Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

     По  содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.

     В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

     Внутренние  докладные записки оформляются  на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.

     Внешние докладные записки оформляются  на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.

     Текст докладной записки делится на две части:

• изложение фактов, послуживших причиной ее составления.
• Выводы, предложения организации или должностного лица.

     Объяснительная  записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.

     Объяснительные  записки, являющиеся приложением к  основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.

     Объяснительные  записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками  на стандартном листе бумаги. Подписывается  автором- составителем.

     Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. 
В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

     Справки составляются для удостоверения  юридических фактов: подтверждение  места работы, учебы, занимаемой должности.

     Если  необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится  на разделы. Разделы должны иметь  заголовок и нумерацию арабскими  цифрами. Текст справки, имеющий  цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы [5].

     Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых  направляется адресату, а второй подшивается  в дело.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Составление текста делового письма - всегда акт  речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности.

     Письмо  помогает сторонам выявить возможности  для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как чрезвычайно гибкий, деловой документ, язык которого представляет известные трудности при их унификации. Дело в том, что существует столько разновидностей деловых писем, сколько возникает производственных ситуаций, дающих повод для переписки. Поэтому классифицировать деловые письма – это значит построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие таких ситуаций, их диапазон, как уже отмечалось, не беспределен, что и позволяет разграничить деловые письма по нескольким признакам [8].

     Нельзя  научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь  и не обучаясь этому нелегкому  искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

     Все это требует от менеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

     Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.

     Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

а основной литературы 

1. Алексеева, В.В. Делопроизводство в организации [Текст] : учебник / В.В. Алексеева. - М.: Альнс-Медиа, 2005. - 266 с.
2. Барановский, В.П. Документационное обеспечение деятельности организации [Текст]: учебн. пособие / В.П. Барановский. - М.: Тандем, 2000. – 220 с.
3. Беляев, М.И. Оформление деловых писем в организации [Текст] : практическое пособие / М.И. Беляев. – М.: Феникс, 2003. – 415 с.
4. Быкова, Т.А.  Делопроизводство [Текст]: учебник / Т.А.  Быкова, Л.М. Вялова; под общ. ред. Т.В.  Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2006.               – 560 с.
5. Давыдова, Э.М. Делопроизводство в системе государственного управления [Текст]: учебник / Э.М. Давыдова, П.А. Левчик. – 2-е изд. -М.: РАГС, 2001. – 132 с.
6. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства [Текст]: учеб. Пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксёнов. - М.: Инфра-М, 2001. - 296 с.
7. Кирсанова, М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила [Текст] : практ. Пособие / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. – М.: Омега-Л, 2007.          – 239 с.
8. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности [Текст] : учеб. Пособие / Н.П. Крюкова. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с.
9. Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности предприятия: культура общения в деловой документации [Текст] : учеб. Пособие / Н.А. Лысенко. – Новочеркасск: ЮРГТУ (НПИ), 2006.     – 136 с.
10. Марков, В.Н. Делопроизводство [Текст] : справочник. – СПб.: Альфа, 2007. – 155 с.
11. Соколов В.С. Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов [Текст] : учеб. Пособие / В.С. Соколов. - 2-е изд. – М.: ФОРУМ, 2007. – 175 с.
12. Станицкий, М.В. Документационное обеспечение управления. Виды документов [Текст] : практ. Пособие / М.В. Станицкий. - 3-е изд. - М.: ПРИОР, 2008. – 144 с.
13. Федюрко, С.Ю. Основные требования к языку и стилю делового письма [Текст] // Материалы XXXVI отчетной научной конференции ВГТА / С.Ю. Федюрко. – Воронеж. - 1998, С. 166-167.

б дополнительной литературы 

14. Брежнева, В.Ф. Делопроизводство. Принципы организации документооборота [Текст] / В.Ф. Брежнева // Секретарь-референт.                    – 2005. - №7. – С. 5.
15. Гайдай, К.В. Экономическая терминология в современной деловой переписке [Текст] / К.В. Гайдай, Т.Н. Колокольцева // Секретарское дело. – 2002. - №2. – С. 3.