Методика учета и анализа расчетов с персоналом по оплате труда

Документами организации, служащими основанием для начисления заработной платы, являются: штатное расписание, приказы руководителя организации о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников, поступающие в бухгалтерию из отдела по работе с персоналом; табели учета использования рабочего времени всех категорий рабочих и служащих; наряд на сдельную работу и т.д.

Для учета расчетов с персоналом в организации применяются следующие унифицированные формы первичных документов:

• по учету кадров: приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Приложение 22); личная карточка работника (Приложение 23); штатное расписание; приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Приложение 24); приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Приложение 25); график отпусков (Приложение 26); приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (Приложение 27); приказ (распоряжение) о поощрении работника (Приложение 28).
• по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда: табель учета рабочего времени (Приложение 29); платежная ведомость (Приложение 30); журнал регистрации платежных ведомостей; лицевой счет (Приложение 31); записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Приложение 32); записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Приложение 33); акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы; листок нетрудоспособности (Приложение 34).

Кадровые приказы регистрируются в специальной книге (журнале), которая ведется сотрудниками отдела по работе с персоналом вручную (Приложение 35). Для оформления расчетов с персоналом по оплате труда в СФ ОАО «ВолгаТелеком» применяются следующие формы документов, не входящие в состав унифицированных:

- Реестр депонированной заработной платы (форма № РсП-34). Открывается на месяц, применяется для составления перечня работников Организации, заработная плата которых депонирована (Приложение 36).

- Книга учета депонированной заработной платы (форма № РсП-43). Открывается на год. Для каждого депонента отводится отдельная строка, по которой указывается табельный номер, фамилия, имя и отчество, депонированная сумма, а в дальнейшем делается отметка о ее выдаче. Для отметок о выдаче сумм предусмотрены двенадцать граф по количеству месяцев; отметки о выдаче производятся в соответствующей графе, в зависимости от того, в каком месяце была произведена выплата причитающейся суммы. Суммы, оставшиеся на конец года неоплаченными, переносятся в новую книгу, открываемую также на год.

В соответствии с Трудовым Кодексом РФ при приеме на работу кандидат пишет заявление о приеме на работу на вакантную должность (Приложение 37). После одобрения директора на работника составляется приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Т-1) (Приложение 22). Работник отдает в отдел кадров на ответственное хранение свою трудовую книжку, на него составляется личная карточка работника (Т-2) (Приложение 23) и заключается Трудовой договор (Приложение 16). Трудовая книжка - основной документ установленного образца о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Личная карточка работника содержит паспортные данные, место жительство, семейное положение, данные об образовании, данные о воинской обязанности. Также к личной карточке могут прикладываться резюме (Приложение 38), автобиография и копия диплома о высшем образовании. Трудовой договор - соглашение между организацией и работником, в соответствии с которым организация обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Трудовой договор содержит: предмет трудового договора, общее положение, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха и социально бытовые условия, оплата труда, ответственность сторон, иные условия трудового договора. При изменении условий в трудовом договоре, к договору прикладывается вкладной лист «Изменение к трудовому договору».

Для оформления и учета перевода работника на другую работу в СФ ОАО «ВолгаТелеком» используется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Т-5) (Приложение 24). Основанием для перевода по инициативе администрации являются приказы по основной деятельности. Работодатель обязан письменно уведомить работника о переводе на другую работу.

Для регулирования ухода работников в отпуск в СФ ОАО «ВолгаТелеком» издается приказ о составлении графиков ежегодных оплачиваемых отпусков на 2007 год, составляется график отпусков (Т-7) на 2007 год (Приложение 25), в котором указывается время предоставления очередного отпуска каждому сотруднику организации. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется на основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (Т-6) (Приложение 25) на 28 календарных дней. При расчете суммы отпускных заполняется унифицированная форма первичных учетных документов № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (Приложение 32). При предоставлении отпуска без сохранения заработной платы и отпуска по беременности и родам, работнику необходимо написать заявление (если эти отпуска превышают 7 дней, то расчетный период для предоставления ежегодно оплачиваемого отпуска, сдвигается). В случае переноса ежегодного оплачиваемого отпуска по Приказу генерального директора в связи с производственной необходимостью, дата нового отпуска отражается в личной карточке и лицевом счете.

Направление сотрудника в командировку. Перед тем как направить работника в командировку, оформляют служебное задание (Т-10) (Приложение 39), составляют приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку по унифицированной форме № Т-9 (Приложение 40), выписывают командировочное удостоверение (Т-19) (Приложение 41). Работником составляется авансовый отчет (по форме № АО-1) с приложенными первичными документами, подтверждающими произведенные расходы (Приложение 42). Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по средней заработной плате за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Общий порядок расчета среднего заработка установлен ст. 139 Трудового кодекса РФ. Сотруднику необходимо после возвращения из командировки заполнить на бланке служебного задания раздел 12 «Краткий отчет о выполнении задания».

Для учета и контроля отработанного времени в организации применяют табель учета рабочего времени (Т-12) (Приложение 29). Ответственность за ведение табеля учета рабочего времени возложена на бухгалтера-кадровика. В табеле делаются отметки по каждому работнику о явках и неявках на работу и причинах неявки. На каждого работника СФ ОАО «ВолгаТелеком» заводится табельный номер. По итогам месяца в табеле учета рабочего времени делаются записи по количеству отработанных дней и часов.

Для выплаты заработной платы из кассы выписывается доверенность на получение денежных средств на выплату заработной платы рабочим, составляется платежная ведомость (Приложение 30) по цехам, в которой указывают фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (Приложение 43) номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости. Поступление денежных средств в кассу на выплату заработной платы работникам кассир оформляет приходным кассовым ордером № КО-1 (Приложение 44). Заработную плату выдают из кассы организации в течение 3-х рабочих дней, считая день получения денег в банке. Остатки не выданной заработной платы подлежат сдаче в банк. Сумма депонированной заработной платы указывается в реестре по депонированной заработной плате (Приложение 36).

Для оформления и учета увольнения работника в СФ ОАО «ВолгаТелеком» работник за две недели пишет заявление об увольнении, составляется приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (Т-8) (Приложение 27). Данный приказ заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляется работнику под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке (в раздел Х «причина увольнения») и составляется справка о задолженности с подписью ответственных лиц. При расчете суммы денежных средств, причитающихся работнику при увольнении в СФ ОАО «ВолгаТелеком» применяется унифицированная форма первичных учетных документов № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником» (Приложение 33). Делается запись в трудовой книжке, выдается справка о доходах по форме 2-НДФЛ (Приложение 45).

Таким образом, на основе изучения первичных документов, можно сделать вывод о том, что в целом первичный учет личного состава, отработанного времени и расчетов с персоналом ведется в соответствии с требованиями нормативных актов. Однако кадровый учет целесообразно дополнить определенными формами документов, в отдельных случаях ввести недостающие графы, обратить внимание на полноту и своевременность заполнения некоторых документов. Предлагается учесть следующие рекомендации: 1. Кадровые приказы регистрируются в специальной книге (журнале), которая ведется сотрудниками отдела по работе с персоналом вручную, рекомендуется вести журнал на компьютере; 2. Ведутся платежная ведомость по форме № Т-53 и расчетная ведомость по форме № Т-51, рекомендуется также использовать ведомость распределения начисленной заработной платы по корреспондирующим счетам и видам оплат по предприятию (Приложение 46); 3. Заявление на предоставление вычетов по НДФЛ работники должны писать в начале каждого года; 4. Сотруднику требуется после возвращения из поездки, заполнить на бланке служебного задания (форма № Т-10а) раздел 12 «Краткий отчет о выполнении задания»; 5. Требуется заполнять все необходимые реквизиты в документах (коды, ИНН, номера документов, подписи).

2.2 Формирование затрат по оплате труда работников СФ ОАО «ВолгаТелеком»

Для целей бухгалтерского учета затраты на оплату труда формируются в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. № 33н. Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий: расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота; сумма расходов может быть определена; имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. При формировании расходов по обычным видам деятельности должна быть обеспечена их группировка по элементам. В неё входят затраты на оплату труда и отчисления на социальные нужды [36].

Для целей налогового учета при формировании налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщики уменьшают полученные доходы на сумму произведенных расходов. Виды затрат, которые не могут относиться на расходы в целях налогообложения прибыли независимо от того, что эти затраты предусмотрены трудовыми договорами или коллективным договором установлены в статье 270 НК РФ. При этом расходами признаются затраты, осуществленные налогоплательщиком, отвечающие следующим условиям (ст. 252 НК РФ): обоснованные, т.е. экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме; документально подтвержденные, т.е. затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором); произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Указанным условиям полностью отвечают все суммы оплаты труда работникам за отработанное ими время. Во-первых, эти выплаты непосредственно связаны с производственной деятельностью организации, т.е. деятельностью, направленной на получение дохода. Во-вторых, их экономическая обоснованность не вызывает сомнений, поскольку она определяется и регулируется самим рынком труда. Минимальный размер выплат (помимо того, что он ограничен законом) устанавливается работодателем с учетом средних отраслевых значений. Максимальный размер выплат ограничен необходимостью сохранения конкурентоспособности работодателя. В-третьих, начисление и выплата заработной платы оформляется документально в установленном порядке.

Порядок отнесения сумм выплат, произведенных в пользу работников, на расходы организации, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, установлен в статье 255 НК РФ и не зависит от порядка отражения соответствующих выплат в бухгалтерском учете. Согласно ст. 255 в целях налогообложения прибыли в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, а также расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами [38].

Фонд заработной платы (фонд оплаты труда) - сумма вознаграждений, предоставленных наемным работникам в соответствии с количеством и качеством их труда, а также компенсаций, связанных с условиями труда. В фонд заработной платы включаются начисленные суммы оплаты труда в денежной и натуральной формах за отработанное и неотработанное время, компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, стимулирующие доплаты и надбавки, премии, единовременные поощрительные выплаты, а также оплата питания, жилья, топлива, носящая систематический характер.

Заработная плата работников СФ ОАО «ВолгаТелеком» делится на основную и дополнительную. Основная заработная плата - это заработная плата, подлежащая выплате работнику за фактически отработанное время, выполненные работы или изготовленную продукцию. Она складывается из постоянной (тарифной) и переменной составляющих. Постоянная составляющая основной заработной платы рассчитывается на основе месячных должностных окладов работников. Переменная составляющая основной заработной платы состоит из доплат компенсационного и стимулирующего характера, премии за основные результаты работы особо отличившимся работникам, выходных пособий и иных компенсационных выплат. Дополнительная заработная плата - это заработная плата, которая выплачивается работнику за неотработанное время в соответствии с действующим законодательством. В ее состав входит оплата отпусков, выплаты за время выполнения государственных и общественных обязанностей, за время нетрудоспособности работника, выплаты работникам при увольнении (рисунок 47.1 приложения 47).

Основная заработная плата. Заработная плата по окладам фиксируется в трудовом договоре (Приложение 16) и в приказе о приеме работника на работу (Приложение 22). Например, по данным приложений 16 и 22 электромеханику связи Иванниковой Н. Б. установлен оклад в размере 8300 рублей, а инженеру электросвязи Смирнову С. А. - 14330 рублей. При определении величины заработной платы используется следующая формула: