Учет расчетов с подотчетными лицами

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных  организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки  приобретенных товаров представители  организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным  лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями  организации и удостоверяющий факт приобретения товарно- материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

При покупке  товаров у частных лиц и  индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

Данный акт  должен содержать реквизиты, перечисленные  в п. 13 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного  приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени  которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном  и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и  проверить достоверность расхода  подотчетным лицом выданной ему  суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения  налогом на доходы физических лиц.

Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное  лицо выступает от своего имени, а  прием денег за оказанные ему  услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются  сделками между юридическими лицами.

На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а  уже затем организация возмещает  работнику потраченные на эти  цели денежные средства. При этом налоговые  органы в отдельных случаях рассматривают  такую операцию как факт покупки  организацией товара у физического  лица и требуют включить выплаченные  работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание  подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для  собственных нужд, а для организации  работнику следует оформить покупку  от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

При этом после  одобрения сделки у организации  возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.

В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:

Дебет 10, 41 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно- материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным  товарно- материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации  перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед  физическим лицом по приобретенным  товарно-материальным ценностям.

Возможен и  другой вариант, когда работник может  также заранее заключить договор  о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме  оплаты приобретаемых товаров.

В этом случае в  бухгалтерском учете организации  должны быть сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом  товарно- материальных ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);

Дебет 10, 41 Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным  лицом;

Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным  товарно- материальным ценностям;

Дебет 73 Кредит 50 - работнику организации возмещены  из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

Авансовый отчет  в этом случае должен быть утвержден  в общеустановленном порядке. 
Пример

В Читинском  облпотребсоюзе если сумма закупа небольшая (до 100 руб.) выписывается требование начальником АХО куда расходованы средства, руководитель подписывает разрешение на списание закупленных материалов. В учете это отражается:

Дебет 44 Кредит 71 – 44 руб. 60 коп, – на сумму закупленных  канцтоваров (Приложение 3). В учетной  политике указана возможность ведения  таких записей.

Дебет 71 Кредит 50 – 44 руб. 60 коп. – сотруднику возмещены наличные деньги на расходы.

Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как правило, наличными деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При этом лимита расчетов в 60 000 рублей по одной сделке можно не соблюдать (этот лимит, установленный  ЦБ РФ, касается только расчетов с юридическими лицами). В Читинском ОПСе возможен закуп сельскохозяйственного сырья у юридического лица (ООО «Крупка») подотчетным лицом (Приложение 7). 
Продавцом выписывается счет-фактура.

Операции по закупке должны оформляться первичными документами, а именно – закупочным актом. Каждая организация вправе разработать  свою форму этого документа, так  как унифицированной нет. Выплата денег физическим лицам может оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

Пример (Приложение 8)

Подотчетным лицом  – Мордвинцевой И.В. в сентябре 2003 года произведена закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом  от 24 сентября. В нем указано, что  продукция (мясо говядина) закуплена  именно у физического лица (Дашидондоковой С.Б.) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих подписей. Право на сдачу мяса подтверждается соответствующей справкой. Право реализации (с ограничениями или без) в определенном количестве дает ветеринарное свидетельство, выписываемое органами госветнадзора.

В бухгалтерском  учете даются проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 9 576 руб. – выданы деньги подотчет из кассы;

Дебет 10 Кредит 71 – 9 756 руб. – подотчетным лицом  произведен закуп сельхозпродукции.

Остатка или  перерасхода нет.

Но прежде чем  выплатить физическому лицу денежные средства, следует отметить, что  удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.

Пример

В октябре 2003 года организация выдала под отчет  своему сотруднику 
80 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же месяце работник нашел продавца – физическое лицо и приобрел у него 
ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией.

Остаток неизрасходованных  средств сотрудник сдал в кассу  организации.

В октябре 2003 года в бухгалтерском учете предприятия  будут сделаны следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 – 80 000 руб. – выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;

Дебет 41 Кредит 71 – 32 000 руб. – оприходованы два  компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;

Дебет 50 Кредит 71 – 48 000 руб. – возвращен остаток  неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

4. Служебные  командировки по России и за  рубеж

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса, далее - ТК РФ).

Инструкция не указывает, что следует считать  местом постоянной работы. 
На практике местом постоянной работы считается расположенное в определенном населенном пункте предприятие, либо отдельная его часть, участок, отделение, объект предприятия, работа в котором обусловлена трудовым договором. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

Не признаются командировками служебные поездки  работников, постоянная работа которых  протекает в пути или имеет  разъездной характер (ст. 166 ТК 
РФ).

Рабочие и служащие обязаны выполнять распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении в командировку. Отказ от такой поездки считается  нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

Нельзя направлять в командировки беременных женщин и  работников до 18 лет (за исключением  творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих  в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в  соответствии с перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с  учетом мнения Российской трехсторонней  комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, ст. 259, 268 ТК 
РФ).

Направлять в  служебные командировки женщин, имеющих, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с их письменного  согласия и при условии, что это  не запрещено им медицинскими рекомендациями. При этом женщины, имеющие детей  в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме  со своим правом отказаться от направления  в служебную командировку.

Сказанное выше относится и к работникам, имеющим  детей-инвалидов или инвалидов  с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей  в соответствии с медицинским  заключением, а также, согласно ст. 264, распространяется на отцов, воспитывающих  детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

Для остальных  работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Работник - совместитель может также быть направлен в  командировку. 
Средний заработок сохраняется ему только в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними (п. 9 Инструкции Минфина СССР, 
Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» далее – Инструкция № 62).

Только штатные  работники, заключившие с предприятием трудовой договор, находятся в административном подчинении у руководителя и могут  быть направлены им в командировку.

Если физическое лицо не состоит в штате предприятия, но выполняет для этого предприятия  какие-либо работы (оказывает услуги), связанные с поездкой в другую местность, то с этим физическим лицом  должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами  гражданского права.

К договорам  гражданско-правового характера  относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский и  иной договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). В этом случае порядок  и условия возмещения документально  подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами  в тексте договора.

К таким расходам могут быть, например, отнесены расходы  по проезду и найму жилья, приобретению материалов и другие.