Понятие информационно-справочных документов, их роль в процессах управления

6. Понятие информационно-справочных  документов, их роль  в процессах управления. Классификация информационно-справочных  документов. Особенности  составления и  оформления документов  срочного характера:  факс, телеграмма, телефонограмма. Понятие и виды  докладных и объяснительных записок. Особенности составления и оформления докладных и объяснительных записок. 
 

    Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

    К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и  объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный  характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

    Факс - деловое письмо или иной аналогичный  по назначению документ, переданный (полученный) по каналам электросвязи посредством подсоединенного к телефонной линии факсимильного аппарата (телефакса или факса).

    В общем случае передача (прием) факсимильных сообщений - это передача (прием) документов и иной графической информации телефаксами, подключенными к телефонной сети.

    Особым  преимуществом факсимильной связи  является возможность оперативной (в режиме реального времени), адресной ("привязанной" конкретному телефонному  номеру) и неискаженной (т.е. достоверной, поскольку полученное адресатом сообщение внешне практически идентично оригиналу, оставшемуся у отправителя) передачи, помимо текстовой, графической информации, в т. ч. фотоизображений, чертежей, рисунков и т.п. Не менее важно и то, что факсимильное сообщение в точности воспроизводит подпись отправителя (при условии, что она имеется на оригинале).

    Основные  правила подготовки факсимильных сообщений  изложены в

    Типовой инструкции по делопроизводству. В  соответствии с Инструкцией для  отправки факсимильного сообщения  исполнителем (работником предприятия, которому поручена отправка сообщения) оформляется соответствующая заявка (форма заявки устанавливается предприятием).

    Заявка  рассматривается непосредственным руководителем исполнителя.

    Подписанная непосредственным руководителем заявка является основанием для отправки факсимильного сообщения.

    Подлежащее  отправке факсимильное сообщение регистрируется в журнале (форма журнала устанавливается  предприятием). Подлинники документов, подлежащих отправке, непосредственно  после нее возвращаются исполнителем соответствующим должностным лицам (в места хранения) с отметкой о дате и времени отправки.

    Не  допускается передавать по каналам  факсимильной связи документы:

    объем которых превышает пять листов формата  А4 (за исключением чрезвычайных случаев);

    не  отвечающие техническим требованиям, обеспечивающим их качественный прием  адресатом (в частности, по контрастности  и четкости изображения текста, схемы, графики и т.п.);

    иную  информацию, содержащую сведения, составляющие охраняемую законом тайну.

    Поступившая в адрес предприятия факсограмма  учитывается в журнале (форма  журнала устанавливается предприятием) без проставления регистрационного штампа, после чего передается адресату под расписку в день ее приема. Если факсограмма содержит особо срочную  или особо важную информацию, она передается, как правило, безотлагательно. На такие факсограммы непосредственно после ознакомления с ними соответствующих должностных лиц принято запрашивать подтверждение.

    Содержание  факсограмм, включающих в себя только подлежащие передаче документы, определяется содержанием указанных документов (которое может состоять из текста, таблицы, графического изображения и т.п.). Содержание факсограммы, подготовленной к передаче непосредственно исполнителем, определяется содержанием полученного им поручения от своего непосредственного руководителя (например, в форме резолюции). В общем случае содержание такой факсограммы, а также ее структура и стиль изложения должны отвечать требованиям, предъявляемым к содержанию, структуре и стилю изложения простых писем.

    К основным реквизитам исходящей факсограммы  относятся:

    наименование  предприятия;

    справочные  данные о предприятии;

    регистрационный номер документа;

    ссылка  на регистрационный номер и дату документа;

    сведения  об адресате;

    заголовок к тексту документа;

    текст документа;

    подпись (лица-отправителя или лица-разработчика);

    указание  на гриф согласования документа;

    отметка об исполнителе документа;

    идентификатор электронной копии документа.

    К основным реквизитам входящей факсограммы, помимо перечисленных выше, относятся:

    резолюция;

    отметка о постановке документа на контроль;

    отметка об исполнении документа и направлении  его в дело;

    отметка о поступлении документа на предприятие. 

    Пример: 

ФАКСИМИЛЬНОЕ  СООБЩЕНИЕ

Текст сообщения:

 
 

Отметка об исполнителе:

 

    Телеграмма - документ, выделяемый из других способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более  медленный, способ замедлит исполнение.

    Существуют  разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д.

    Телеграмму  строят из двух частей, разделенных  чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.

    Первая  часть телеграммы содержит следующие  реквизиты:

    наименование  организации - автора документа (указывается  отправитель телеграммы);

    адресат;

    текст документа (телеграммы);

    фамилию должностного лица, подписавшего телеграмму (может быть указана его должность).  

 

    Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста - по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.

    Телефонограмму  составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель.

    После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю.

    Секретарь руководителя или лицо, ответственное  за документационное обеспечение, присваивает  телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.

    Реквизиты телефонограммы:

    наименование  организации - автора документа (отправителя);

    наименование  вида документа (телефонограмма);

    дата  документа;

    регистрационный номер документа;

    место составления или издания документа;

    адресат (должность и фамилия лица, кому направлен документ);

    текст документа.

    В случае необходимости телефонограмму заверяют подписью. При передаче указывают  должность и фамилию передавшего телефонограмму, номер его телефона и время передачи, а так же должность и фамилию принявшего телефонограмму, номер телефона последнего и время приема.