Информационно-справочные документация

Обязательно заверяют печатью организации или специальной печатью «Для

телеграмм».

Телеграммы подписываются  руководителем организации или  его

заместителями (по принадлежности вопроса).

Дата подписания телеграммы должна соответствовать  дате ее отправления.

В совместных телеграммах, принадлежащих нескольким отправителям,

печатями заверяют каждую подпись.

При отправке телеграмм  в счет внесенного аванса на ней  должна стоять

специальная авансовая  печать или отметка о номере авансового счета.

Телеграмму печатают на чистом листе бумаги или на бланке в трех

экземплярах на одной стороне листа (первый экземпляр

передают на телеграф, второй подшивают в дело канцелярии, третий

передают в  бухгалтерию).

При наличии  телетайпа телеграмму оформляют  в двух экземплярах и в

бухгалтерию не передают.

Верхнюю часть  телеграммы (над чертой) печатают крупным  шрифтов (кроме

знаков препинания), через два интервала. Каждый реквизит (адресат, текст,

подпись) начинают с новой строки без абзаца. Адресат  от текста отделяют 3-4 интервалами. Переносы слов и исправления не допускаются.

Текст под чертой печатают обычным шрифтом. Телеграмма, адресу

е мая в разные пункты назначения, имеет свои особенности  оформления.

Отправитель сдает  на телеграф столько экземпляров, сколько  пунктов

назначения имеется. На каждом

экземпляре в  реквизите «адресат» указывают  только один из пунктов

назначения, остальные  указывают в тексте телеграммы.

Международные телеграммы .

Международные телеграммы печатают на русском языке  и латинским шрифтом. Текст оформляют  аналогично простой телеграмме. Адрес включает: отметку о категории, наименование адресата, название пункта или страны назначения. Текст подписывает руководитель. Его подпись заверяют печатью. Под чертой указывают: номер, дату, фамилию исполнителя, номер служебного телефона.

16. Телефонограмма.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом

передачи текста - по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи. Рекомендации для передачи телефонограммы:

• передавать только краткую и срочную информацию;
• проверять правильность записи повторным чтением;
• не передавать сложные тексты (текст должен содержать не более 50 слов);

• не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; 
  записывать их в специальный журнал, или оформлять на пишущей м 
  а шине с последующей регистрацией (применять специальные бланки 
  целесообразно при значительном объеме телефонограмм). Если 
  телефонограмму передают нескольким адресатам, тока к ней прилагают 
  список учреждений и адресатов и номера телефонов, по которым ее 
  передают.

Принимающие телефонограмму несут ответственность за правильность записи (передачи) содержания, направления на исполнение. Телефонограмму составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель.

После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю. Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.

17. Факсограмма  (телефакс, факс) —

Это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф или телексную связь. Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе, — приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений. Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой — в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствуемому виду документа, и должны быть напечатаны четким шрифтом.

Не допускается  волнистость или деформация материального  носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне. -

Заключение

Управленческие документы составляют основу документации организации.

Они имеют универсальный  характер, создаются органами власти,

коммерческими и государственными

организациями.

Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов

управленческих  документов, без которых невозможно решать задачи

планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета  и

отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения  деятельности

предприятия и  т.п.

Так, коллегиальная  деятельность учредителей предприятия  фиксируется в

протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и 
 

распоряжениях по основной деятельности и по личному  составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная  деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде. Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.