Учет расчетов с подотчетными лицами в банке

     2.3 Аналитический и  синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

     Учет  расчетов с подотчетными лицами в банке ведется на счете N 60307, 60308 "Расчеты с работниками по подотчетным суммам"

     Назначение  счетов: учет расчетов с работниками  по денежным средствам, выдаваемым под  отчет, а также сумм недостач денежных средств и других ценностей, возникших в результате кассовых просчетов, хищений и других злоупотреблений, если виновное лицо установлено. Счет N 60307 - пассивный, счет N 60308 - активный. [10]

     По  дебету счета N 60308 учитываются суммы выдаваемых под отчет денежных средств, в корреспонденции со счетами по учету кассы, а также суммы средств, переведенные работнику, находящемуся в связи со служебной необходимостью вне кредитной организации, в корреспонденции со счетами по учету расчетов; суммы недостач денежных средств и других материальных ценностей, возникших в результате кассовых просчетов, хищений и других злоупотреблений, допущенных работниками кредитной организации, в корреспонденции с соответствующими счетами.

     По  кредиту этого счета отражаются на основании отчетов суммы использованных денежных средств, а также сдаваемых денежных средств, в корреспонденции со счетами по учету расходов, материальных запасов, расчетов с поставщиками, подрядчиками и покупателями, кассы; погашение сумм недостач денежных средств и других ценностей, возникших в результате кассовых просчетов, хищений и других злоупотреблений, в корреспонденции с соответствующими счетами.

     В аналитическом учете ведутся  лицевые счета, открываемые каждому  работнику, получающему денежные средства под отчет, и по целевому назначению подотчетных сумм, а также по каждому работнику кредитной организации, допустившему недостачу денежных средств и других ценностей.

     Выдача  средств под отчет отражается следующей бухгалтерской проводкой:

     Дебет 60308 “Расчеты с работниками по подотчетным  суммам”

     Кредит 20202 “Касса кредитных организаций”

     Организация поставляет продукцию после предварительной  оплаты: подотчетное лицо вносит аванс  в кассу поставщика, и ему выдается приходный ордер на предоплату товара. Подотчетное лицо сдает авансовый отчет, где первичный документ — приходный ордер с назначением «Предоплата за товарно-материальные ценности».

     После утверждения авансового отчета подотчетного лица на израсходованные суммы:

     Дебет 70606 “Расходы”, 610 (08-11) “Запасы”, 60312 “Расчеты с поставщиками, подрядчиками и покупателями”

     Кредит 60308 “Расчеты с работниками по подотчетным  суммам”

     Если  после утвержденного авансового отчета на лицевом счете подотчетного лица балансового счета 60308 “Расчеты с работниками по подотчетным суммам” остался остаток, то его необходимо внести в кассу:

     Дебет 20202 “Касса кредитных организаций”

     Кредит 60308 “Расчеты с работниками по подотчетным  суммам”

     Если  после утвержденного авансового отчета выяснилось, что израсходованная сумма больше чем сумма, полученная под отчет, то сумма перерасхода отражается следующей бухгалтерской проводкой:

     Дебет 60308 “Расчеты с работниками по подотчетным  суммам”

     Кредит 60307 “Расчеты с работниками по подотчетным  суммам”

     И выдается подотчетному лицу:

     Дебет 60307 “Расчеты с работниками по подотчетным”

     Кредит 20202 “Касса кредитных организаций”

     Выводы  по главе 2.

     Доходы  банка в январе 2010 года по сравнению  с 2009 годом увеличились на 209,3 %. Основную долю в структуре баланса в 33,5 % составляет валюта баланса. Основную долю в работающих активах занимают кредиты 51,8 %. В структуре привлеченных средств основную долю занимает средства физических лиц, которые в 2010 году увеличились на 32 %.  Резервы банка увеличились на 15 % и составили 2,650,520 тыс. руб., капитал и фонды на 4 % за счет нераспределенной прибыли. Сальдо доходов и расходов банка в 2010 году составляет 114,606 тыс. руб.

     Для организации расчетов с подотчетными лицами в «АТБ» ОАО разработано  внутренне Положение о служебных  командировках для сотрудников банка в соответствии с нормами и правилами, действующими в законодательстве РФ. Это позволяет банку надлежащим образом организовать систему прохождения процедуры оформления всех необходимых документов и расчетов с подотчетными лицами, правильное ведение бухгалтерского учета по данным операциям и соблюдение отчетности перед налоговыми органами.

     В «АТБ» ОАО помимо унифицированных  форм первичных документов по учету труда и его оплаты, существуют дополнительные формы, предусмотренные банком.

     К унифицированным формам относятся: приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение, служебное задание.

     Форма АО-1 «Авансовый отчет» заменяется формой «Финансовый отчет о командировке». Существенных различий в них нет. Документ также составляется командированным сотрудником в течение 3-х дней со дня окончания командировки и предоставляется с оправдательными документами в бухгалтерию, где проверяется главным бухгалтером и после утверждается руководителем подразделения, затем председателем банка.

     Дополнительные  формы, используемые банком: служебная записка, заявление о выдаче аванса, отчет о командировке.

     Служебная записка используется при необходимости командирования сотрудника Банка, его непосредственный руководитель или другое уполномоченное должностное лицо формирует и согласовывает соответствующую служебную записку, с обязательным указанием следующей информации: место назначения, имя и должность направляемого(ых) в командировку сотрудника(ов), сроки, цель и план командировки с указанием мероприятий, необходимых для достижения цели командировки.

     Служебная записка, составленная без указания планируемых мероприятий, не рассматривается.

     Заявление о выдаче аванса. Командированному сотруднику после подписания приказа о направлении в командировку перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, суточных и расходов по найму жилого помещения по нормам, установленным в Банке. Аванс на расходы по служебной командировке выдается сотруднику на основании заявления по форме Приложения 6 к настоящему Положению и приказа председателя правления Банка не ранее чем за 5 (пять) рабочих дней до отъезда. Возможна выдача аванса по отдельному заявлению, завизированного председателем правления Банка, согласно его компетенции в рамках настоящего Положения, ранее этого срока для приобретения проездных билетов (например, за 45 календарных дней).

     Не  позднее 3 (трех) рабочих дней со дня  возвращения из служебной командировки сотрудник обязан подготовить и  представить своему непосредственному руководителю или должностному лицу, принявшему решение о командировании сотрудника, помимо заполненного Служебного Задания отчет о командировке с указанием сроков, перечня и степени выполнения проделанной им работы, согласно установленной форме (Приложение Ж).

     Учет  расчетов с подотчетными лицами в  банке ведется на счете N 60307, 60308 "Расчеты с работниками по подотчетным суммам".

     Таким образом, могу сказать, что банк АТБ  не нуждается в серьезных изменениях и можно лишь дополнить Положение банка в связи с некоторыми изменениями в законодательстве и предложить мероприятия, в общем касающиеся командировочных расходов.

     О таких мероприятиях пойдет речь в  третьей части моей курсовой работы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ

        УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ОАО «АТБ»  
 

     В этой главе данной курсовой работы я рассмотрел чем  можно дополнить Положение «АТБ»  ОАО о служебных командировках  в связи с изменениями за последние  годы и частные случаи командировочных  расходов, с которыми может столкнуться каждая организация и способы их учета.

     Итак, мероприятия, которые можно предложить будут следующие:

     1) Расходы на такси во время командировок

     Минфин России рассмотрел ситуацию, когда сотрудник компании во время командировки использовал городское такси. Расходы на проезд в этом случае можно списать при расчете налога на прибыль. Такой вывод сотрудники финансового ведомства сделали в письме от 31 июля 2009 г. №03-03-06/1/505. [5]

     Как справедливо заметили чиновники, перечень расходов, на которые можно уменьшить налогооблагаемый доход, является открытым. Это касается и командировочных расходов (подп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ). [7]

     Главное, чтобы выполнялось общее условие, предусмотренное пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. А именно затраты должны быть экономически обоснованны и подтверждены документами. Причем чиновники признают: законодательство не уточняет, что такое экономическая обоснованность. То есть это определяет сама организация.

     Если  расходы были направлены на повышение эффективности деятельности, их можно обосновать. Скажем, сотрудник компании во время командировки должен был ежедневно проводить несколько важных встреч в разных районах города. Чтобы оперативно перемещаться по городу, сотруднику понадобилось такси.

     А значит, если компания может предоставить документы, подтверждающие расходы на такси (например, бланк строгой отчетности), затраты можно списать.

     Из  статьи 252 Налогового кодекса следует, что проверяющих устроят даже документы, косвенно подтверждающие расходы. Таким образом, бухгалтеру понадобятся бумаги, которые подтвердят сумму и целесообразность расходов. Рассмотрим подробнее эти документы.

     Документы, подтверждающие сумму  расходов. Если сотрудник воспользовался общественным транспортом, то подтверждающим документом будет билет — бланк строгой отчетности, который заменяет накладную и кассовый чек. [12, c. 24-28]

     Что касается расходов на аренду машины или  такси, то все зависит от того, кто  заказывал транспорт — сам  сотрудник или его работодатель. Если транспорт изначально заказала компания, то документы будут сразу выписаны на нее. Это означает, что организация получит стандартный пакет — накладную, счет-фактуру и кассовый чек (при наличных расчетах). Если же сотрудник договорился о транспорте самостоятельно, то документы будут выписаны на его имя. Тогда он получит накладную и кассовый чек или бланк строгой отчетности, заменяющий эти два документа. Счет-фактуру на имя сотрудника выписывать не будут.

     Обратите  внимание, что в состав налоговых расходов можно списать не только стоимость аренды машины, но и затраты на ее заправку. В этой ситуации подтверждающим документом будет чек АЗС.

     Если работник ездил в командировку за границу, то подтвердить сумму затрат можно иностранной «первичкой». Ведь в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ четко прописано: расходы могут быть подтверждены первичными документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, которые приняты в иностранном государстве. Таким образом, работник может представить аналог квитанции, накладной, билета и т. д. [16]

     Иностранную «первичку» нужно перевести на русский  язык. Для этого можно привлечь переводчика или обойтись собственными силами компании.

     Перевод должен заверить руководитель.

     Документы, подтверждающие целесообразность расходов. Таким документом является приказ руководителя. В приказе следует указать, какие расходы на транспорт и в связи с чем компания будет возмещать (или оплачивать) работнику. Например, организация может возмещать услуги такси в том случае, если работник прилетает в пункт назначения ночью, когда не работает общественный транспорт. Другая ситуация: компания, куда командирован сотрудник, находится в городе, а гостиница — в пригороде. Следовательно, работник вынужден ежедневно прибегать к услугам общественного транспорта или такси.