Роль документов в системе управления

   3.2 Направления совершенствования документов

   В условиях стремительного прогресса  информатизации общественных, рыночных отношений и конкурентной экономики  своевременное и правильное решение  стратегических и тактических задач  в области делопроизводства и  документооборота определяет жизнеспособность фирмы, организации.

   Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

   На  сегодняшний день информация является полноценным ресурсом производства, важным элементом успешного ведения  бизнеса. Качество информации определяет качество управления.

   В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

   Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом.

   По  данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности  любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами  и данными, координацию процессов  создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое  для поиска, повышает точность и  своевременность информации, устраняет  ее избыточность.

   Сегодня немаловажное значение придается механизации  и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают  производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения  управления в предприятиях любой  формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия  в целом. За счет более совершенной  системы документационного обеспечения  управления достигается более быстрое  движение и исполнение служебных  документов, их сохранение, использование  и правильный отбор на государственное  хранение.

   Принцип работы по информационно-документационному  обслуживанию сводится к набору одних  и тех же операций. Только в одних  организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств  механизации, в третьих – эти  процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного  цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого  аппарата должен уметь не только правильно  составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются  с этими документами.

   К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы  с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

   Вместе  с тем, правильное составление и  оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая  обязанность работников делопроизводственных служб.

   Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы работники  не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

   Решение проблемы управления документацией  в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а  также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими  затратами времени, труда и средств. Существует множество информационных технологий для поддержки рационального  делопроизводства и документооборота на предприятии.

   В современных условиях нет ничего важнее разработки новых идей, изучения опыта отечественных и зарубежных предприятий. Здесь очень важно  вырабатывать целостное представление  о многоаспектной системе управления, обеспечивающее поисковую роль и  интеграцию результатов теоретических  и практических разработок. Этому  отвечает проектировочное - конструктивный подход к управлению и концепция  интеллектуальных систем. В соответствии с ее положениями коллектив специалистов и средства интеллектуальной деятельности интегрируются как единое целое  на почве, какой либо проблемы хозяйственного управления и образуют интеллектуальную систему.

   Подобный  подход к инновациям в управлении на современном этапе предполагает рассмотрение нововведений с учетом парадигмальных изменений образа управления, что связано с пересмотром  системы ценностей и взглядов на адаптационные возможности субъекта управления, позволяющее ему генерировать образцы деятельности по мере изменения  обстановки. Это предопределяет необходимость  решения проблем, связанных с  функционированием человека в управленческих системах и разработки конструктивной методологии эффективного его включения  в такие системы.

   Важным  моментом решения подобных проблем  является мотивационный механизм, позволяющий  повышать отдачу человеческого фактора, трудового потенциала, которым располагает  строительное предприятие. Его основой  выступает активизация распределительных  отношений, в тесной связи с которыми сосуществуют преобразования в труде. С позиций мотивации коллектива к внедрению управленческих инноваций  действие указанного механизма, прежде всего, должно быть направлено на формирование работника, адекватного рыночным отношениям и сложившемуся типу экономики. Одновременно он должен способствовать созданию условий  для повышения трудовой активности на основе роста профессионально-квалификационного  и образовательного уровня работника. В целом, мотивационный механизм такого типа обеспечивает налаживание  эффективного взаимодействия материально-вещественного  и личностного факторов строительного  производства, что можно рассматривать  в качестве эффекта управленческой деятельности на предприятии.

   Формирование  действенного мотивационного механизма  требует одновременных и глубоких преобразований всех условий и факторов, обеспечивающих заинтересованность персонала  в управленческих инновациях. В нем  особое место отводится распределению  доходов, затрагивающему интересы каждого  работника, что в свою очередь  оказывает влияние на их экономическое  поведение. Вместе с тем, развитие принципа материальной заинтересованности в  инновациях должно осуществляться в  направлении возрастания моральных  и творческих стимулов, направленных на активизацию поиска нововведений и внедрение их в практику работы предприятий. В целом, такой подход к мотивации коллектива отвечает главному требованию современного менеджмента  – привлечению всех работников, независимо от занимаемой должности  к управлению производством.

   Однако  опыт прошлых лет и практика зарубежных строительных организаций свидетельствуют  о необходимости усиления творческих стимулов к труду. Исследование показывает, что по мере достижения определенного  уровня оплата труда перестает быть основной причиной, побуждающей работника  к поиску новых решений своей  деятельности. Более весомыми становятся содержание выполняемой работы, отношения  с администрацией и обеспеченность социальной инфраструктурой.

   Повышение действенности мотивации внедрения  управленческих инноваций, на наш взгляд, может быть обеспечена комплексностью стимулирования на основе органической увязки всей системы стимулов при  тесном их взаимодействии.¹

   Таким образом, развитие принципа материальной заинтересованности в системе мотивации  управленческих инноваций должно происходить  в сочетании с моральными и  творческими стимулами и направляться на активизацию участия персонала  в процессе повышения эффективности  производства и управления в строительстве.

   Изменение политической ориентации и экономических  условий хозяйствования во всех отношениях повлияло на трудовые коллективы. Чтобы  обеспечивать выпуск продукции высокого уровня в условиях конкуренции необходимо раскрывать потенциальные возможности  персонала, повышать квалификацию, поэтому  в последнее время многие предприятия  начали возвращаться к утерянным  методам управления персоналом, т.е. к идее проведения  аттестации кадров. При этом умные руководители ставят целью не столько определить формальную профпригодность (увольнять неугодных  и профнепригодных у нас и  без аттестации за эти годы научились), сколько в ходе аттестации определить потенциальные возможности человека и в случае необходимости послать  на дополнительное обучение. Конечно, возвращаться к старой системе аттестации кадров вряд ли разумно. Поэтому кадровая служба завода предложила более усовершенствованную (чем проводилась ранее) методику оценки персонала.

   Аттестация – это оценка деятельности и результатов работников и организации, и является объективной основой продвижении по служебной лестнице. Проводится каждые 3-5 лет и осуществляется аттестационной комиссией. Процедура аттестации осуществляется в 3 этапа:

• подготовка – составляются списки работников подлежащие аттестации, графики её проведения, объявляется правила и критерии проведении аттестации. Работники готовят отчёт о проделанной за истекший период работе, успехах и своих планах на будущее;
• проведение -  комиссия рассматривает всю документацию на работников, проводят собеседование;
• принятие решений – по итогам аттестации разрабатывается план мероприятий в соответствии с рекомендациями комиссии.

   Условно контингент аттестуемых разделен на 3 группы. Первую группу составляли специалисты  всех направлений и руководители первичных трудовых коллективов, во вторую группу вошли так называемые руководители среднего звена (начальники цехов, участков, отделов и т.п.); в  третью группу были включены главные  специалисты, руководители структурных  подразделений и их заместители. 
 
 
 
 

Заключение

   В ходе написания курсовой работы была выявлена роль документации в управлении персоналом организации. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.

    Также из ранее указанного мы поняли, что  непосредственно АО «Завод ЖБИ», является коммерческой организацией. Которая  в свою очередь была учреждено  в соответствии с Указом    Президента РФ от 01.07.1992 г. и на основании  решения Государственного Комитета по управлению государственным имуществом Республики Дагестан в порядке правопреемства государственного предприятия «Завод железобетонных изделий».

    И то, что  Генеральный директор Общества осуществляет руководство только текущей деятельностью Общества за исключением решения вопросов, отнесенных настоящим Уставом к компетенции Общего собрания акционеров Общества или Совета директоров Общества.

    В наше время динамичных перемен в  хозяйственной и социальной жизни  общества актуален вопрос автоматизации  документооборота, в этих целях в программе информатизации в качестве одной из основных целей указано создание информационной системы, обеспечивающей автоматизацию документооборота. Следует также иметь в виду, что с внедрением данной системы на предприятии, а также использованием локальных сетей, за процессом оборота одних и тех же документов могут отвечать несколько работников: фактически работающие с бумажными документами и работающие с этой же информацией в сети.

   Установление  порядка движения документов, или  управление документацией АО «ЖБИ» заключается создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

   При использовании в организации  автоматизированной системы документационного  обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная  карточка документа с прикрепленным  файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю  при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки  документов и повысить оперативность  и эффективность выполнения должностных  обязанностей.