лицу, принявшему решение о командировании сотрудника, помимо заполненного Служебного Задания отчет о командировке с указанием сроков, перечня и степени выполнения проделанной им работы, согласно установленной форме (Приложение Ж к настоящему Положению).
2. Сотрудником, командированным для выполнения определенных задач, к отчету о командировке прилагаются оригиналы либо ксерокопии документов, полученных им или подписанных и врученных им от имени Банка.
3. Сотрудником, командированным для участия в образовательном мероприятии (курсы, тренинг, семинары) к отчету о командировке прилагаются полученные им, как участником мероприятия, материалы, а в случае выступления работника с докладами, статьями, иными работами так же копии таких докладов, статей, работ.
4. Служебный отчет о командировке сотрудника проверяется его непосредственным руководителем, согласовывается руководителем структурного подразделения и в течение двух рабочих дней передается на утверждение председателю правления либо члену правления, курирующему структурное подразделение, в случае командирования сотрудника Филиала - управляющему Филиалом.
5. В случае невыполнения служебного задания и отсутствия утвержденного отчета о командировке, председателем правления по представлению руководителя структурного подразделения принимается решение о возмещении сотрудником расходов на командировку.

8. Особенности командировок за пределы  РФ

1. При командировании за пределы РФ Банк обеспечивает сотрудника денежными средствами в национальной валюте страны пребывания сотрудника или в свободно конвертированной валюте в качестве аванса.
2. Если при выдаче аванса общая сумма в иностранной валюте имеет дробную часть, то допускается применение арифметического правила округления до полной единицы.
3. Приобретение валютных средств в уполномоченном банке и бухгалтерский учет иностранной валюты осуществляются согласно требованиям действующего законодательства РФ.
4. Днем выезда (приезда) в загранкомандировку считается день пересечения границы России. Дни пересечения границы определяются сотрудником бухгалтерии на основании отметок в загранпаспорте выезжающего в командировку сотрудника.
1. Нормы возмещения суточных расходов на территории иностранных государств определены соответствующим приказом председателя правления Банка.
2. В случае выдачи суточных при направлении работника в зарубежную командировку не в валюте страны убывания, а в другой конвертируемой валюте, в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов производится пересчет выданной валюты в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи, а из рублевого эквивалента — в валюту страны пребывания.
3. В случае выплаты суточных в иностранной валюте в расчет налогооблагаемой базы принимается сумма в рублях по курсу Центрального банка РФ на дату представления авансового отчета в управление бухгалтерского учета, расчетов и отчетности Банка.
4. При загранкомандировках суточные за день выезда оплачиваются в иностранной валюте по нормам Банка как за один целый день; за день приезда суточные оплачиваются в валюте РФ. Работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов суточных установленных по норме.
5. Превышение суточных, выплачиваемых по нормам Банка в размере более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а так же суммы оплаты расходов по найму жилья без подтверждающих документов в размере более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке включаются в совокупный доход сотрудника и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с требованиями гл. 23 НК РФ.
6. В соответствии со ст. 16 Закона РФ «О языках народов РСФСР» от 25.10.91 № 1807-1 на территории РФ официальное делопроизводство в организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке. Поэтому любые документы, представленные командированным работником, должны быть подтверждены переводами.
7. Все перерасчеты по расходам в иностранной валюте производятся по курсу Банка России на дату представления отчета о командировке.
5. Если сотрудник получил аванс на командировочные расходы, но не выехал в командировку, он обязан в течение трех рабочих дней со дня принятия решения об отмене поездки возвратить в кассу Банка полученным им денежные средства в валюте той страны, в которой был выдан аванс. [9]