Информационно-справочные документы

     Основное  назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для исполнения.

     Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя предприятия к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

     С юридической точки зрения распорядительные документы относятся к категории  правовых актов.

     Основанием  для создания распорядительного  документа может быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативно-правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данного предприятия;
• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

     С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания).

     Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, учреждения, организации, предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.

     Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.

     Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются  руководителями структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов или в инициативном порядке по согласованию с руководством предприятия.

     Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательные реквизиты приказа: государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа (приказ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подписи, визы.

     Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (обоснование распорядительных действий) и распорядительной (поручения), сопровождаемой словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

     Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.

     Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично главой государства – Президентом, главами государственной власти субъектов – губернаторами и др.; руководителем коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему компетенции; руководителем учреждения, организации, предприятия, действующим единолично.

     Правом  издавать распоряжения могут наделяться заместители руководителя предприятия по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений, а также главные специалисты организации.

     Распоряжения  оформляются на бланке распоряжения, обязательные реквизиты аналогичны реквизитам приказа.

     Порядок составления и оформления распоряжений аналогичен порядку оформления приказов по основной деятельности предприятия. Различия заключаются только в том, что распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «Предлагаю» или «Обязываю».

     Примеры оформления распорядительных документов приведены в приложении 2.

     Процесс принятия управленческих решений основан  на сборе и обработке информации о фактическом состоянии дел в системе управления, которая содержится в разных источниках. Но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др.

     Справочно-информационные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого решения.

     Особенность этих документов является то, что они  идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю предприятия.

     К информационно-справочным документам относят: служебные письма, справки, докладные, объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы.

     Рассмотрим  некоторые документы, которые чаще всего встречаются в работе предприятия.

     Служебная записка – документ, который составляется работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

     Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения  и др. оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.

     Обязательные  реквизиты служебной записки: наименование структурного подразделения, наименование документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

     Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

     Справки отражают основную деятельность организации  или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

     Справки, отражающие основную (производственную) деятельность предприятия, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для предоставления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние – для предоставления руководству предприятия или на рассмотрение коллегиального органа.

     Обязательные  реквизиты справок: название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту (формат А4) адресат, текст, отметка о наличии приложения, подпись, печать (при наличии финансовых сведений).

     Примеры оформления справочно-информационных документов приведены в приложении 3.

     К документам общего характера относятся: протоколы, договоры, акты.

     Протокол  заседания – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

     Оформляются протоколы на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы или звукозаписи, а  также материалов, подготовленных к заседанию. Ответственность за оформление лежит на секретаре руководителя.

     Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

     Существует  множество разновидностей актов  с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки, обследования, испытаний, приема-сдачи, ревизии, инвентаризации, расследования аварий и т.п.

     Акты  составляются коллегиально (не менее  двух составителей), комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя предприятия.

     Обязательные  реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.

     Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

     Трудовой  договор (контракт) – соглашение между  работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

     Трудовой  договор может заключаться: на неопределенный срок, на определенный срок на более пяти лет (срочный трудовой договор).

     Обязательные  реквизиты: дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; наименование сторон, заключающих договор, должности, фамилии, инициалы лиц, подписывающих  договор и указание их полномочий.; предмет договора; изложение порядка рассмотрения споров; общая сумма договора; общий срок действия договора; юридические адреса сторон; подписи и печати сторон.

     Примеры оформления документов общего характера  приведены в приложении 4.

     Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера – сохранены. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

     Организация хранения документов в целом по предприятию, структурному подразделению находится в компетенции его руководителя или правила хранения устанавливаются в инструкции по ДОУ.

     Основной  единицей организации учета и  хранения бумажных документов является дело, небумажных – единица хранения, документов на компьютерных носителях – файл данных.

     На  предприятиях дела формируются централизовано секретарем фирмы или делопроизводственной службы или децентрализовано – несколькими структурными подразделениями.

     Правильность  формирование дел устанавливается, а при проверках оценивается  органами архивной службы, другими  контролирующими службами (в сфере своей деятельности) и достигается соблюдением рядом правил, обязательных для государственной организации.

     Для учета длительности сроков хранения, а при отсутствии на предприятии номенклатуры дел – и кратковременного хранения, завершенные в делопроизводстве журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, подлежат включению в самостоятельные описи (архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел).

     Одновременно  с подготовкой описей по итогам учета  документов оформляются также акты, документирующие различные ситуации снятия документов с учета:

• о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• об аннулировании машиночитаемого документа;
• о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
• о неисправимых повреждениях дел.

     На  предприятиях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд РФ, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются и утверждаются их руководителями только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы, что и уничтожаемые документы. В акт включают все дела. Срок хранения которых истек в предыдущем году. Согласованный с экспертной комиссией акт утверждается директором, и только после этого можно приступать к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел. 
 
 

Используемая  литература:

1. Документирование управленческой деятельности: Методические указания к практическим и самостоятельным занятиям/ Сост. О.И. Афонюшкина. – Белгород: Изд-во БГТУ им. В.Г. Шухова, 2005.
2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.