Справочно-информационная документация

Контрольная работа по делопроизводству

Введение

Делопроизводство есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации с применением современной техники.

Делопроизводство  охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

Документационное  обеспечение управления выполняет  специальная служба, действующая  на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или  секретариат. В организациях с небольшим  документооборотом те же функции  выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное  должностное лицо.

«Организация, ведение  и совершенствование системы  документационного обеспечения  управления на основе единой технической  политики и применения современных  технических средств в работе с документами, методическое руководство  и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами... осуществляются структурным подразделением, на которое  возложены функции по документационному  обеспечению управления» - таковы функции  службы документоведения в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ 27 января 2006 г. № 7418.

Для того чтобы разобраться  в многообразии документов, разработаны  определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности  или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти  требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного  обеспечения управления (ГСДОУ) и  ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

1. Табель форм применяемых  документов

Унифицированная система  документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих  в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.).

УСД необходимы:

- для сокращения  объемов документов;

- снижения затрат на составление и обработку документов.

В РФ разработаны следующие  унифицированные  системы:

* организационно-распорядительной  документации;

* банковской документации;

* финансовой, учетной  и отчетной бухгалтерской документации  бюджетных организаций;

* отчетно-статистической  документации;

* учетной и отчетной  документации предприятий;

* документации по  труду;

* документации Пенсионного  фонда РФ.

2. Табель унифицированных  форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.

Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы:

* по функциям и  задачам (руководство, планирование, отчетность и т. п.);

* структурным подразделениям.

 

Таблица 1 - Табель унифицированных  форм документов министерства

Табель  может дополняться  графами:

* код формы документа  по классификатору;

* ответственный за  контроль исполнения;

* годовой тираж  бланков и др.

Составление табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагаются на службу делопроизводства организации.[5, 19c]

2. «Должностная инструкция».  Содержание документа  и состав реквизитов

Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

Должностная инструкция это один из важных документов, с  которым должны знакомить работника  при переходе на другую должность, например, согласно Федеральному закону от 31.07.1995 № 119-ФЗ "Об основах государственной  службы Российской Федерации" государственный  служащий имеет право на ознакомление с документами, определяющими его  права и обязанности по занимаемой должности.

На основании должностной  инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция и трудовой договор используются:

- при разрешении  спорных ситуаций между работодателем  и работником;

- с целью разделения  труда между персоналом;

- для повышения  ответственности за порученный  участок работы.

Должностная инструкция:

- разрабатывается  - руководителем структурного подразделения;

- визируется - юрисконсультом  предприятия и кадровой службой;

- утверждается - руководителем  предприятия или заместителем  директора, курирующим это подразделение,  или вводится приказом. Все существенные  изменения в должностную инструкцию  вносятся приказом руководителя  предприятия.

Должностная инструкция должна иметь:

* наименование министерства (если является отраслевой);-

- наименование организации,  разработавшей инструкцию;

- наименование вида  документа;

- дату;

- номер;

- заголовок к тексту;

- гриф утверждения  (или отметку о приложении к  приказу, которым инструкция вводится);

- текст;

- подписи составителей;

- печать (при необходимости);

- визы.

Текст должностной инструкции содержит следующие  разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Служебное взаимодействие.

В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.

В разделе 3 (Должностные обязанности) должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником. В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.

В разделе 6 (Служебное взаимодействие) устанавливается круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т. п. Должностная инструкция составляется в трех экземплярах: первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника.[5, 54c]

3. Информационно-справочные  документы: их  содержание и значение

Справочно-информационные документы содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно-правовых и распорядительных документов.

К справочно-информационным документам относятся служебные  письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др.

Эти документы являются одним из источников информации, носят  вспомогательный характер по отношению  к организационно-правовым и распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к  сведению.

Служебное письмо

Письмо - самый распространенный вид служебных документов.

Именно письма являются средством связи организации  с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии и тому подобное.

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, телеграфом, факсом или другим способом).

Поэтому так важно, чтобы служебное письмо, с одной  стороны, отвечало своему практическому  назначению и имело юридическую  силу, а с другой стороны, отвечало всем требованиям этики деловой  переписки.

Для писем установлен специальный бланк - бланк письма.

В состав служебного письма могут входить следующие  реквизиты:

- Государственный  герб Российской Федерации;

- герб субъекта  Российской Федерации;

- эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

- идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные  об организации;

- дата документа;

- регистрационный  номер документа;

- ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

- адресат;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии  приложения;

- подпись;

- гриф согласования  документа;

- визы согласования  документа;

- оттиск печати;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

- отметка о поступлении  документа в организацию;

- идентификатор электронной  копии документа.

К служебному письму предъявляются те же требования, что и к составлению других ОРД на основе ГОСТЯ 6.30-2003.

Все письма можно разделить  по функциональному признаку на две  группы:

- письма, требующие  письма-ответа;

- письма, не требующие  письма-ответа.

Письма первой группы, в свою очередь, можно условно подразделить на письма-вопросы и письма-ответы, что позволяет выделить:

- письмо-просьбу;

- письмо-обращение;

- письмо-предложение;

- письмо-запрос.

Ответы на эти письма приобретают определенную форму  в зависимости от характера исходного  письма. Ко второй группе относятся:

- письмо-предупреждение;

- письмо-напоминание;

- письмо-подтверждение;

- письмо-приглашение;

- письмо-отказ;

- письмо-извещение;

- сопроводительное  письмо;

- гарантийное письмо;

- информационное письмо;