Информационно-справочные документы

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

      

Приложение 1

Образец Положения о структурном подразделении

Открытое  акционерное общество

Московский  коммерческий банк «ИНВЕСТБАНК» 

      УТВЕРЖДАЮ

      Председатель Правления  банка

      Подпись   А.И. Морозов

      10.03.2001

ПОЛОЖЕНИЕ

о Секретариате

   1. ОБЩИЕ  ПОЛОЖЕНИЯ

   1.1. Секретариат  является подразделением Управления делами банка, осуществляющим организацию работы председателя Правления банка, его заместителей и коллегиальных органов банка - Общего собрания акционеров, Совета директоров, Правления банка.

   1.2. Секретариат  возглавляется заведующим и непосредственно подчиняется управляющему делами.

   1.3. В  своей деятельности Секретариат  руководствуется: законодательством  в сфере информации и документации, нормативными актами Президента  РФ, Правительства РФ, Банка России, Госстандарта России и Росархива  по вопросам документационного обеспечения и архивного хранения, Уставом банка, решениями Совета директоров и Правления банка, приказами и распоряжениями председателя Правления банка, Инструкцией по делопроизводству банка, положением об Управлении делами и настоящим положением. 

   2. ЗАДАЧИ

   Задачами  Секретариата являются:

   2.1. Организация  документационного обеспечения  деятельности коллегиальных органов управления банка.

2. Техническое обеспечение работы председателя Правления банка и его заместителей.

 

   3. ФУНКЦИИ

   Секретариат выполняет следующие функции:

   3.1. Принимает,  рассматривает и готовит к  докладу документы, поступившие  в адрес руководства банка.

   3.2. Готовит  по поручению руководства банка  проекты отдельных приказов, распоряжений, писем, справок и других документов, согласовывает их с руководством структурных подразделений.

   3.3. Осуществляет  редактирование документов по  поручению руководства банка.

   3.4. Обеспечивает  машинописное изготовление, копирование  и оперативное размножение документов, используемых в деятельности руководства банка.

   3.5. Осуществляет  контроль за правильностью оформления  документов, представляемых на подпись  руководству банка.

   3.6. Организует  планирование рабочего дня председателя  Правления банка и его заместителей.

   3.7. Осуществляет  телефонное обслуживание председателя Правления банка и его заместителей.

   3.8. Осуществляет  прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных  сообщений, поступающих в адрес руководства банка и отправляемых от имени руководства.

   3.9.  Составляет проекты планов работы коллегиальных органов банка.

   3.10.  Готовит материалы к заседаниям  коллегиальных органов банка,  обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным организациям и лицам.

   3.11.  Проводит своевременное информирование  о проведении заседаний коллегиальных органов банка.

   3.12. Осуществляет  подготовку и организует проведение  оперативных совещаний, заседаний  у руководства банка.

   3.13.  Проводит мероприятия по материально-техническому  обеспечению заседаний и совещаний,  проводимых руководством банка.

   3.14. Проводит  оформление протоколов заседаний  руководства банка и коллегиальных  органов банка, их рассылку.

   3.15. Осуществляет  контроль за выполнением решений  коллегиальных органов банка.

   3.16. Организует  прием посетителей руководством  банка.

   3.17. Обеспечивает  формирование дел и их хранение, своевременную передачу дел в  архив банка. 

   4. ПРАВА

   Заведующий  Секретариатом имеет право:

   4.1.  Требовать от руководителей подразделений  и работников банка своевременного  представления документов и информации руководству банка.

   4.2. Привлекать  по согласованию с руководителями  подразделений работников для  подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов по поручению руководства банка.

   4.3.  Возвращать работникам банка  проекты документов, оформленные с нарушением действующих норм и правил.

4. Вносить руководству Службы делопроизводства предложения по совершенствованию работы Секретариата.

 

   5.  ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

   Заведующий  Секретариатом несет ответственность  за:

   5.1.  Несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей, возложенных на подразделение.

   5.2.  Подготовку документов с нарушением  действующих норм и требований.

3. Утрату или порчу документов, несоблюдение условий хранения документов.

Продолжение приложения 1

4. Разглашение сведений, составляющих банковскую тайну.

 
   

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

   Секретариат взаимодействует:

   6.1. С  руководством банка:

   Представляет: проекты распорядительных и других документов на подписание, поступившую  в банк корреспонденцию на рассмотрение, проекты планов работы подразделений и коллегиальных органов банка, проекты нормативных и инструктивных документов на утверждение, докладные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы.

   Получает: поступившие в банк документы, а  также предложения, докладные записки, справки подразделений банка с резолюцией руководства, подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы, утвержденные нормативные и инструктивные документы, задания и поручения.

   6.2. С  подразделениями банка:

   Направляет: копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний коллегиальных органов банка на исполнение, обращения граждан на исполнение, запросы о предоставлении информации по поручениям руководства банка и др.

   Получает: проекты писем, распорядительных документов, информационные и справочные материалы.

   6.3. С  другими организациями:

   Направляет: письма, информационные материалы.

   Получает: письма, информационные материалы. 

   Управляющий делами   подпись   А.П. Круглов 

Образец должностной инструкции

            Наименование  организации   УТВЕРЖДАЮ

 

                  ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ   Руководитель организации

                  __________ № _____    __________И.О. Фамилия 

   Место издания    Дата 

   Инспектора  по кадрам 

   1, ОБЩИЕ  ПОЛОЖЕНИЯ

   1.1. Инспектор  по кадрам является сотрудником  отдела кадров, осуществляющим учет персонала, и непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров.

   1.2. Инспектор  по кадрам назначается на должность  и освобождается от должности  приказами (распоряжениями) руководителя  организации по представлению  заведующего отделом кадров.

   1.3.  Инспектор по кадрам руководствуется  в своей работе действующим  законодательством Российской Федерации в сфере труда, трудовых отношений и охраны труда, информации и документации, нормативными правовыми актами и методические документы Минтруда России, уставом организации, приказами (распоряжениями) руководства, положением об отделе кадров, настоящей должностной инструкцией.

   1.4.  На должность инспектора по  кадрам назначаются лица со  средним специальным образованием  без предъявления требовании к стажу работы или с начальным профессиональным образованием, специальной подготовкой по установленной программе и стажем работы не менее трех лет, в том числе в данной организации не менее 1 года.

   1.5. Инспектор  по кадрам должен знать структуру  организации, распределение обязанностей между руководством; порядок учета личного состава, оформления пенсий, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников; порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих; порядок исчисления общего и непрерывного стажа работы; правила составления и оформления документов; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также обладать навыками работы на персональном компьютере, уметь работать с людьми и владеть нормами делового этикета. 

   

2. ОБЯЗАННОСТИ

   Инспектор по кадрам обязан:

   2.1.  Вести учет личного состава  организации, его подразделений,  оформлять установленную документацию  по кадрам.

   2.2.  Осуществлять оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами.

   2.3.  Формировать и вести личные  дела работников, своевременно вносить  в них изменения, связанные  с трудовой деятельностью.

   2.4.  Готовить необходимые документы  для квалификационной и аттестационной  комиссий и представления рабочих и служащих к поощрениям и награждениям.

   2.5. Участвовать  в разработке перспективных и  годовых планов по труду и  кадрам.

   2.6. Изучать  движение и причины текучести кадров, принимать участие в разработке мероприятий по их устранению. 

Окончание приложения 1 

   2.7. Заполнять,  учитывать и хранить трудовые  книжки, производить подсчет трудового  стажа, выдавать справки о настоящей  и прошлой трудовой деятельности работников.

   2.8. Вести  записи в трудовых книжках  о поощрениях и награждениях  работающих.

   2.9. Оформлять  документы, необходимые для назначения  пенсий работникам организации  и их семьям, потерявшим кормильца, и представлять их в органы социального обеспечения.

   2.10. Вести  архив личных дел и оформлять  документы по истечении установленных  сроков хранения к сдаче в  архив.

   2.1 1. Оформлять  больничные листы на всех работающих.

   2.12. Вести  учет предоставления отпусков  работникам, осуществлять контроль  за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

   2.13.  Контролировать состояние трудовой  дисциплины в подразделениях  предприятия и соблюдение работниками  правил внутреннего трудового распорядка.

   2.14.  Вести учет нарушений трудовой  дисциплины и общественного порядка и контролировать своевременность принятия соответствующих мер администрацией, трудовыми коллективами структурных подразделений.

   2.15. Обеспечивать  составление установленной отчетности  о работе с кадрами.