Учет расчетов с подотчетными лицами

План

Введение ___________________________________________________ 3

1. Организация  учета расчетов с подотчетными  лицами ___________ 4 
2. Аналитический и синтетический учет _________________________ 6 
3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции _____________________________________________ 8 
4. Служебные командировки по России и за рубеж _______________ 15 
4.1. Документальное оформление командировки ________________ 17 
4.2. Сроки служебных командировок __________________________ 18 
4.3. Рабочее время и время отдыха командированного __________ 19 
4.4. Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных 
____________________________________________________ 20 
4.5. Временная нетрудоспособность командированного __________ 23 
4.6. Порядок выдачи и расходования авансов при командировках __ 23 
4.7. Отчет работника о командировке _________________________ 24 
4.8. Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы _ 26 
4.9. Гарантии и компенсации при командировках _______________ 27 
4.10. Зарубежные командировки ______________________________ 30 
4.11. Выдача аванса работнику _______________________________ 34 
4.12. Отчеты о служебной загранкомандировке _________________ 35 
4.13. Расчеты с подотчетным лицом ___________________________ 36 
5. Представительские расходы _______________________________ 37 
5.1. Оформление первичных документов _______________________ 38 
5.2. Бухгалтерский учет _____________________________________ 40 
6. Выводы и предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами __________________________________________ 43 
Литература ________________________________________________ 45

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению  организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных  расходов, для оплаты хозяйственных  расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции  в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

С этих позиций  выбранная тема курсовой работы актуальна.

Цель работы: рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и  организации контроля расчетов с  подотчетными лицами.

Объектом исследования выбран Читинский областной союз потребительских обществ – союз потребительских обществ области, созданный ими для координации  деятельности потребительских обществ  и районных союзов потребительских  обществ, обеспечения защиты имущественных  и иных прав потребобществ и их членов, районных союзов, представления их интересов в государственных органах и органах местного самоуправления, а также для оказания правовых, информационных и иных услуг. Читинский ОПС является добровольным объединением потребительских обществ – членов союза. Период исследования – ноябрь 2003 года.

Методологической  основой написания курсовой работы являются нормативные документы  по ведению бухгалтерского учета  и отчетности, учебная литература и данные Читинского облпотребсоюза.

1. Организация  учета расчетов с подотчетными  лицами

Не все организации  расплачиваются по безналичному расчету  – перечисляя деньги со своего счета  на счет продавца. Иногда гораздо удобней  и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный  инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. 
Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

Перечень подотчетных  лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия. В Читинском ОПСе разрешено получать подотчет всем работникам административно-управленческого аппарата, директорам магазинов и заведующим производством.

Все работники  предприятия, получающие деньги под  отчет, должны соблюдать правила  работы с наличностью. Они предусмотрены  Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40. Так, в пункте 11 этого документа  сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислять  подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может  получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать  авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

Сотрудник может  получить деньги под отчет из кассы  предприятия только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать  наличные деньги из выручки под отчет  в ОПСе согласовываются с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции (Приложение 1).

Во-первых, предприятие  выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места  назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник  получит деньги, руководитель предприятия  должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также  какая сумма командировочных  ему положена.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными  от имени своего предприятия с  другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС  горюче- смазочные материалы для  служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник  пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В  нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.

Даже если сотрудник  не отчитался в срок по подотчетным  деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно  принадлежат организации, которая  их выдала. Доходом работника они  не являются и НДФЛ не облагаются.

2. Аналитический  и синтетический учет

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это  предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина  России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти  расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер  № 7, форма которого утверждена письмом  Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

В Читинском облпотребсоюзе применяется журнал формы К-10 (Приложение 
2). В нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетника.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в  нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает  сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 
50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет, его форма № АО 
-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все  предприятия. 
Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. 
Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет (Приложение 3). 
Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. 
Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть  денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток  в кассу предприятия. Бухгалтер  составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег  не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1) руководитель  предприятия признал, что перерасход  оправдан, работнику должны возместить  разницу;

2) руководитель  решит, что работник проявил  излишнюю самостоятельность, то  сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный  срок, подлежат отражению по кредиту  счета 71 в корреспонденции со счетом 94 
«Недостачи и потери от порчи ценностей».

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в  аналитическом учете он может  иметь сальдо сразу по дебету (когда  кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник  потратил свои деньги, а предприятие  их пока не вернуло).

В Читинском  ОПСе данные по подотчетным суммам заносятся в регистр аналитического учета - журнал формы К-10, в нем делается группировка, подсчитываются итоги за месяц.

Выдача денег  сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18 (Приложение 4), особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся  на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих  счетов. Ордер регистрируется в регистрационном  журнале по счетам синтетического учета  и разносится в Главной книге 
(Приложение 5). Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

В бухгалтерском  балансе дебиторскую задолженность  по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие  дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».

3. Приобретение  подотчетными лицами товарно-материальных  ценностей, продукции

Приобретение  товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической  литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин  и товарным чеком, дополнительно  содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный  номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась  заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие  реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество 
ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Пример

В Читинском облпотребсоюзе на бензин подотчет деньги не выдаются. 
Выдаются талоны водителям, которые приобретаются в организации 
«Нефтемаркет» по безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку запчастей (Приложение 6). Комиссия, в которую входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден руководителем) признает замену запчастей необходимым и выносит решение о списании старых, износившихся запчастей на новые. В учете это отражается следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб. – выданы наличные деньги водителю;

Дебет 10 Кредит 71 – 445 руб. – на сумму закупленных  запасных частей водителем;

Дебет 44 Кредит 10 – 445 руб. – списание замены запчасти старой на новую.

Товарный чек  необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности  для указания конкретного перечня  приобретенных товаров 
(например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).