ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РФ 

БЕЛГОРОДСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ ИМ. В.Г. ШУХОВА

Кафедра Стратегического Управления

 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА  

«ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-

СПРАВОЧНЫХ  МАТЕРИАЛОВ» 
 
 

Студентка группы ЭКд-22в

М.А. Мельникова 
 

Ст. преподаватель

О.И. Афонюшкина 
 

Белгород 2007

 

     Деятельность  любой, в том числе коммерческой, организации, предприятия сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

     Деятельность  человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения называется делопроизводством. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, именуется документированием.

     Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Работа организации хранения документов относится к архивному делу.

     Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы предприятия.

     Делопроизводство  определяется следующими работами:

1. Экспедиционные – прием, обработка и распределение поступающей и отправка исходящей корреспонденции.
2. Машинописные – перепечатывание, считка материалов.
3. Секретарские – информирование руководителя о текущих делах по делопроизводству, контроль за подготовкой и исполнением документов.
4. Размножение документов и бланков.
5. Курьерская связь – обеспечение доставки корреспонденции в структурные подразделения и другим адресатам.
6. Канцелярские работы – составление сводной номенклатуры дел текущего делопроизводства; регистрация документов, поступивших в адрес предприятия; направление документов исполнителям; оформление документов и отправление их.
7. Архивные – участие в разработке сводной номенклатуры дел; обеспечение планомерного поступления документальных материалов, законченных в работе, в архив.

     Документационное  обеспечение управления на предприятии  осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

     В состав службы ДОУ, как правило, включают секретариат (приемная, секретариат  заместителей руководителей, секретариат  коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

     Работа  службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе существующего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.

     Служба  ДОУ в своей деятельности руководствуется  законодательными и иными нормативно-правовыми  актами органов государственной  власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления. Основные требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», которые дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства – Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

     Служба  имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

     Руководство службой ДОУ должно осуществляться специалистами с высшим и средним  образованием соответствующего профиля.

     Основная  задача службы – установление единого порядка документирования на основе использования современной вычислительной техники с применением вычислительного центра и компьютера.

     Цель  – организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

     Служба  ДОУ решает следующие задачи:

• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами;
• контроль исполнения и подготовка документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии;
• участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

     Функции отдела:

• разработка, внедрение, ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
• осуществление экспедиционной обработки, регистрация документов и учетно-справочной работы с документами;
• организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководителю предприятия поступающих документов, осуществление контроля над правильностью оформления документов, представленных на подпись руководителю,
• контроль над исполнением документов и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
• организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов и проектирование бланков документов;
• разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
• организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
• организация контроля над работой с документами в структурных подразделениях;
• осуществление контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;
• организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими указаниями;
• повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящихся к их компетенции;
• организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

     Служба  ДОУ имеет право:

• проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях;
• привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке документов по поручению руководства;
• возвращать исполнителям на доработку документы;
• подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

     Правильная  организация работы с документами  предполагает их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления. В соответствии с этим рассмотрим организационно- распорядительные, справочно-информационные, отчетные, документы общего характера и документы личного характера, используемые на предприятиях, порядок их подготовки и оформления.

     Прежде  всего, отметим, что для предприятий  существующая документация классифицируется по наиболее общим признакам:

• по наименованию (виды документов – научные, отчеты, чертежи, приказы, планы, отчеты и др.);
• по месту составления (внутренние, внешние – входящая и исходящая);
• по степени сложности (простые – один вопрос, сложные - несколько);
• по форме назначения (общие, стандартные и типовые);
• по роду деятельности (административные, трудовые, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые);
• по срокам исполнения (срочные – сроки установлены законом и правовыми актами, несрочные);
• по происхождению (служебные и личные – письма граждан  с изложением жалоб, просьб);
• по степени гласности (секретные – доступ ограничен, несекретные);
• по способу фиксации (рукописные, машинописные, типографские);
• по стадиям подготовки (черновики – документ для дальнейшего оформления, подлинники);
• по срокам хранения (временно, постоянно).

     Организационная функция – одна из основных управленческих функций.

     В содержание этой функции входит: создание, реорганизация, ликвидация организации; установление структуры; определение штатной численности и номенклатуры должностей; регламентация деятельности структурных подразделений и работников; формирование коллегиальных и совещательных органов управления; регламентация деятельности аппарата управления; лицензирование деятельности в необходимых случаях; установление режима работы и системы охраны; организация и оценка труда работников и некоторые другие виды работ.

     В процессе организационной деятельности предприятия формируется комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

     К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работ коллегиальных и совещательных органов, регламенты работ аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работников, правила и др.

     Организационно-правовые документы с точки зрения срока  действия относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно).

     Разрабатываются организационно-правовые документы  руководством предприятия или подразделения  с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов подразделений, хорошо знающих работу организации.

     Организационно-правовые документы оформляются на листах бумаги формата А4. Обязательными  реквизитами этих документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 являются: наименование организации – автора документа, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой документа является дата его утверждения.

     Организационно-правовые документы в обязательном порядке  проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом, руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно актом руководителя, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиального органа.

     Образцы организационно-правовых документов приведены в приложении 1.

     Руководство любого предприятия независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы – приказы, распоряжения, указания.