Роль документов в системе управления

   2.2. Анализ службы  ДОУ в АО «ЖБИ».

   Делопроизводство  или документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы на ОАО «ЖБИ» обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

   На  первом этапе ОАО «ЖБИ» следует  определить основные подразделения, отдельных  исполнителей, отвечающих за процесс  движения документооборота на предприятии.

   В основном данная функция возлагается  на работников приемной руководителя организации. На небольших предприятиях эта работа поручается секретарю, который  ведет регистрацию документов в  специальных журналах. Следует также  иметь в виду, что с внедрением технических средств на предприятии, а также использованием локальных  сетей, за процесс оборота одних  и тех же документов могут отвечать несколько работников: фактически работающие с бумажными документами и работающие с этой же информацией в сети.

   Должностные инструкции на каждого работника  службы ДОУ, закрепляющие распределение  обязанностей и права каждого  работника.

   Инструкция  по делопроизводству, устанавливающая  в организации рациональный, на базе новейших технологий, порядок создания документов и работы с ними. Это  минимальный пакет документов, наличие  которых, если они составлены качественно, гарантирует порядок и оперативность  в информационно-документационном обеспечении деятельности организации.

   Группировка документов предприятия на ОАО «ЖБИ»  по подразделениям, позволяет определить: какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот. Количество документов определенное в  предыдущем виде анализа необходимо перегруппировать по подразделениям, которые были определены при формировании существующей модели документооборота на предприятии. Данный вид анализа также рекомендуется проводить в виде таблицы с указанием доли документов каждого подразделения в общей их сумме.

   Критерии  отнесения документов к тому или  иному подразделению выглядят следующим образом:

    - для входящих и внутренних документов - какое подразделение будет 
выполнять предписания по данному документу или лицу, какого 
подразделения адресован данный документ;

   - для исходящих документов - каким  подразделением или 
должностным лицом составлен данный документ.

   Кроме того, предприятие по своему желанию  может более детально проанализировать каждую из рассмотренных категорий  документооборота.

   При рассмотрении типологии принимаемых  решений по степени личного вклада руководителя выявились следующие  основные группы:

   детерминированные, т.е. решения, жестко предопределенные, на содержании которых индивидуальные особенности руководителя практически  не сказываются (это решения, касающиеся ГО, ТБ, санитарных норм и т.п. и заранее  определенные вышестоящими органами);

   рутинные, стандартизованные, т.е. решения, касающиеся выдачи очередной заработной платы, изменения режима работы в связи  с праздниками, проведения каких-либо ежегодных мероприятий и т.п. Зачастую эти решения основаны «на прецеденте», т.е. они касаются выполнения стандартизованных, обычных обязанностей. Но они не являются жестко детерминированными, здесь уже может в той или  иной мере проявляться стиль управления, их содержание предполагает индивидуальный вклад субъекта решения.

   Принятие  этих решений свидетельствует об активности руководителя в управлении предприятием, о его личном вкладе в развитие предприятия.

   По    направленности    управленческой    деятельности    все    приказы

руководителя  условно можно разбить на следующие  группы:

• Техника безопасности и гражданская оборона - детерминированные решения, затрагивающие вопросы техники безопасности, правил работы;
• Режим труда - вопросы, касающиеся изменений рабочего режима, вызванных какими-либо обстоятельствами;
• Наказания - выговоры, взыскания, наказания работников предприятия за нарушение трудовой дисциплины, срыв сроков выполнения заданий и т.п.;
• Поощрения:
• Оплата труда - установление форм и систем заработной платы для отдельных работников (групп работников);

   - Контроль - вопросы контроля, отчетности, соблюдения правил 
работы;

• Вопросы общего управления;

   Персонал - кадровые, социально-бытовые вопросы  и т.п. Количественное   Следующий  этап -анализ протоколов совещаний  при Генеральном

директоре по содержанию, срокам исполнения, а  также по их распределению по уровням  управления.

   При анализе возможным стало разделить  все решения, принимаемые на совещаниях, на 9 групп:

   1. Производство - решения, затрагивающие вопросы изготовления 
продукции, ее испытаний и другие производственные вопросы, в том числе:

   1.1. Технология - вопросы технологии производства, ее изменения, 
совершенствования и пр.;

   1.2. Конструкторское обеспечение производства - вопросы, связанные с 
проектированием нововведений и их внедрением;

   1.3. Общие производственные вопросы.

   2. Снабжение - решения, касающиеся проблемы своевременного 
обеспечения материалами, комплектующими, оборудованием и т.п.;

   3. Ремонт - задания по работам, связанным с ремонтом технологического и вспомогательного оборудования, с техникой безопасности и пр.;

4. Сбыт - вопросы складирования, хранения и реализации, поиска новых рынков сбыта и т.п.;
5. Наказания - выговоры, взыскания, наказания работников предприятия за нарушение трудовой дисциплины, срыв сроков исполнения заданий и т.д.;
6. Коммуникации - вопросы связи с внешними организациями, партнерами, заключения договоров, командировок, поездок и т.п.;

   7. Персонал - кадровые вопросы, решения по принятию-увольнению 
работников, повышению их квалификации, социально-бытовые вопросы.

   8. Организация - вопросы общего управления, назначений, режима работы.

    9. Реорганизации, а также планирования  и организации производства.

   Глава 3. Рекомендации по совершенствованию  документации в управлении организации 

   3.1 Использование современных  технологий в системе  управлении документации  организации

   Технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов — это упорядоченный комплекс организационных и технологических процедур и операций, обеспечивающих служб и технических средств, предназначенных для практической реализации задач, стоящих перед функциональными элементами (стадиями) документопотока. Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методической основе, признанной обеспечить документированной информацией управленческие и производственные процессы. Одновременно технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов решает и другую не менее важную задачу - обеспечить защиту носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности.

   В отличие от открытых документов к  обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие требования, которые в определенной степени гарантируют решение последней задачи:

1. централизация всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;
2. операционный учет всех технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в том числе чистым) и документом, учет каждого факта «жизненного цикла» документа;
3. учет всех без исключения конфиденциальных документов;
4. обязательный контроль вторым работником службы КД правильности выполнения учетных операций;
5. учет и обеспечение сохранности не только документов

   Указанная технологическая система распространяется не только на управленческие (деловые), но и на конструкторские, технологические, научно-технические и другие аналогичные документы, публикации, нормативные материалы, хранящиеся в специальных библиотеках, информационных центрах, ведомственных архивах, документированную информацию, записанную на любом типе носителей информации.

   При использовании технологической  системы следует помнить, что  лица, проектирующие и модернизирующие  систему, контролирующие и анализирующие ее работу, не могут быть пользователями этой системы.

   Технологические системы обработки и хранения конфиденциальных документов могут быть традиционными, автоматизированными и смешанными.

     Традиционная (делопроизводственная) система основывается на ручных  методах работы с документами  и является наиболее универсальной. Она надежно и долговременно обеспечивает защиту документированной информации, как в обычных, так и экстремальных ситуациях. В связи с этим стадии защищенного документооборота в большинстве случаев технологически реализуются методами и средствами именно традиционной, а не автоматизированной системы обработки и хранения конфиденциальных документов. Система одинаково эффективно оперирует как традиционными (бумажными), так и машиночитаемыми, факсимильными и электронными документами..

   Автоматизированная  технология (как и традиционная, делопроизводственная) является обеспечивающей и обслуживает конкретные потребности  персонала в конфиденциальной информации. .

   Однако  при этом следует иметь в виду, что данная система, earn она создается в службе КД, должна в принципе обеспечивать:

• сокращение значительного объема рутинной работы с документами и числа технических операций, выполняемых персоналом службы ручными методами;
• реализацию возможности для персонала фирмы работать с электронными документами в режиме безбумажного документооборота;
• достаточную гарантию сохранности и целостности информации регулярного контроля и противодействия попыткам несанкционированного входа в банк данных;

   При использовании в организации  автоматизированной системы документационного  обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная  карточка документа с прикрепленным  файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю  при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки  документов и повысить оперативность  и эффективность выполнения должностных  обязанностей.

   Необходимо  отметить, что на практике значительную часть документооборота организации  составляют различного рода проекты  документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все  эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, можно отметить, что  согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в  возрастающей иерархической последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного  обучения управления (ДОУ) только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

   Сегодня многие организации автоматизируют работу с проектами документов с  помощью использования новейших технологий, к которым можно отнести  и АСДОУ. Так, например, программный  продукт "ДЕЛО", поддерживает полный цикл работы с проектами:

• создание регистрационной карточки проекта документа, в том числе и "во исполнение" распорядительного документа;
• изменение проекта с хранением предыдущих версий;
• согласование проекта документа;
• подписание или утверждение проекта документа;
• регистрация документа, созданного на основе проекта.