Информационно-справочные документация

9. Справка

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или  события.

Справки бывают двух видов:

1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в

производственной  деятельность организации.

Справки составляют по указанию вышестоящей организации  или рук

о водителя организации  для информации о выполнении планов, заданий, пор

учений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки с о

стоит их двух частей.

В первой части  справки излагаются факты, послужившие  поводом к

написанию, во второй - приводятся конкретные данные.

Выводов и предложений  в справке не приводят. Это отличает ее от

докладной записки.

В справке фиксируют  сведения на определенном отрезке времени. Заголовок

справки может  содержать период времени или

дату, на которые  прилагаются сведения, приведенные  в документе.

Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление

требует тщательного  сбора и проверки сведений. В справках могут

приводиться таблицы.

Справки, составленные для руководителя организации, подписывает

составитель, составленные по указанию вышестоящей организации,

подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера

подписывает и  главный бухгалтер учреждения.

Справки, выходящие  за пределы учреждения, оформляют  на общем бланке

формата А4, а  внутренние - на чистом листе бумаги, но с теми же

реквизитами.

Датой справки  является дата ее подписания.

Адресат оформляют  как и на других документах, но не указывают почтовый

адрес.

2. Справки, удостоверяющие  юридические факты: подтверждение  места

работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д.

их выдают по запросам заинтересованного лица или учреждения. Это

наиболее многочисленная и ежедневная

составляемая  группа справок. Как правило, при  составлении таких справок

применяют унифицированные  трафаретные бланки формата А5.

Отличительной чертой трафаретной справки является то, что

адресат перемещен во вторую часть текста. Текст документа начинается с

указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о

котором сообщают сведения. В конце справки указывают  название

организации, куда она представляется.

Переменные и  недостающие данные могут быть вписаны в трафаретную

форму справки  от руки или на пишущей машине.

В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: «н а

стоящая справка», «действительно учится». Текст заверяют подписью и

печатью.

10. Сводка.

Это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу. В

сводке концентрируется  информация из различных источников по

определенным  параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка

предложений, сводка замечаний и т. п.).

В сводке допускается  приводить сведения об источниках информации,

перечислять и  давать характеристику фактическому материалу  по одному

или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Текст сводки допускается  оформлять в виде таблицы.

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую

организацию —  руководителем.

11. Заключение.

Это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или

специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений,

инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертационные

дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием  названием документа или

вопроса, на который  оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено

существо вопроса, проанализированы основные положения  или предложения

и дается общая  оценка; во второй части излагаются конкретные замечаний по

существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и  предложения.

Эта часть текста заключения может состоять из отдельных  пунктов,

нумеруемых арабскими  цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений в  заключении указывается: «С

проектом... согласны»  или «По проекту... замечаний нет».

Заключение оформляется  на стандартном листе бумаги и подписывается

специалистом  или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются

печатью. При  направлении заключения в другое учреждение составляется

сопроводительное  письмо за подписью руководителя.

12. Отзыв.

Это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

В целом порядок  составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

13.Перечень.

Это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов,

лиц, объектов или  работ, составленный в целях распространения  на них

определенных  норм или требований.

Перечни оформляются  на общем бланке организации. Текст, как правило,

оформляется в  виде таблицы.

Перечни подписываются  должностными лицами, составившими их.

Отдельные разновидности  перечней утверждаются руководителем

организации, или  вышестоящим органом.

Порядок составления  и форма конкретных разновидностей перечней

регламентируются  соответствующими инструкциями, указаниями,

методическими документами.

14.Список .

Это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости — руководителем организации. 
 
 

15. Телеграмма

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка — обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями — как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.

Деловая переписка  занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим  звеном между организациями, переписка  может "составлять до 80% входящей и  исходящей документации. Переписку отличает широкое видовое разнообразие — от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Информационный  обмен с помощью переписки  следует использовать только в том  случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Телеграмма - документ, выделяемый из других, способом передачи (по

телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более

медленный способ замедлит исполнение.

Телеграммы могут  быть посланы с несколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом - в разные пункты. Существуют разновидности

телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной

подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом,

посылаемая на специальном бланке, и т.д.

Телеграмму строят из двух частей, разделенный чертой. Первую часть (над

чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую часть (подчертой)

по телеграфу  не передают и не оплачивают.

Первая часть  телеграммы содержит следующие реквизиты:

• отметку о категории или особом виде телеграммы (при необходимости);
• адресат;
• текст;
• фамилию должностного лица, подписавшего телеграмму (сокращенное или 
  условное, если они неизвестны адресату).

Вторая часть  телеграммы содержит следующие реквизиты:

• наименование организации-отправителя телеграммы (с указанием адреса);
• подпись лица, от имени которого телеграмма исходит (указание

 
 

должности);

• печать;
• дата.

По срочности  доставки адресату телеграммы подразделяют на следующие

категории:

-правительственные,

-срочные,

-международные

-обыкновенные.

На обыкновенных телеграммах категорию не указывают.

При указании адреса в телеграммах, как правило, пишут  сокращенный

(телеграфный)  адрес получателя. Если ранее  он не был известен, тока в

первый раз  адрес указывается полностью. Может  быть указано условное

наименование адресата, зарегистрированное предприятием связи.

Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускают, если

при этом не искажается смысл. При необходимости знаки  препинания

указывают словами  или с помощью аббревиатуры: тчк (точка),

зпт (запятая), двтч (двоеточие), квч (кавычки). Только словами указывают

знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических

действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно

сокращение - НР).

Тест ответных телеграмм надо начинать с индекса (номера) документа,

на который  дается ответ, а текст инициативных телеграмм, требующих

ответа, должен заканчиваться номером инициативной тел

е граммы. Не рекомендуется  начинать и заканчивать текст  телеграммы

цифрами, так  как они могут быть приняты адресатом как

делопроизводственные  номера.

Цифровые данные, в том числе, даты, в тексте часто  указывают слов

а ми, чтобы избежать искажений при передаче.

Реквизит «подпись»

Во второй части  телеграммы (под чертой)