Документоведение, его роль в системе управления

РОСЖЕЛДОР

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования.

«Ростовский Государственный университет путей сообщения»

(РГУПС)

Кафедра «Документоведение и информационное обеспечение управления»

Контрольная работа

По  дисциплине: «Документоведение» 
 
 
 
 
 

Выполнила:                                                                                     студент гр. ГЗД-001

Е.В. Горьковая

        Руководитель:                                                                                     кандидат

 эк. наук, доцент                                                                                                                                                                                М.В.  Ватолина 
 
 
 
 
 

       

Ростов-на-Дону

2010 
 

     СОДЕРЖАНИЕ 

 

 

      ТЕМА 1. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, ЕЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ 

1.1 РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЕГО ВЛИЯНИЕ НА УПРАВЛЕНИЕ 

     Роль  документной информации в управлении

     Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит  от объема, оперативности и достоверности  информации, большая часть которой  отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В  зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных  видов документов. Они подразделяются по:

• содержанию информации (отражают основные функции управления)
• происхождению (служебные и личные)
• месту составления (внешние и внутренние)
• способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)
• форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)
• количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов)

     Процесс управления включает следующие документируемые  операции: сбор и обработку  документной  информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение  решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

     Аппарат управления реализует свои функции  главным  образом посредством  универсальных и полномочных  организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых  циркулирующих  вне зависимости от специфики  деятельности во всех отраслях народного  хозяйства и государственного управления. 
 

Значение  организационно-распорядительной документации. Ее состав

     Среди большого разнообразия видов деловых  документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным  образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых  в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.

     Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы:

• Организационные документы;
• Распорядительные документы;
• Справочно-информационные документы.

     Другие  формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально  – техническое снабжение в  договорах, актах, нарядах, письмах  и так далее.

     Деятельность  любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего  – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.

     В целях решения основных задач  организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы.

     Третья  группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные  письма, справки, обзоры, докладные  записки и др. 
 

     1.2 ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТОВ 

     Состав  реквизитов, придающих документам юридическую силу

     В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены  государственными нормативными актами.

     Выполнение  единых правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу документов;
• оперативное и качественное составление и исполнение документов;
• организацию быстрого поиска документов;
• более активное использование компьютера при составлении документов;

     Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи  и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

     В практике работы коммерческих предприятий  не используется реквизит “1 - государственный  герб”. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставляется такое право. Реквизит “3 - изображение наград” также не используется при разработке бланка фирмы.

     К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

     2 - эмблема организации;

     7 - наименование организации;

     9 - индекс предприятия связи, почтовый  индекс, телефон, факс, номер расчетного  счета в банке;

     10 - название вида документа;

     11 - дата;

     12 - индекс (номер) документа;

     13 - ссылка на индекс и дату  входящего документа;

     15 - гриф ограничения доступа к  документу;

     16 - адресат;

     17 - гриф утверждения;

     18 - резолюция;

     19 - заголовок к тексту;

     20 - отметка о контроле;

     21 - текст;

     22 - отметка о наличии приложений;

     23 - подпись;

     25 - визы;

     26 - печать;

     27 - отметка о заверении копии;

     28 - фамилия исполнителя и номер  его телефона;

     29 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

     31 - отметка о поступлении¹.

     Особенно  важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу  юридическую силу.

     Каждый  документ можно разделить на 3 основные части:

• заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
• основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);
• оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

 

Удостоверение документов. Правила  оформления реквизитов,

входящих  в его состав.

     На  организационно-распорядительном документе  обязательно должна быть подпись  должностного лица (подписи, если документ разрабатывался и издавался несколькими  должностными лицами).

     Наличие необходимых подписей напрямую связано  с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу.

     Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его  содержание.

     Какие документы уполномочено подписывать  то или иное должностное лицо, устанавливается  внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и  т. п.). Так, от имени предприятия документы  подписывает его руководитель. Приказы  и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду отдельных  специфических вопросов право подписи  могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающий круг таких  вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизводству или в иных подобных документах.

     В зависимости от вида документов на них может стоять одна подпись  или две и более.

     Гриф  «Утверждено» («Утверждаю») это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция  на действие этого документа в  отношении определенного круга  работников, должностных лиц, подразделений  предприятия.

     Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых  входит решение тех или иных вопросов.

     Обязательному утверждению подлежат:

• уставы;
• положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;
• структура, штатная численность и штатное расписание;
• акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;
• должностные инструкции;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• сметы;
• расценки на проведение работ и оказание услуг и др.

     Исходя  из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать  перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих  право утверждать эти документы.

     На  большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

• отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);
• удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);
• фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

     Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они  имеют юридическую силу только при  наличии ее оттиска.

     Руководителям предприятия рекомендуется разработать  и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.

     Если  в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники  предприятия вправе отказаться выполнять  предписания этого документа.