Разновидностью  сопроводительного письма выступает  договорное письмо. В этом письме говориться о конкретном виде документа —  договоре. Структура текста этого  письма такая же, как сопроводительного письма.

     В последнее время  широкое распространение получили письма с предложениями о сотрудничестве. Логическая схема текст данного  письма такая же, как и в письме-просьбе:

• изложение с вопроса;
• характеристика взаимоотношений;
• предложение о сотрудничестве.

     В письме уместна формула вежливости. К текст письма могут быть приложены доказательные убедительные материалы в виде соглашений, проспектов и т. д.

     Искусство написания деловых писем определяет  эффективность  работы менеджера и фирмы в  целом. В связи с этим растет значение обучения  студентов  деловым  корреспонденциям, так как они являются будущими менеджерами. Тексты в деловой корреспонденции имеют свои особенности по сравнению с общеэкономическими  текстами. Они отличаются официально-деловым стилем, включая много официальных штампов.

     Прежде  чем приступить к составлению  письма, автор должен детально продумать  и сформулировать цель письма. Необходимо прояснить для себя, для чего вы обращаетесь к адресату, какой  реакции ждете от него: хотите только сообщить ему какую-то информацию или рассчитываете побудить его к совершению определенных действий. От целевой установки письма будет зависеть характер приводимой аргументации и композиция текста. Необходимо также продумать, что уже известно адресату о предмете письма, что будет являться отправной точкой при передаче сведений и какой будет новая, еще не известная адресату информация, ради сообщения которой и составляется письмо.

     С точки зрения композиции деловые  письма можно разделить на две  группы: простые и сложные. Композиция текста письма – это последовательность смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.). В самом простом случае отдельная смысловая часть текста письма соответствует абзацу, в письмах сложного содержания она может включать и несколько абзацев, а в простых письмах, состоящих из одного предложения, – составлять часть предложения [5].

2 СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО КАК СРЕДСТВО                ИНФОРМАЦИОННОГО ОБМЕНА

 

     Служебные письма составляют в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Даже когда в них идет речь о принципиальном несогласии, недопустимо проявление грубости, иронии или насмешки.

     Категорический  отказ следует выражать прямо, но вежливо. Письма-отказы желательно начинать не с формулировки самого отказа, а с изложения его причины, а затем в тексте могут быть сделаны предложения, на основе которых можно впоследствии вернуться к рассмотрению вопроса.

     Убедительность  письма зависит от аргументированности  просьб и предложений, которая достигается приведением тщательно отобранных фактов, количественных и качественных показателей и т.д. Информация в тексте письма должна быть лишь достаточно и для того, чтобы убедить адресата в необходимости принятия желательного решения. Если для этого необходимо приведение большого количества материала, его оформляют как приложение к письму.

     Право подписи служебных писем устанавливается  внутренними нормативными документами  организации, как правило, оно принадлежит  руководителю и его заместителям. В крупных организациях письма могут подписывать руководители структурных подразделений [8].

     Обычно  служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:

1. Область заголовка. В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

     В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

     Ниже  углового штампа размещается заголовок к тексту документа.

2. Собственно текст письма. Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем:

• Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
• Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
• Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
• Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
• Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

3. Область подписи. Эта область оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.

     Если  исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны.                           

3 ОСНОВНЫЕ ВИДЫ  ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ  ДОКУМЕНТОВ

3.1 Виды некоммерческих деловых писем

 

     Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в  ее исполнении. 
Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа [10].

     Сопроводительное  письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или  материальных ценностей. Подобного  рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

     Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая  ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

     Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

     Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда  не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

     Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда  организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

     Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность  за выполнение какого-либо рода деятельности.

     Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения  определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

3.2 Виды коммерческих  деловых писем

 

     Запрос  и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

     Запрос  представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. 
В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

     Оферта  и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

     Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

     Рекламация  содержит:

     - основания для предъявления претензий;

     - доказательства произошедшего ущерба;

     - конкретные требования стороны,  предъявляющей претензию.

     Рекламация  представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых  документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж.

     В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

3.3 Электронные письма

 

     Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях "зашиты" дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка "Subject" или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение.

     К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи (телефаксы, телеграммы, телефонограммы) акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

     Основные  виды информационно-справочных документов:

     Акт - информационно-справочный документ, составляющийся  группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.

     Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.

     Во  вводной части текста акта указывается  основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. 
В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

     Протокол -  документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях. 
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. 
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.

     Постоянная - слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля).

     Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется  от второго положения табулятора.  
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно, от левого поля без знаков препинания.

     Перед словом СЛУШАЛИ  ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С  красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

     После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут  инициалы и фамилии выступающих  в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

     Завершающая часть текста протокола – постановление  по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.