Оформление деловых писем и других оперативно - и справочно-информационных документов

  1.2 Классификация деловых писем

 

     Деловые письма представляют собой официальную  корреспонденцию и применяются  для решения многочисленных оперативных  вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления [11].

     Из-за массового использования и большого разнообразия деловых писем четкой их классификации нет.

     Существует  несколько видов классификации  деловых писем, в основе их лежат  различные классификационные признаки.

     По  функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

     1. Письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

     Директивное (циркулярное письмо) — письмо, направляемое вышестоящей организацией и сообщающее подчиненным организациям определенные сведения, касающиеся их деятельности, или имеющие распорядительный характер установки.

     Гарантийное письмо - письмо, выражающее гарантию исполнения изложенных в нем обязательств. Эти письма направляют для подтверждения выполнения обещаний или оговоренных условий (качества работ и услуг, оплаты товара, сроков исполнения заказа и т.д.).

     Письмо-извещение — письмо, сообщающее или утверждающее что-либо. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: "Сообщаем" ("Извещаем"), "На Ваш запрос сообщаем...", "Ставим Вас в известность".

     Письмо-предложение (письмо-оферта) — письменное заявление от имени одного предприятия (оферента), адресованное другому предприятию (акцептанту), о готовности заключить с ним договор на определенных условиях. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

     Претензионное письмо (письмо-рекламация) — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения последней заключенных ранее договоров и обязательств. Претензионное письмо может содержать требование возмещения убытков. Рекламация может быть предъявлена в отношении объемов, сроков поставки, упаковки, маркировки и оплаты товара, качества и оплаты услуг и т.д.

     Сопроводительное  письмо - письмо, информирующее адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей.

     Письмо-подтверждение - сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) или о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.).

     Письмо-просьба - письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: "Прошу ("Просим").

     Письмо-запрос - письмо, в котором покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение.

     Информационное письмо - письмо, сообщающее адресату о каком-либо факте или мероприятии. Можно рассматривать как разновидность письма-извещения.

     Письмо-ответ - документ, содержащий ответ на инициативное письмо.

     Частные письма - письма, авторы которых обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами и предложениями.

     2. Письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо- напоминание; письмо-приглашение и др.).

     Письмо-приглашение - письмо, адресованное конкретному лицу или нескольким лицам и приглашающее их для участия в планируемом мероприятии.

     Письмо-напоминание - письмо, указывающее на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.

     Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. В рекламном письме приводится полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

     По  структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций, форма которых строго оговорена ГОСТом. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально- логического повествования или этикетного текста, не имеющие жёсткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определённого формата бумаги. Предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.

     По  тематическому признаку проводится условное различение между деловой  и коммерческой корреспонденцией.

     Считается, что переписка, которая оформляет  экономические, правовые, финансовые и  все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнёрами) [9].

     Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.

     По  признаку адресата деловые письма делятся  на обычные и циркулярные. Циркулярные письма - это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчинённым инстанциям (организациям). Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов. Обычные письма направляются одному получателю.

     По  композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные.

     Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой.

     Многоаспектным  считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения. Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

     По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как то: договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используюбтся когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.

     По цели письма подразделяются на информационные ("полезные"), создаваемые с целью передать информацию и документы, призванные повлиять на адресата (рекламные письма).

1.3 Структура текста основных видов деловых писем

 

     Деловой стиль обладает совокупностью специфических  признаков, отличающих его от других стилей языка - научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы [3].

     Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

• стандартизация изложения;
• нейтральный тон изложения;
• точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок;
• лаконичность, краткость изложения текста;
• использование языковых формул;
• использование терминов;
• применение лексических и графических сокращений;
• преобладание страдательных конструкций над действительными;
• употребление словосочетаний с отглагольным существительным;
• использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;
• преобладание простых распространенных предложений.

     Стандартизация  деловой речи охватывает все уровни языка — и лексику, и морфологию, и синтаксис. К настоящему времени деловая речь накопила огромное число терминов, оборотов, формул. Использование готовых конструкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие, что способствует оптимизации документооборота в целом.

     Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Нейтральность тона изложения исключает возможность употребления в текстах экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (разговорной лексики и междометий) образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле. Информация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему характеру. По этой причине личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения или уменьшения, междометия).

     Однако  нельзя считать, что официальный  документ вообще лишен эмоций.

     Цель  большинства документов - заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении. Управленческий документ не достигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однако эмоциональность должна быть скрытой и достигаться не языком, а содержанием. Она должна быть скрыта за внешним спокойным, нейтральным тоном изложения. Точность изложения предполагает однозначное понимание содержания документа [14].

     Ясность и точность текста определяется прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок — устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.

     Лаконичность  изложения текста достигается экономным  использованием языковых средств, исключением речевой избыточности - слов и выражений, несущих дополнительный смысл.

     Требование  лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшением  объема текста. Требование краткости  заставляет более четко формулировать  тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

     Письмо  должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется, содержать  точные даты, бесспорные факты и выводы.

     Одна  из особенностей деловой речи - широкое  употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в  неизменном виде.

     Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения:

• Сообщаем, что в период с... по...;
• Сообщаем, что по состоянию на...;
• Направляем Вам согласованный...;
• Просим Вас рассмотреть вопрос о...,
• Проверкой установлено, что....;
• В связи с отсутствием финансовой помощи...;
• В связи со сложной экономической ситуацией...;
• В соответствии с Вашим письмом...;
• В порядке проведения совместной работы...;
• В соответствии с протоколом...;
• В подтверждение нашей договоренности...;
• В целях укрепления ответственности... и т. д.