Учет расчетов с подотчетными лицами

В тех случаях, когда работники, направленные в  краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы  за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает им суточные в 30% нормы (п. 3 постановления Совмина – Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. № 
1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств»).

При направлении  за границу делегаций учащихся (школьники, студенты вузов, учащиеся техникумов и  других учебных заведений) направляющая сторона выплачивает суточные в  размере 15 процентов нормы при  условии, что они обеспечиваются питанием за счет направляющей или  принимающей стороны и не получают иностранную валюту на личные расходы  от принимающей стороны.

В случае пребывания работника в краткосрочной зарубежной командировке более 60 дней выплата  суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (п. 5 постановления № 
1261).

При направлении  работника в служебную командировку работодатель может в приказе  на командирование определить, каким  видом транспорта надлежит пользоваться работнику, а также по тарифу какого класса будет ему оплачен проезд. Помимо расходов, на проезд командированному также возмещаются документально подтвержденные расходы по уплате консульских, аэродромных сборов, сборов за право въезда, прохода, транзита и иные аналогичные платежи и сборы.

Расходы по проезду  работника к месту командирования и обратно принимаются в бухгалтерском  учете, и в целях налогообложения в размере фактически произведенных и документально подтвержденных затрат. При непредставлении (утрате) подтверждающих документов работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника, с отнесением указанной суммы в бухгалтерском учете в состав расходов по обычным видам деятельности или в состав прочих расходов в зависимости от целей командировки. В целях налогообложения расходы, не подтвержденные документально, не уменьшают базу по налогу на прибыль и не подлежат включения в доход, облагаемый НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Приказ Минфина  России № 15н применяется в качестве ориентира для определения нижней границы возмещаемых расходов на наем жилого помещения при зарубежных командировках. Эти расходы, подтвержденные документально, принимаются к учету в размере фактически произведенных затрат.

Выдача аванса работнику

Для определения  суммы, необходимой на оплату командировочных  расходов, организация может составить  смету: в произвольной форме, исходя из норм, установленных приказом руководителя.

Получить наличную валюту в банке для оплаты командировочных  расходов организация может со своего текущего валютного счета при  наличии на нем необходимой суммы. Как правило, средства в иностранной  валюте на текущем счете имеют  организации-экспортеры, а остальным  организациям нужно купить валюту.

Валюта выдается организации в наличной форме  или на эту сумму банк приобретает  дорожные чеки. Для этого нужно  заполнить заявку в двух экземплярах  и представить ее в банк. Форма  заявки приведена в положении  № 
62 и состоит их 2 разделов: первый заполняет организация, второй – банк. 
Использовать эти средства на иные цели, кроме как на оплату командировочных расходов, в том числе для осуществления платежей по внешнеэкономическим сделкам, запрещается (п. 3.1 Положение № 62).

Наличная валюта выдается организации банком на основании  заявки, но не ранее чем за 10 рабочих  дней до даты выезда в служебную  зарубежную командировку. Валюта в  тот же день должна быть оприходована в кассу предприятия. Дорожные чеки выдаются непосредственно командируемому работнику.

В соответствии с Планом счетов денежные средства в иностранной валюте в кассе  учитываются, например, на счете 50-2 «Валютная  касса в долларах 
США». Порядок ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой нормативными актами Банка России не установлен.

Но организации  могут применять такой же порядок ведения кассовой книги, как и для учета рублевых операций (но в отдельной кассовой книге), они установлены Порядком ведения кассовых операций на территории РФ, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. 
№ 40.

Выдается наличная валюта из кассы в пределах сумм, причитающихся на эти цели. Для  учета выданных сумм в иностранной  валюте на командировочные расходы  открывается отдельный субсчет, например 71-2 «Расчеты в иностранной  валюте». В учете:

Дебет 71-2 Кредит 50-2 – на сумму, выданную под отчет (возврат средств 
– обратная проводка).

Отчеты о служебной  загранкомандировке

После возвращения  из командировки работник должен представить  отчеты:

- о выполнении  задания на командировку по  форме № Т-10а;

- авансовый отчет  по форме № АО-1.

Согласно Положению  № 62 в 10-дневный срок после возвращения  из командировки работник должен сдать  в бухгалтерию отчет и рассчитаться с организацией за выданную ему под  отчет иностранную валюту. Если предприятие  получило иностранную валюту на командировочные  расходы в банке, то оно должно предоставлять в этот банк отчет  об использовании выданной на эти  цели иностранной валюты. Отчет Т-10а  должен быть подписан руководителем, в  нем отражаются цели и результаты командировки, к нему прилагаются  протоколы о намерениях или предварительные  договоры, образцы рекламной продукции, прейскуранты, проспекты и другие документы, так или иначе подтверждающие выполнение целей служебной командировки. В бухгалтерском учете по авансовому отчету делаются проводки:

Дебет 44 Кредит 71-2 (71-1) – по списанию расходов на командировку. В зависимости от характера произведенных  расходов, соответствующих заданию  на командировку, счет 71 может кредитоваться  и с другими счетами.

Курсовые разницы, которые образуются при изменении  курса иностранной валюты, определяются в соответствии с ПБУ 3/2000. Расходы в иностранной валюте на загранкомандировки пересчитываются в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчета. (дата признания расходов). В бухгалтерском учете курсовая разница отражается в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность. Положительная курсовая разница признается в составе внереализационных доходов, а отрицательная – внереализационных расходов (дебет 91-2 кредит 71-2).

Расчеты с подотчетным  лицом

По авансовому отчету у командировочного сотрудника может быть либо перерасход (он сдается  в кассу), либо остаток средств  в иностранной валюте. 
Предприятие обязано вернуть неизрасходованный остаток в банк в течение 10 рабочих дней с момента возвращения командируемым лицом в кассу. Если сумма перерасхода в иностранной валюте превышает эквивалент 10 000 $ США по курсу 
ЦБ РФ на дату погашения указанной суммы, уполномоченный банк направляет извещение в Минфин РФ (Положение, утвержденное ЦБ РФ 20.08.02 № 193-П).

Задолженность командированного лица перед организацией может быть погашена путем внесения в кассу организации эквивалентной  суммы задолженности в рублях по курсу Центробанка., она также сдается в банк.

У командированного сотрудника может возникнуть перерасход наличной иностранной валюты по авансовому отчету. Такая ситуация бывает, когда  он расходует во время командировки собственные валютные средства, приобретенные  от своего имени и за свой счет. В  этом случае для погашения перерасхода  банк запрашивает авансовый отчет  командируемого лица и документы, подтверждающие его расходы за пределами РФ. Организация  может погашать задолженность разными  способами: в наличной или безналичной  форме, в рублях или иностранной  валюте. Если организация не предъявила по требованию уполномоченного банка  авансовый отчет и подтверждающие документы, банк имеет право отказать в выдаче суммы задолженности  в наличной иностранной валюте или  в переводе на валютный счет командируемого лица.

5. Представительские  расходы организации

Организация с  целью расширения взаимовыгодного  сотрудничества со своими контрагентами  и заключения новых хозяйственных  договоров осуществляет расходы, связанные  с приемом и обслуживанием  представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

В состав представительских  включаются также расходы организации  по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров 
(правления) или другого аналогичного органа организации.

В настоящее  время организациям следует руководствоваться  перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.

Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут либо непосредственно  в самой организации, либо с выездом  на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.

Оформление первичных  документов

Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий  в соответствии со ст.9 Закон N 129-ФЗ) должно оформляться оправдательными  документами, которые служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

Включение представительских  расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при  наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны  дата и место проведения деловой  встречи 
(приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Документальное  оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

1) оформление  так называемых подготовительных  документов;

2) оформление  уточняющих (конкретизирующих) документов;

3) оформление  документов, подтверждающих фактическое  расходование денежных средств.

Представительские расходы - это планируемые и целевые  расходы.

На первом этапе  в организации составляется и  протоколом правления (в 
Читинском Облпотребсоюзе) утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

На этом же этапе  издаются внутренние организационно-распоря- дительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

- перечень официальных  лиц организации, имеющих право  участвовать в переговорах и,  следовательно, получать под отчет  средства на представительские  расходы;

- порядок выдачи  подотчетных сумм на представительские  расходы;

- порядок расходования  средств на представительские  расходы;

- документальное  оформление представительских расходов;

- порядок осуществления  контроля над расходованием и  списанием средств на представительские  расходы;

- нормирование  отдельных видов представительских  расходов.

На втором этапе  составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные  с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

- распоряжение  руководителя о назначении ответственного  за проведение официального мероприятия;

- распоряжение (решение правления Облпотребсоюза) о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

- программа проведения  деловой встречи с указанием  даты, места и сроков проведения  деловой встречи, ФИО участников  со стороны организации и со  стороны приглашенных и их  должностей, утвержденной сметы  представительских расходов.

На третьем  этапе ответственным лицом оформляются  и представляются в бухгалтерию  организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

- отчет о расходах  на проведение деловой встречи;

- авансовый отчет  с приложенными документами, подтверждающими  произведенные расходы.

Такими документами  являются: счета предприятий общественного  питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы  об оплате транспортных расходов, документы  об оплате услуг переводчика и  т. д.

Все первичные  документы должны соответствовать  требованиям п.2 ст.9 
Закона N 129-ФЗ.

Бухгалтерский учет

Документы, регулирующие порядок организации и ведения  бухгалтерского учета в организации, не содержат понятия "представительские  расходы".

Но если понесенные организацией затраты по своему характеру  можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила  признания затрат расходами (п.2 Положения  по бухгалтерскому учету "Расходы  организации" ПБУ 10/99).