Оформление деловых писем и других оперативно - и справочно-информационных документов

     Языковые  формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридические значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:

• Гарантируем возврат кредита в сумме...,
• Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты...,
• Контроль за выполнением возлагается...

     Термин - слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное  понятие. Совокупность терминов отдельной  области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему.

     Потребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

     Термины, используемые в управленческой документации, - это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиеся в сфере документационного обеспечения.

     Правильность  и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии [13].

     При употреблении термина необходимо следить  за тем, чтобы он был понятен адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:

• дать официальное определение термина;
• расшифровать значение термина словами нейтральной лексики;
• убрать термин или заменить его общепонятным словом или выражением.

     Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.

     При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учитывать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения. В трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском - двух и многосторонние сделки называют договорами; во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт», договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях.

     Еще одна особенность деловой речи. В  деловой речи применяют сокращения. Различают два основных вида сокращения слов:

1. Лексические (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, главбух, зав., зам., спецназ.
2. Графические - применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др.

     В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения  и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

     Еще одна особенность деловой речи - использование конструкций с  последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже:

• Предлагаем Вам варианты решений (чего?) реконструкции систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок жилых домов и административных зданий.
• Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества.

     Для деловой речи характерно употребление словосочетаний с отглагольными  существительными. Чрезвычайно активно  в деловой речи вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия: оказать содействие (а не посодействовать), оказать помощь (а не помочь), произвести уборку (а не убрать), оказать поддержку (а не поддержать), произвести ремонт (а не отремонтировать).

     Простота  изложения, преобладание простых распространенных предложений важны для письма. Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом - подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами - подлежащим и сказуемым) с обособленными оборотами (причастными, деепричастными, обособленными определениями), вводными словами и предложениями, например:

     - В связи с крайне низкой  эффективностью использования городской  собственности, внесенной в уставной  фонд СП «МИО», а также недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города финансово-хозяйственному управлению Мэрии.

     Письмо  целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

     В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.

     Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.

     По  содержанию и назначению письма могут  быть:

• инструктивными;
• сопроводительными;
• гарантийными;
• информационными;
• благодарственными;
• поздравительными;
• рекламными.

     Есть  также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения  и др. Каждая разновидность писем  имеет свои особенности в составлении  и оформлении.

     Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.

     Гарантийные письма составляются с целью подтверждения  определенных обещаний или условий  и адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т. д. В таких письмах используются стандартные выражения: «фирма гарантирует, гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), оплату гарантируем, сроки поставки гарантируем, качество изделий гарантируем...».

     В письме обычно указываются платежные  реквизиты организации, дающей гарантии оплаты.

     Желательно  текст письма согласовывать с юридической службой. Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись заверяется печатью.

     Существует огромное количество ситуаций, дающих повод  для изложения просьб от имени  предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами «прошу, просим»:

• Просим оказать содействие...;
• Просим выслать в наш адрес...;
• Просим принять участие...;
• Прошу довести до сведения...;
• Прошу ликвидировать задолженность...;
• Прошу принять меры...

     Главная цель данного письма - убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «приложение».

     Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.

     Характер  информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т. е. в деловой переписке действует принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает:

1. Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему;
2. Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах;
3. Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах;
4. Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.

     Тексты  ответных писем должны соответствовать  заданиям, зафиксированным в резолюциях руководителей.

     Первое  и основное правило - не затягивайте  с ответом, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом ее объективную причину.

     В письме-ответе указывается номер  и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются  не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

     Используются  следующие формы изложения отказов:

• Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...
• Направленный в Ваш адрес проект соглашения о совместных действиях отклоняется по следующим причинам...
• Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...

     В последнее время  в деловой переписке стали  широко применяться письма-благодарности.

     Письма  благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т. д.

     Письмо  может быть оформлено на бланке письма или на бланке цветном бланке) благодарственного письма. В том случае, если письмо оформлено на бланке письма, оно регистрируется в установленном порядке. Письмо, оформленное на бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на реквизит «подпись» может быть проставлена печать. Поскольку письмо носит личностный характер, в нем не рекомендуется оформлять реквизит «исполнитель». В текстах писем используется типовая форма изложения:

• Выражаю благодарность...;
• Искренне признателен...;
• С благодарностью отмечаем...;
• Благодарю...;
• Спасибо Вам за...

     Сопроводительные  письма составляются для сообщения  адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит  из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

• Направляю информацию...;
• Возвращаем справочные материалы...;
• Возвращаем подписанный с нашей стороны договор...;
• Посылаем справочную литературу...