Информационно-справочные документация

СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

 
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью  этих документов является то, что они  идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Состав  информационно-справочных документов

-акт

-протокол

-докладная записка

-служебная записка

-объяснительная  записка

-предложения

-представление

-заявление

-письма

-справки

-сводки

-заключение

-телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

-список

-перечень

-все разновидности  переписи

Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление  деятельности, которое заключается  в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению. Можно  без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного                                                    

задания руководства  определенным должностным лицам  закрепленного

подразделения.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются

информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о

фактическом положении  дел, что служит основанием для принятия решений

и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, до к

ладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др.

Они носят вспомогательный  характер по о т

ношению к организационно-распорядительной документации и не

являются обязательными  для исполнения. Информация,

содержащаяся  в них, может побуждать к действию, но может быть только

принята к сведению.

Определим, что  целью данного реферата является глубокое и всесторонне

изучение справочно-информационных документов, используемых в

деятельности  предприятия.

1. Акт

Акт - справочно-информационный документ.

Составляется  группой лиц для подтверждения  установленных фактов или

событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей,

дел, уничтожению  документов, акты аварий и т.д.).

Акт может содержать  выводы, рекомендации, предложения  его составителей

(акты проверок, обследований, ревизий, испытания  изделий и т.д.). Такие

акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные

лицами или  одним должностным лицом с  указанием документов,

подтверждающих  их полномочия.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного

характера, содержащие рекомендации и предложения).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по

указанию которого составлен документ или к компетенции  которого

относится содержание акта.

Акт может иметь  гриф согласования.

Текст акта состоит  из вводной и констатирующей части.

Во вводной  части указывают основание для  составления акта, перечисляют

лиц, составивших  акт и присутствующих при этом (председатель, члены

комиссии, присутствующие).

В констатирующей части текста дают описание проделанной  работы

(сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают

выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст  может делиться

на пункты и  подпункты, может быть составлен  в форме таблицы.

При наличии  приложений отметку об их присутствии  делают после текста.

В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо,

количество экземпляров  акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по кот о рым они направлены.

Акт подписывают  все лица, принимавшие участие  в его составлении

(должности не  указывают).

С актами ревизий  и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых

они касаются. При  этом проставляют согласующую отметку (С актом

ознакомлены: подпись, дата).

При наличии  замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».

Акты оформляют  на общем бланке. Внутренние акты могут  быть оформлены

не на бланке.

Реквизиты отделяют друг от друга 1, 5-3 интервалами.

Образец акта представлен  в приложении 1.

2. Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия

решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы

коллегиальных органов.

Протоколы оформляют  на специальных бланках, где название документа

заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата

А4.

Текст протокола  состоит из двух частей: вводной  и основной.

Вводная часть  протокола содержит постоянную и  переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии

- «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти  слова пишут с

большой буквы  от начала левого поля.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии  председателя,

секретаря и  присутствующих. Их пишут со 2-го положения  табулятора (29-е

деление на линейке печатной машины или после 16 ударов от левого поля на ПК)

Фамилии членов коллегиального органа располагают  в алфавитном порядке,

через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов

коллегиального  органа больше 15 человек, то указывают их общее

количество и  рядом в скобках — регистрационный  лист прилагается.

К фамилиям приглашенных добавляют название должности и  наименование

организации, которую  они представляют. Порядок их оформления т а кой же, как и членов коллегиального органа.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение

«Повестка дня» пишется от начала левого поля . С  красной строки начинают

запись пунктов  повестки дня. Нумеруют их арабскими  цифрами. Вопросы

располагают по степени важности и сложности. Не допускается

формулировка  пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть

конкретизирован. 

Основная часть  протокола строится по схеме: слушали - выступили -

постановили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова -

СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут

прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков

препирания (открытая пунктуация).

Перед словом СЛУШАЛИ  ставят порядковый номер вопроса  в повестке дня,

если обсуждают  несколько вопросов.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в имен и

тельном падеже). Ставят тире и с большой буквы  излагают краткое

содержание доклада, сообщения. Если текст документа

представлен докладчиком  или стенографирован, то вместо краткого

изложения доклада  пишут: «Доклад прилагается».

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии

выступающих в  именительном падеже (в скобках можно  указать название

должности), после  тире с большой буквы пишут  содержание выступления.

Выступления могут  излагаться от первого лица - «я осуществляю...», от

третьего лица - «Петров сказал, что...», безотносительно  к лицу говорящего

- «Учет и хранение  в учреждении поставлены хорошо»,  в безличной форме -

«Ивановым было предложено...».

Если выступающий  предоставляет текст выступления, то после тире

указывают - «Выступление прилагается».

Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова - вопрос и

ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире,

краткое содержание вопроса или ответа. Завершающей  частью протокола

является постановление (решение). Начинают эту часть словами

ПОСТАНОВИЛИ или  РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора - левое

поле).

Постановляющую  часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок.

Исполнителем  может быть организация, структурное  подразделение или

конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные

вопросы, то его  делят на пункты, пронумерованные  арабскими цифрами.

Каждый пункт  начинают с красной строки.

Протокол может  фиксировать решение об утверждении  какого-либо

документа. В  этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер

документа, а

сам документ следует  приложить к протоколу.

При выборах  в протоколе указывают результаты голосования по каждой

кандидатуре.

Если к протоколу  прилагают стенограмму, то об этом делают запись после

первой части протокола - Заседание... стенографируется. Стенограмма

прилагается.

Протокол подписывает  председатель и секретарь. Секретарь  редактирует

текст, знакомит каждого выступавшего с записью

его выступления  и получает подпись выступающего, согласно с записью

своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых  избирают

президиум, подписывает  председатель и члены президиума.

Датой протокола  является дата проведения заседания. Если заседание