Понятие информационно-справочных документов, их роль в процессах управления

 

    Докладная записка - документ информационно-справочного  характера. Может содержать изложение  какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации  или в вышестоящую инстанцию.

    В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

    В зависимости от адресата докладные  записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

    Внутренние  записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

    Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации.

    Датой документа считается дата ее подписания.

    Докладная записка может быть составлена как  по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной  записки - побудить руководителя принять  решение.

    Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя - организации или должностного лица.

    Реквизиты внутренней докладной записки:

    наименование  структурного подразделения - автора документа;

    наименование  вида документа (докладная записка);

    дата  документа;

    регистрационный номер документа (не обязательно);

    адресат;

    заголовок к тексту;

    текст документа;

    отметка о наличии приложения (если оно  есть);

    подпись;

    отметка об исполнении документа и направлении  его в дело.

    Реквизиты внешней докладной записки:

    наименование  организации - автора документа (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения);

    наименование  вида документа (докладная записка);

    дата  документа;

    регистрационный номер документа;

    место составления или издания документа;

    адресат;

    заголовок к тексту;

    текст документа;

    отметка о наличии приложения (если оно  есть);

    подпись;

    отметка об исполнении документа и направлении  его в дело.

 

    [Вводная  часть текста: факты, события,  которые явились причиной написания  докладной записки].

    [Основная  часть: выводы, просьбы, предложения  автора записки.] 

 

    Объяснительная  записка - документ, составляемый для  пояснения отдельных положений  выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных  тем, что не содержат выводов и  предложений.

    Разновидностью  объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организаций  по указанию прямых или вышестоящих  руководителей по отношениям, возникающим  в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушения трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и т.д.

    Объяснительная  записка такого рода обычно пишется  от руки, адресуется руководителю, который  ее потребовал, должна иметь дату.

    Текст объяснительной записки должен содержать  аргументы, смягчающие проступок служащего  или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на докладные  записки.

    Объяснительная  записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись. 

 

    [Текст  объяснительной записки, содержащий убедительное объяснение фактов или событий, явившихся поводом для составления объяснительной записки] 

 
 

18. Документы по заключению  и исполнению договора, требования к их оформлению (рекламно-информационное письмо, гарантийное, запрос, оферта, акцент, договорное письмо, сообщения об оплате, отгрузке, установлении недостатков, акты приемки, коммерческий акт, накладные, счета-фактуры, доверенности и т.д.) 
 

      Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной  для совершения сделок, если законом  для договоров данного вида не установлена определенная форма (ст. 420 ГК РФ).

      В ряде случаев законодательство требует, чтобы договор имел письменную форму. Законом определяются договоры, подлежащие нотариальному оформлению, государственной регистрации. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а так же посредством почтовой, телеграфной, телефонной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

      К оформлению предпринимательских договоров  в форме составления одного документа  предъявляются определенные требования, которые стороны стараются соблюсти при подготовке любого договора. Прежде всего, это относится к структуре самого документа. Любой договор состоит из: преамбулы, основной части, заключительной части.

      Преамбула – своеобразное введение в договор, которое включает: название (наименование договора), указание места и времени заключения договора, фиксирование факта заключения договора в соответствии с теми условиями, которые указываются в тексте договора; наименование сторон; при этом продавец, или передающая сторона, называется первой, а покупатель, или принимающая сторона, - второй.

      Основная  часть договора подразделяется в  свою очередь на две составные: специфические  и общие условия договора. К  специфическим относятся те условия, которые характерны для данной сделки, но к другим сделкам вряд ли применимы (сюда относятся, прежде всего, существенные условия договора). К этим условиям можно отнести: предмет договора или количество, качество, цену товара; скидки и надбавки к цене; базисные условия поставки; форму платежа; сроки поставки или исполнения обязательств; односторонний отказ от договора; маркировку, упаковку, сдачу, приемку товара или переход права собственности на товар; ответственности сторон; запретительную оговорку (например, о перепродаже третьей стороне). К общим условиям договора относятся те предложения, которые включаются во все договоры, независимо от их содержания: арбитражная оговорка, форс-мажор.

      В заключительной части договора указываются: юридические адреса сторон, все приложения, которые являются неотъемлемыми  частями договора; подписи сторон; указание места и времени заключения договора (если это не указано преамбуле).

      Форма договора имеет немаловажное значение, – это внешнее выражение взаимосогласованного волеизъявления сторон, объективно доступное  для восприятия.

      Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Перечень некоторых видов документов приведен в приложении.

      Письмо - основное средство связи юридических  лиц между собой и с физическими  лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.

      Письмо  должно быть однопредметным, т.е. затрагивать  один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным  вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.

      Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

      При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:

      постоянные  реквизиты бланка письма:

      эмблема;

      наименование организации;

      справочные  данные;

      код ОКПО;

      переменные  реквизиты бланка письма:

      дата;

      регистрационный номер;

      ссылка  на регистрационный номер и дату документа;

      адресат;

      заголовок;

      текст ;

      отметка о наличии приложения;

      подпись;

      отметка об исполнителе.

рекламно-информационное письмо - содержит рекламную информацию о производимых товарах или услугах, информирует клиентов о позитивных изменениях в ценовой политике, расширении ассортимента товаров или услуг.

    Гарантийное письмо

    Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма:

    постоянные  реквизиты бланка письма:

    эмблема;

    наименование  организации;

    справочные  данные ;

    код ОКПО;

    переменные  реквизиты бланка письма:

    дата;

    регистрационный номер;

    ссылка  на регистрационный номер и дату документа;

    адресат;

    заголовок;

    текст;

    отметка о наличии приложения;

    подписи лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных  операций;

    печать;

    отметка об исполнителе . 

        

40. Вам как специалисту  бухгалтерии Красногорского  райпотребсоюза поручена работа с корреспонденцией. На данный момент требуют решения две ситуации:

1) Областной потребительский союз в поступившем письме информирует о проведении курсов повышения квалификации бухгалтеров районных потребительских союзов области; необходимо подтвердить участие.

2) Ваша организация произвела оплату товара по договору поставки № 49 от 20 октября 2006г. Поставщик ООО «Импульс» г. Екатеринбург.

     Задание:

Составьте ответную телефонограмму о направлении  на курсы бухгалтера Красногорского райпотребсоюза А.В. Петровой.

Составьте и оформите телеграмму в адрес поставщика с сообщением об оплате партии товара. В  телеграмме укажите  номер и дату платежного поручения.

Недостающие реквизиты определите самостоятельно.