Роль документов в системе управления

   Содержание 

Введение…………………………………………………………………………..5 

Глава 1. Роль документации в управлении организации

1.1 Понятие  документа его виды и формы.  Классификация документов ..7

   1.2 Роль документации в технологии  процесса управления……………...11 

Глава 2. Анализ роли документации в управлении организации.

2.1. Общая характеристика  АО «ЖБИ»……………………………………16

2.2. Анализ  службы ДОУ в АО «ЖБИ»……………………………………19 

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию  документации в управлении организации

3.1 Использование  современных технологий в системе  управлении документации организации………………………………………..………..23

3.2 Основные  направления совершенствования кадровых документов...26 
 

Заключение……………………………………………………………..…….…32

Литература………………………………………………………………………34 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

   Деятельность  любой, в том числе и коммерческой организации сопровождается созданием  документов. Управление документацией  в соответствии с действующими правилами  обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого  труда.

           Документация в управлении организации-  актуальная задача современного  этапа адаптации хозяйствующих  субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать хранение документов и оформление дел в организации управления на основе системного подхода.

   Без использования этих требований затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:

• Во-первых; в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;
• Во-вторых, в сферу хозяйственности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменён работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления.
• В-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы оперативного хранения документов и оформления дел;
• В-четвёртых, механизма управления – должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.

     Правильная организация работы  с документами предполагает прежде  всего их разбиение на группы  по назначению и принципам  подготовки и оформления.

   В данной курсовой работе рассмотрены  важнейшие вопросы документационного  обеспечения управления организацией.

   Структурно  курсовая работа разбита на три главы. В первой из них рассматриваются  основные понятия и терминология вопроса, правила оформления документов на основе имеющейся нормативно-методологической базы. Вторая глава посвящена основам  организации службы документационного  управления и рациональной работы с  документами на предприятии (учреждении). В третьей главе представлены рекомендации к процедуре усовершенствования движения документов в организациях и внедрении в этот процесс  информационных технологий и сделаны  выводы по всей теме курсовой работы.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Роль документации в управлении организации 

   1.1 Понятие документа  его виды и формы.  Классификация документов.

   Документ  – это материальный объект с закрепленной в ней информации,  для передачи ее во времени и в пространстве. Документ выступает одновременно и  как предмет труда управленческого  работника и как его результат. Фиксирование информации в документе, оформление служебных документов регламентирована стандартами одним из которых  является Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 20 февраля 1995 г.

   Документ - сложный объект, представляющий собой  единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его  сущность - это задача, которая решается с помощью системного подхода - методологического  направления в науке, ставящего  своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов - систем (греч. sistema - целое, составленное из частей, соединение).

   Документ  представляет собой систему - множество  закономерно связанных друг с  другом элементов и частей как  определенное целостное образование, единство. Элемент - предельная единица  деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую  для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе  имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

   Понятие системы относительно, как и понятие  элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными  подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т. д.), объединенные в сложное целое. Подсистемой  документа может выступать и  текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. Документ как целое - это  единство составляющих его элементов  и подсистем, суперсистема по отношению  к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов  информации, библиотек, архивов, книжных  магазинов и др. (в зависимости  от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

   Официальный документ – это документ,  имеющий  права на исполнение в организации  созданный юридическим или физическим лицом оформленный и удостоверяющий в установленном порядке.

   Важнейшим внутренним признаком для классификации  документов является его содержание. Служебные документы могут, подвергается административным вопросам, материально  – техническому снабжению, планированию, оперативной деятельности, бухгалтерскому учету, подготовки и расстановки  кадров.

   Выделяют  несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками:

• юридическая сила;
• оригинальность;
• подлинность.

   Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы: первая группа – это документы  по общим и административным вопросам, т. е по вопросам общего руководства  предприятия и производственной деятельности. Вторая группа – это  документы по функциям управления. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, докладные записки, и т.д. оформление всех этих документов унифицирована, но они могут быть разными:

1. по месту составления: внутренние, внешние;
2. по содержанию: простые, сложные;
3. по форме: индивидуальные – когда  содержание каждого документа имеет свои особенности например: докладные записки;

   трафаретные – когда часть документа отпечатано, а часть составляется при составлении;

   типовые – созданные для группы однородных предприятий. Как правило все  типовые, трафаретные документы  печатаются  трафаретным способом;

4. по срокам исполнения: срочные, несрочные;
5. по происхождению: служебные - затрагивающие интересы предприятия, личные – касающиеся конкретного лица и является именными.
6. по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаторы;
7. по средствам фиксации: письменные, графические, фото и кинодокументы и т.д.

   В соответствии с основными требованиями к составлению документа, он должен быть содержательным, понятным и правильно  оформленным. Требование к оформлению приведены в ГОСТЕ от 98 г и в изменениях к нему постановлением ГОС стандарта Р.Ф от 2000 г. В стандарте приведены требования и правила оформления документов.

   Документы изготавливаются на бланках, установлены  два основных формата бланков  документа А4 и А3 ГОСТ 9327. Каждый лист документа, оформленный на бланке так и без него должен иметь  поля. 

   Бланки  допускаются изготавливать типографическим  способом или воспроизводить с помощью  средств, но исключения составляют бланки организаций, с изображением Гос. герба или гербов субъектов Р.Ф. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

1. общий бланк;
2. бланк конкретного вида документа;

   Текст – это главный реквизит ради которого оформляется весь документ.

   Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных  качеств). Наиболее существенные из них  следующие:

   а) атрибутивность документа, т.е. наличие  неотъемлемых слагаемых, без которых  он существовать не может. Документ как  целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной  из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);

   б) функциональность документа, т.е. его  предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных  и специфических функций, обусловленных  разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;

   в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и  подсистем, обеспечивающая его целостность  и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при  различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для  определенного вида документов, имеют  практически все функционирующие  в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и  долговременность хранения документа.

   В управленческой деятельности документ выступает, как предмет труда, и  как результат труда.

   Классификация документов, характеризующих движение кадров

   Среди документации по личному составу  наиболее многочисленной является группа документов, сопровождающая движение кадров. Под движением кадров обычно подразумеваются:

• прием, перевод, увольнение работников;
• предоставление отпусков;
• командирование работников.

   Однако  оформление приема на работу, по сути, предваряет трудовые процессы, происходящие на предприятии, поэтому прием работников логичнее рассматривать вне рамок  движения кадров, что и проделано  в предыдущей главе.

   Документацию, характеризующую движение кадров, условно  можно классифицировать по трем группам:

   • документация, связанная с перемещением кадров;

• документация, связанная с исполнением должностных обязанностей и социальных гарантий работников;
• документация, связанная с прекращением трудовых отношений с организацией, с увольнением.

   Ознакомление  с процедурами, выполняемыми при  осуществлении движения кадров, и  оформлением соответствующих документов начнем с перевода работников. 

   1.2 Роль документации  в технологии процесса  управления

   Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих  современным условиям единых норм и  требований к системе документационного  обеспечения управленческой деятельности. Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными  исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход  от традиционного примата делопроизводства, от классического деления документации “по системам” и на переход  к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические  достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и  оперативных целей управления в  любых организациях, особенно в государственном  аппарате управления.

   Одним из важных компонентов этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении — управления документацией и  введение его не только в научный  оборот, но и в практику. Термин “управление  документацией” широко распространен в мире.