Справочно-информационная документация

По полноте освещения  хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные, краткие и стенографические.

Полный  протокол содержит, кроме обсуждаемых вопросов и решений, краткую запись выступлений докладчиков и участников обсуждения вопроса.

Полный и стенографический протоколы должны:

- содержать записи  всех выступлений;

- отразить работу  собрания;

- показать выработку  решения в столкновении мнений, в дискуссиях.

В ходе заседания можно  составить лишь черновик протокола.

В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется.

Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Протокол содержит следующие реквизиты:

- наименование организации-автора;

- наименование вида  документа (протокол);

- дату (заседания);

- регистрационный  номер;

- место (заседания);

- гриф утверждения  (в том случае, если протокол  подлежит утверждению);

- заголовок к тексту;

- текст;

- подписи.

Датой протокола является дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола.

В том случае, если заседание продолжается несколько  дней, указывается дата начала заседания  и через тире - окончания, например: 12-14.03.2001.

Регистрационный номер протокола - это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года.

В реквизите «Место заседания»- указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола отличается от заголовков других служебных документов:

- он отвечает на  вопрос «чего?»;

- содержит указание  вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание);

- содержит название  коллегиального органа в родительном  падеже.

Название вида заседания  согласуется с названием коллегиального органа, например: «совещания студенческого совета», «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива».

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во  вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня.

В основной части фиксируется ход заседания.

Вводная часть оформляется  в следующей последовательности.

Словом «Председатель» или «Председательствующий» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы.

Далее - «Секретарь». Этот раздел оформляется аналогично.

Затем перечисляются  присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий: в протоколе  заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в  алфавитном порядке без должностей.

После слова «Приглашенные», которое пишется от границы левого поля на два межстрочных интервала ниже слова «Присутствовали», записываются фамилии приглашенных должностных лиц, которые не являются членами данного коллегиального органа, с указанием их должности и названия организации, которую они представляют.

На расширенных  собраниях и заседаниях с большим  числом присутствующих (более 15 человек) их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе, например: «Присутствовали: 43 человека (список прилагается)».

На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения  требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание, например: «На учете в организации состоит 135 человек, присутствует 117».

В кратких протоколах фамилии председателя, секретаря  и приглашенных можно не указывать.

Далее следует повестка дня, в которой перечисляются  вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа, и докладчики по каждому  пункту повестки дня.

Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами, записывается с  новой строки, отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об»).

Располагаются вопросы  в повестке дня по степени их значимости или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения. Оформляются с  красной строки (от 1-го положения  табулятора).

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний  коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу.

Она оформляется как  самостоятельный документ и рассылается  заранее участникам заседания. Тогда  она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка заседания прилагается».

Основная  часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.

Разделы нумеруются и  строятся по схеме:

- «СЛУШАЛИ»;

- «ВЫСТУПИЛИ»;

- «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)».

Эти слова пишутся  прописными буквами, от границы левого поля, каждое с новой строки, после  них ставится двоеточие.

Таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня  и пишется на одной строке вслед  за цифрами.

Фамилия и инициалы докладчика и выступавших указываются  с новой строки с абзаца в родительном  падеже (кого?), ставится тире, и после  него кратко или подробно записывается от третьего лица единственного числа  или с предлогом «о» содержание доклада.

Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии  докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».

Слово «ВЫСТУПИЛИ»  оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается  двоеточием.

Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и пишутся в именительном падеже (кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке  их поступления в разделе «ВЫСТУПИЛИ»  и оформляются с красной строки. Указывается фамилия задавшего  вопрос, затем излагается суть вопроса, после чего пишется фамилия и  ответ на вопрос.

Завершающая часть  раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления), записывается после слова «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».

Это слово оформляется  от границы левого поля прописными буквами, после него ставится двоеточие.

С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются  распорядительные действия, которые  нумеруются в соответствии с номером  вопроса в повестке дня и располагаются  по степени их значимости.

Постановляющая часть  протокола, как и в распорядительных документах, должна быть конкретна  и содержать составные части:

- что сделать;

- кому;

- к какому числу.

В случае необходимости  указываются результаты голосования  по каждому пункту решения. А при  выборах должностных лиц результаты голосования фиксируются по каждой кандидатуре отдельно.

В протоколах общих  собраний акционеров или учредителей  указывается также количество и  процент голосующих акций.

Содержание особого  мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола  после соответствующего постановления.

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола.

Протоколы заседаний  совещательных органов подлежат утверждению первым руководителем  предприятия или организации, в  компетенцию которого входит решение  коллегиально обсужденных вопросов.

Утверждение оформляется  грифом, который располагается в  верхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит  из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя, личной подписи, ее расшифровки и  даты утверждения. При утверждении протокола руководителем вышестоящей организации ее полное наименование включается в наименование должности.

Также выделим:

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

Докладная записка - составляется в случае необходимости поставить в известность руководство о каких-либо фактах, сложившихся обстоятельствах.

Объяснительная  записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

Правила оформления телеграмм  установлены Министерством связи  Российской Федерации.

Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочно го оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях и т. п.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды (как в телеграммах).[1, 101c]

4. Документирование  трудовых отношений.  Приказ по личному  составу

Управление персоналом предполагает выполнение комплекса  функций, связанных с прогнозированием и планированием трудовых ресурсов, подбором и расстановкой кадров, организацией и координацией их работы, контролем за ходом ее выполнения.

Приказ  по личному составу - правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.

Приказ по личному  составу - обязательный документ трудовых правоотношений.

При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора.

При увольнении приказ издается на основании письменного  заявления работника и указания руководителя. Приказ по личному составу  объявляется работнику под расписку. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную  нумерацию с января по декабрь  в пределах года с добавлением  индекса "л/с". По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Проекты приказов по личному составу готовятся работниками  кадровой службы организации по поручению  руководителя.

Приказы оформляются на бланках  типовой межотраслевой  формы.

- о приеме;

- о переводе на  другую работу;

- об увольнении.

При отсутствии типовых  бланков приказы по личному составу  могут быть составлены на стандартном  листе формата А4.

Приказ  должен иметь:

- наименование организации;

- наименование вида  документа;

- дату;

- номер;

- заголовок;

- текст;

- основание;

- подпись;

- отметку об ознакомлении.