Роль документов в системе управления

   Управление  документацией отличается и от делопроизводства, и от ДОУ. Рассмотрим некоторые представления  о данном предмете, имеющиеся в  западной и отечественной литературе.

   Следует сказать, что хотя управление документацией  в зарубежных странах организуется по-разному, но в то же время имеет  некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связей и рекомендаций международных организаций (ЮНЕСКО — Программа RAMP, Международный  совет архивов — Международный  совет по управлению документацией, Международная федерация по управлению документацией; Международная организация  по стандартизации ИСО — технический  комитет ИСО/ТК 154 “Документы и информация в управлении: торговле и промышленности”).

   Дж. Роудз указывает, что управление документацией охватывает жизненный  цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих  задач в управлении до уничтожения  или передачи в архив.

   Управление  документацией складывается из четырех  основных составляющих, которые в  совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации  за счет систематического использования  документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.

   Создание  документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня  используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.

   Хранение  и использование документированной  информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования  документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие  архивы).

   Передача  документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого  документа и комплексов документов.

   Управление  архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство  архивохранилищ, совершенствование  методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления  справочных средств и распространения  в обществе информации об архивах.

   С учетом значительной роли американских специалистов в разработке проблемы управления документацией, обратим  внимание на некоторые имеющиеся  в нашем распоряжении работы для  более детального изучения предмета исследования.

   Хортон  и Леннон определяют управление документацией  как функцию менеджмента, которая  распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, “прохождение по службе”, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Они считают, что управление документацией  является составной частью управления информационными ресурсами организации  и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях.

   Признание управления документацией функцией управления поддерживают и другие исследователи. Например, К. Хар и Д. Маклеод считают, что управление документацией относится  к числу стратегических функций  организации.

   Другой  взгляд на управление документацией  представляет его отраслью (областью) деятельности в организации. В этом случае речь по большей части идет о конкретном наполнении управления документацией видами работ, операциями, технологиями и т.п., то есть подчеркивается практическое значение управления документацией  в организации.

   В отечественном документоведении первой к концепции управления документацией  обратилась А.Н. Сокова. Свое понимание  управления документацией она изложила в работе “Деловая документация в  сфере управления”. В ее представлении  управление документацией заключается  в:

   организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих  форм документов;

   ведении механизма контроля за объемом и  качеством создаваемых документов;

• упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;
• надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных документов;
• правовом обосновании всех аспектов управления документацией.

   В чем отличие этого понятия  от общепринятого в российской и  советской практике термина делопроизводство? Делопроизводство, согласно последнему государственному стандарту, определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами. Этим ГОСТом делопроизводство одновременно понимается и как документационное обеспечение управления.

   Тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень, и его сфера действия распространяется на всю документацию организации. Однако формальное тождество данных понятий  в государственном стандарте  — это лишь позиция его разработчиков. Чтобы подтвердить их правоту, теоретические  положения должны быть развернуты в  соответствующие механизмы трансформации  делопроизводства в документационное обеспечение управления. К примеру, А.Н. Сокова рассматривает ДОУ как  упорядочение документирования и управление всеми системами документации в  целях сокращения документооборота, повышения качества документов и  своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной  техники и новых информационных технологий. Из этого утверждения  можно вывести по крайней мере два существенных отличия делопроизводства от ДОУ:

   Документационное  обеспечение управления охватывает всю документацию организации, а  делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию;

   ДОУ в значительно большей степени  позволяет использовать информационно-технологическую  составляющую в работе с документами.

   Не следует понимать делопроизводство и ДОУ как взаимоисключающие друг друга понятия. Делопроизводство — в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие, конструкция), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Документационное обеспечение управления — понятие другого рода. Его суть — обеспечение процесса управления (принятия решения) документированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. Документационное обеспечение управления, по нашему убеждению, — термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией.  
 
 
 
 

Глава 2. Анализ роли документации в управлении организации. 

   2.1. Общая характеристика  АО«ЖБИ»

   Акционерное общество «Завод железобетонных изделий», является коммерческой организацией, учреждено в соответствии с Указом Президента РФ от 01.07.1992 г. № 721 и на основании  решения Государственного Комитета по управлению государственным имуществом Республики Дагестан в порядке правопреемства государственного предприятия «Завод железобетонных изделий», несет права  и обязанности, возникшие у указанного государственного предприятия до его  преобразования в Общество.

   Общество  имеет своей целью объединение  экономических интересов, материальных, трудовых и финансовых ресурсов его  участников (акционеров) для удовлетворения потребностей в продукции и услугах  Общества и извлечения прибыли.

     Основными видами деятельности  Общества являются:

• производство железобетонных изделий;
• производство столярных изделий;
• строительно-монтажные работы;
• производство сельхозпродукции;
• грузовые перевозки в пределах Российской Федерации;
• оказание платных услуг населению, обслуживание организаций и частных лиц;
• осуществление внешнеэкономической деятельности, в том числе экспортно-импортных операций, включая предоставление и использование услуг;

   - иные виды деятельности, не запрещенные законодательством.     Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется

   федеральными  законами, Общество может  заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления специального разрешения (лицензии) на занятие определенным видом деятельности предусмотрено требование о занятии такой деятельностью как исключительной, то Общество в течение срока действия специального разрешения (лицензии) не вправе осуществлять иные виды деятельности, за исключением видов деятельности, предусмотренных специальным разрешением (лицензией) и им сопутствующих.

   К компетенции Общего собрания акционеров Общества относятся следующие вопросы:

   1) внесение изменений и дополнений в Устав Общества или 
утверждение Устава Общества в новой редакции;

   2)  реорганизация Общества;

   3) ликвидация Общества, назначение ликвидационной комиссии и 
утверждение промежуточного и окончательного ликвидационных балансов;

4. определение количественного состава Совета директоров Общества, избрание его членов и досрочное прекращение их полномочий;
5. определение количества, номинальной стоимости, категории (типа) объявленных акций и прав, предоставляемых этими акциями;
6. увеличение Уставного капитала Общества путем увеличения номинальной стоимости акций;
7. увеличение Уставного капитала Общества путем размещения дополнительных акций по закрытой подписке;
8. увеличение Уставного капитала Общества путем размещения посредством открытой подписки обыкновенных акций, составляющих более 25 (двадцати пяти) процентов ранее размещенных обыкновенных акций;
9. уменьшение Уставного капитала Общества путем уменьшения номинальной стоимости акций, посредством приобретения Обществом части акций в целях сокращения их Общего количества, а также путем погашения приобретенных или выкупленных Обществом акций;

   10) избрание ревизора Общества и досрочное прекращение его 
полномочий;

11. утверждение аудитора Общества;
12. утверждение годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и убытках (счетов прибылей и убытков) Общества, а также распределение прибыли, в том числе выплата (объявление) дивидендов, и убытков Общества по результатам финансового года;

   13) определение порядка ведения Общего собрания акционеров 
Общества;

   14)  дробление и консолидация акций;

   Вопросы, отнесенные к компетенции Общего собрания акционеров Общества, не могут  быть переданы на решение Генеральному директору Общества.

   Общее собрание акционеров Общества не вправе рассматривать и принимать решения  по вопросам, не отнесенным к его  компетенции.

   Общество  обязано ежегодно проводить годовое  Общее собрание акционеров Общества.

   На  годовом Общем собрании акционеров Общества должны решаться вопросы об избрании Совета директоров Общества, ревизора Общества, утверждении аудитора Общества. Рассматриваются и утверждаются представляемые Советом директоров Общества годовой отчет Общества, годовая бухгалтерская отчетность, в том числе отчет о прибылях и убытках, а также распределение прибыли, в том числе объявление дивидендов и объявление убытков по результатам финансового года.   Правом голоса на Общем собрании акционеров Общества обладают акционеры - владельцы обыкновенных акций Общества.

   Дробная акция (часть акции) предоставляет  ее владельцу при голосовании  на Общем собрании акционеров Общества соответствующую часть голоса. Решение  по вопросу преобразования Общества в некоммерческое партнерство принимается  всеми акционерами единогласно. Совет директоров Общества осуществляет общее руководство деятельностью  Общества, за исключением решения  вопросов, отнесенных к компетенции Общего собрания акционеров Общества, действуя на основании настоящего Устава.

   Генеральный директор Общества является единоличным  исполнительным органом Общества. Он назначается на должность решением Общего собрания акционеров Общества.

   Генеральный директор Общества осуществляет руководство  текущей деятельностью Общества за исключением решения вопросов, отнесенных настоящим Уставом к компетенции Общего собрания акционеров Общества или Совета директоров Общества.