Информационно-справочные документация

продолжается  несколько дней, то указывают дату начала и, через тире,

окончания заседания.

Номер протокола - порядковый номер, который проставляется  в течение

календарного  года.

Образец протокола  представлен в приложении 2.

3. Докладная  записка

Докладная записка  — документ информационно-справочного  характера.

Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и

предложения составителя, адресована руководителю своей организации  или

в вышестоящую  инстанцию.

В зависимости  от содержания и назначения докладные  записки делятся на

информационные  и отчетные.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними

(действуют внутри  организации) и внешними (направлены  в вышестоящие

или другие организации).

Внутренние записки  пишут на листе бумаги (можно рукописным способом)

формата А4 или  А5. Подписывает их автор-составитель.

Внешние записки  оформляют на общем бланке организации  формата А4.

подписывает их руководитель организации.

Датой документа  считается дата ее подписания.

Докладная записка  может быть составлена как по инициативе автора, так и

по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

Текст докладной  записки делится на две части. Первая - изложение фактов,

послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения

составителя - организации  или должностного лица.

4. Объяснительная  записка.

Это документ, объясняющий  причины какого-либо действия, факта, случая,

происшествия, составляемый работником организации и представляемый

вышестоящему  должностному лицу.

Объяснительная  записка оформляется на стандартном  листе бумаги и

адресуется конкретному  должностному лицу. Обязательными реквизитами

объяснительной  записки являются наименование структурного

подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер,

заголовок к  тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть

содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную  записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

5. Предложение.

Это документ, представляющий собой разновидность докладной  записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение — перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

6. Представление.

Это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении  или поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.

Представление оформляется на стандартном листе  бумаги, являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрацией номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

7. Заявление.

Это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу

работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу,

переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или его  заместителю (в

крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного

подразделения) и оформляется на стандартном  листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления  состоит из двух (обоснование и  заключение) или одной

части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса

(«прошу перевести...»,  «прошу предоставить отпуск...»  и др.), затем

излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может  иметь приложения — документы, подтверждающие

обоснованность  просьбы (например, к заявлению о  приеме на работу

прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета,

автобиография и др.).

Заявление подписывается составителем.

8. Письмо

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов,

пересылаемых  по почте. Оно служит средством общения  учреждениями,

частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о

событиях.

Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими

средствами (личная беседа, телефонный разговор).

Существует много  видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение,

претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые  содержат

извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

Письма оформляют  на специальных бланках для писем  формата А4 и А5, в

зависимости от объема письма. Если письмо не превышает  десяти строк, его

оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст  можно

печатать через 1, 5

или 1 интервал). Название вида документа - письмо - не пишут.

Применение бланков  с продольным расположением реквизитов для

оформления писем  не рекомендуется.

Письма могут  быть адресованы в организацию, ее структурное

подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю

организации.

Реквизит «Адресат»  оформляют с 4-го положения табулятора (32 печатных

знака от левого поля). Если письмо адресовано организациям или в ее

структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже.

При направлении  конкретному должностному лицу наименование

организации пишут  в именительном падеже, название должности, Ф.И.О. - в

дательном.

Если письмо адресовано руководителю предприятия, то после названия

должности указывают  наименование предприятия.

В реквизит «Адресат»  может входить и почтовый адрес  организации.

При отправлении  письма частному лицу вначале пишут  адрес, фамилию,

инициалы (или  имя, отчество полностью).

Элементы реквизита  «Адресат» отделяют друг от друга 1, 5-2 интервалами.

Адресуя письмо нескольким получателям, адрес основной организации

пишут первым, затем  указывают остальные. Если документ, направляют

более чем в  четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом

экземпляре указывают  один адресат, которому направляется конкретный

экземпляр.

Письмо может  быть адресовано однородным организациям. В этом ел

у чае адрес  указывают обобщенно. 

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным,

убедительным  и корректным.

Письмо освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом

(регистрация,  исполнение, контроль). Несколько вопросов  излагают в одном

письме только, если они взаимосвязаны.

Факт, события  излагают объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в

изложении и  оформлении текста, могут лишить документ

юридической силы.

Текст письма состоит  из вводной и основной частей.

Во вводной  части указываются причины, послужившие  основанием для

составления письма, приводят ссылки на факты, документы  и т.д.

В основной части  письма излагают цель: просьбу, предложение, сообщение,

отказ и т.д. Письмо может состоять только из основной части (например:

просим выделить 4 машины для обслуживания гостей фестиваля).

Все логические элементы письма выделяют абзацами. В  тексте не должно

быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных

сокращений.

Текст, как правило, излагается: от третьего лица единственного  числа -

«Организация  сообщает...», от третьего лица множественного числа —

«Педагогический коллектив и ученики школы  приглашают...», от первого

лица единственного  лица - «Прошу...», от первого лица множественного

числа - «Просим...».

Письмо оформляют  в двух экземплярах (факс - в одном). Первый экземпляр

подготавливают  на бланке и отправляют адресату, второй - направляют в

дело.

К тексту письма могут прилагаться документы. В этом случае после текста

(через 1, 5-2 интервала)  пишут слово Приложение (от начального  поля, с

большой буквы).

Текст приложения пишут столбиком, через 1 интервал. Если приложений

несколько, то их нумеруют арабскими цифрами, отделяя друг

от друга двумя  интервалами.

Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными

должностными  лицами. Визы проставляют на лиц  е

вой стороне  последнего листа копии письма, которая  остается на

предприятии. Виза состоит ел е дующих элементов: название должности (от

поля), личная подпись (от лев о го поля), расшифровка  подписи (инициалы,

фамилия - 2-е  положение табулятора или печатных 16 печатных знаков от

левого поля), дата (от лев о го поля). Элементы визы отделяют друг от друга

1,5-2 интервалами.

На входящих письмах ставят отметку о поступлении  в организацию и

резолюцию руководителя.

Отметка о поступлении  документа в организацию состоит  из следующих

элементов: дата поступления, порядковый регистрационный  номер.

Проставляют отметку  в правом нижнем углу документа.

Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Если исполнителей документа несколько, их перечисляют. Ответственным за исполнение считается то, чья фамилия указана первой. Резолюцию пишут между реквизитами «Адресат» и «Текст» или на любом свободном месте лицевой стороны документа. Письма подписывают руководители предприятий, структурных подразделений. Реквизит «Подпись» имеет следующие элементы: наименование должности, подписывающего документ, подпись, Ф.И.О. При подписании письма несколькими должностными лицами, подпись располагают друг под другом в соответствие с занимаемой должностью. Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.