Справочно-информационная документация

Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается  руководителем предприятия.

Датой приказа является дата его подписания руководителем.

В тексте указываются:

- фамилия, имя, отчество  работника (полностью);

- наименование структурного  подразделения;

- профессия (должность);

- условия приема  на работу (характер работы).

Графа "основание" приказа о приеме содержит дату и номер трудового договора.

В графе "основание" приказа об увольнении указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, объяснительная записка) и статья Трудового кодекса РФ, соответствующая причине увольнения.

Отметка об ознакомлении содержит подпись работника и дату ознакомления с приказом.

Приказы по личному  составу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом, ответственным  за работу с персоналом организации.[4, 299c]

5. Номенклатура дел,  правила составления  и применения

Номенклатура  дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура  предназначена:

- для группировки  исполненных документов в дела;

- учета и обеспечения  сохранности дел;

- оперативного поиска  документов в делах.

Номенклатуры  дел подразделяются:

- на типовые;

- примерные;

- конкретного предприятия.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий), например типовая номенклатура дел школ. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий), например, примерная номенклатура дел проектных институтов Минатома России. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер. Номенклатура делконкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия.

Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является "секретариат" ("дирекция", "отдел документационного обеспечения управления"). Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер (секретариат - 1, бухгалтерия - 2 и т. д.). Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате). Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида  документов (приказы, контракты,  протоколы);

- краткое содержание ("Переписка с ОАО "Эра"  по строительству автостоянки");

- дата (период), к которому  относятся документы дела ("Приказы  по основной деятельности за 2008 г.").

В раде случаев можно  использовать термин "Документы" с расшифровкой в скобках юс видов, например "Документы (акты, договоры, переписка) об аренде технических средств  за 2008».

Срок  хранения каждого дела в номенклатуре определяется по "Перечню документов с указанием сроков хранения" со ссылкой на соответствующую статью перечня. Этот вопрос решается архивистом предприятия.

В графе "Примечание" проставляются отметки о заведении (незаведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год (например, "Переходящее дело с 2004 г."), изъятых или утерянных делах и т. п.

В графе "Примечание" при большом объеме хранящихся документов указывается против каждого дела номер шкафа и номер полки, где оно хранится.

Количество  дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года. При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия.

Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.

Номенклатура дел  составляется ежегодно, как правило, в конце года и вводится в действие с 1 января нового года.

Формирование  дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях - документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Правильное  формирование дел  способствует:

- оперативному поиску  необходимых документов;

- обеспечивает их  сохранность;

- устанавливает порядок  в организации делопроизводства.

При формировании дел  необходимо придерживаться следующего порядка:

- в дело помещаются  документы, работа по которым  завершена;

- документы, подшитые  в дело, являются подлинниками  или заверенными копиями;

- документы разных  сроков хранения формируются  в разные дела;

- документы, касающиеся  одного вопроса, помещаются в  одно дело;

- в дело включается, как правило, один экземпляр  документа;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть  правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении  и т. д.);

- в дело формируются,  как правило, документы одного  года;

- в дело не должны  подшиваться проекты, варианты  документов, не подписанные или  не утвержденные руководителем;

- документы внутри  дела чаще всего располагаются  в обратной хронологической последовательности т. е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху. Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;

- протоколы общих  собраний акционеров формируются  отдельно от протоколов заседаний  совета директоров, приложения и  другие дополнительные документы  подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся;

- приказы по основной (производственной) деятельности формируются  отдельно от приказов по личному  составу;

- документы по личному  составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по  алфавиту фамилий сотрудников;

- документы с грифом  ограничения доступа "Конфиденциально", "Коммерческая тайна", "Для  служебного пользования" формируют  отдельно от остальных документов  предприятия;

- переписку предприятия  делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией;

- если в деятельности  предприятия составляются или  поступают единичные документы,  которые не подходят ни в  одно из дел, заводят специальную  папку для подобных документов  с заголовком "Документы по  различным вопросам за 2005 г." и  составляют внутреннюю опись  дела. 2. На обложке дела указывается:

- наименование организации;

- структурное подразделение;

- номер дела по  номенклатуре;

- заголовок дела;

- год заведения;

- срок хранения.[5, 113c]

Заключение

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Федеральный закон  от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации» в п. 2 ст. 11 указывает:

«В федеральных  органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные  иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать  требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части  делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

В разных организациях состав и количество создаваемых  документов различны.

Комплект документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых организацией в процессе  деятельности;

- объемом и характером  компетенции учреждения;

- объемом и характером  взаимосвязей с другими организациями.

Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами. В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006-2007 годы Государственным учреждением ВНИИДАД подготовлен национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Список  литературы

1. Березина Н.М.  «Современное делопроизводство»  - СПб., 2008 - 224 с.

2. Воронцова Е.П.  «Современное делопроизводство»  - СПб.: Питер, 2007 - 311 с.

3. Борискин В.В. «Официальное делопроизводство» - Москва: Омега, 2008 - 191 с.

4. Корнеев И.К. «Делопроизводство» - Москва: Проспект, 2007 - 547 с.

5. Стенюков М.В. «Делопроизводство» - Москва: ЮНИТИ, 2007 - 144 с.