Информационное обеспечение процессов управления

Содержание

1 Информационное обеспечение процессов управления……………………………………………….3

2 Организационная структура управления оптово- посреднического звена,  основные составные элементы и принципы их построения. Классификационные факторы построения оптово-посреднических организаций: вид деятельности, ведомственная принадлежность, собственность и др………………..…8        

Список использованной литературы……………….....16

1 Информационное обеспечение процессов управления

Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т.е. в информационном обеспечении.

Информационное обеспечение управленческой деятельности — это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируются на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой отдельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно рассматривается в специальной литературе.

Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:

— удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;

— определение и отбор источников информации;

— правильная интерпретация и систематизация полученных данных;

— проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;

— исключение дублирования информации;

— представление данных в едином и удобном для восприятия формате;

— многократное использование полученной информации;

— постоянное обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.

Для каждой функции управления задачи информационного обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.

Информационное обеспечение функции планирования состоит в реализации следующих процедур:

— сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;

— документационное оформление планов и доведение их до исполнителей;

— получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.

Информационное обеспечение функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:

— сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;

— сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;

— доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий;

— документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;

— предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.

Информационное обеспечение функции оперативного управления включает в себя:

— сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;

— сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;

— сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);

— организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;

— доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;

— сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.

Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:

— сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками;

— доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;

— документационное оформление принятых руководителем, на основании полученной информации решений;

— доведение данных решений до исполнителей;

— предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.

2 Организационная структура управления оптово- посреднического звена,  основные составные элементы и принципы их построения. Классификационные факторы построения оптово-посреднических организаций: вид деятельности, ведомственная принадлежность, собственность и др

Организационная структура управления оптово-посреднического звена представляет совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, функционирующую как единая динамичная система и нацеленную на удовлетворение многочисленных потребителей рынка с одновременным получением намеченных доходов и выполнением социальной миссии перед обществом.

При оценке эффективности функционирования организационных структур построения оптово-посреднических организаций необходимо учитывать и классификационные факторы, определяющими из которых являются следующие:

1. Вид деятельности, т.е. основная выполняемая функция в области купли-продажи товаров, а так же выполнения комплекса коммерческо-сервисных услуг клиентам. Этот фактор необходимо рассматривать с учетом влияния территориального признака.

Так оптовые предприятия, расположенные вблизи от изготовителя, в зоне производства продукции, носят название выходных баз и, как правило, Осуществляют сбытовую торговлю с одновременным оказанием набора производственных услуг по подборке, сортировке, комплектовке продукции по заказам потребителей.

Функционирование подобных выходных баз позволяет освободить изготовителей от выполнения сбытовых функций в пределах определенной территории.

К другому типу оптовых торгово-посреднических структур можно отнести базы, деятельность которых территориально удалена от изготовителей продукции. Такие базы в практике российского предпринимательства носят название торговых баз. Их функциональное назначение состоит в закупке продуктов у предприятий-изготовителей различных регионов, в том числе они закупают и у предприятий - выходных баз в целях последующей реализации товаров средним и мелким предпринимателям системы розничной торговли. Исследования показали, что в оптовой зоне системы потребительской кооперации подобных торговых баз имеется около 90% общего числа торговых оптовых предприятий.

В целом по отрасли материально-технического снабжения можно выделить две крупные группы торговых предприятий. Это - снабженческие и сбытовые. На снабженческие фирмы и организации приходится около 90% их общего и складского объемов реализации.

2. Следующий фактор организационного построения и функционирования коммерческих структур - их специализация.

Практика торговли потребительскими товарами позволяет выделить смешанные, универсальные, специализированные и узкоспециализированные фирмы.

В ассортименте смешанных оптовых предприятий имеются группы товаров как продовольственных, так и непродовольственных. В универсальных - широкий ассортимент продовольственных и непродовольственных видов товаров. Специализированные оптовые предприятия и фирмы осуществляют торговлю несколькими или одной группой товаров определенного вида промышленного или непромышленного ассортимента.

С развитием рыночных реформ в отрасли материально-технического снабжения и сбыта выделяются крупные оптово-посреднические структуры, ранее функционирующие в системе Госснаба СССР. Сегодня на товарном рынке они работают как независимые оптово-посреднические фирмы и компании, обладающие в основном правами юридических лиц со смешанной формой собственности типа акционерных обществ. В большинстве своем они специализируются в отдельных регионах на снабжении металлом, лесом, стройматериалами, машиностроительной и приборной продукцией.

В городах областного подчинения функционируют предприятия оптовой торговли, центры оптовой торговли, посреднические фирмы в основном универсального характера деятельности.

3. Существенным классификационным фактором функционирования коммерческих звеньев является непосредственный район деятельности, т.е. дифференциация коммерческих структур по территории обслуживания клиентов - от федеральных оптовых предприятий, республиканских, краевых до областных, межрайонных и районных.

4. Фактор ведомственной принадлежности так же дифференцирует коммерческие структуры сферы товарного обращения в зависимости от их подчинения отдельным министерствам, ведомствам, государственным федеральным, республиканским и местным органам власти. В соответствии с данным фактором функционируют мощные ведомственные коммерческие структуры на транспорте, в промышленности, торговле, сельском хозяйстве и в других особо важных секторах экономики.

5. совершенно очевидно, что любое формирование оптово-посреднического звена начинается с рассмотрения фактора собственности, которая на законодательном уровне имеет в России множество форм, в том числе частную, государственную, муниципальную, смешанную.

Главными задачами оптово-посреднической деятельности коммерческих структур сферы товарного обращения являются комплексное использование экономических, организационных и правовых рычагов в целях эффективности уровня обслуживания клиентов в процессе коммерческой деятельности, а так же оказание им услуг коммерческого, производственного и сервисного характера с одновременным получением прибыли и необходимого имиджа в обществе.

При организации оптово-посреднической деятельности коммерческие структуры выполняют, как правило, следующие функции:

· изучают спрос и предложение на товары и услуги с одновременным выявлением источников покрытия потребности в обществе;

· осуществляют закупки в соответствии с заключенными договорами, контрактами и заказами;

· участвуют в организации и проведении внешнеэкономической деятельности на всех многочисленных этапах товародвижения от производителей к конечному потребителю;

· организуют коммерческие связи с использованием различных форм и методов, в том числе системы паблик рилейшинз на паритетных и взаимовыгодных условиях для всех участников бизнеса.

Оптовая торговля находится в центре хозяйственных связей, осуществляемых оптово-посредническим звеном, как с производством, так и с потреблением.

Результативность работы оптово-посреднической организации в значительной степени зависит технологии организационного построения. Сейчас можно наблюдать отсутствие должного практического опыта рыночного взаимодействия, качественно отработанной методологии и механизма функционирования системы управления оптово-посреднического звена.

Организационная структура управления оптово-посреднической фирмы представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых элементов, функционирующих как единая динамичная система. Основными составными элементами любой организационной структуры построения являются органы управления, внутренние структурные подразделения с исполнителями, которые делают систему мобильной по отношению к конъюнктуре рынка и, следовательно, конкурентоспособной.

Элементы системы должны быть самодостаточными и оптимальными, то есть без параллельного дублирования. Построение организационной структуры основывается на следующих принципах:

- принцип соответствия прав и обязанностей между исполнителями и руководителями;

- принцип персональной ответственности;

- постоянный контроль за решением задач.

Список использованной литературы

1.       Брагин Л.А. Организация и управление торговым предприятием: Учебник / Под ред. д-ра экон. наук Л.А. Брагина, д-ра экон. наук, проф. Т.П. Данько – М.: НФРА – М, 2005. – 303 с.

2.       Щур Д.Л. Основы торговли. Оптовая торговля: справ. руководителя, гл. бухгалтера и юриста / Д.Л.Щур – 3-е изд. пер. и доп.-М.: Дело и Сервис, 2005. - 650 с.

3.       Экономика предприятия (фирмы): практикум/ Под ред. О.И. Волкова В.Я. Позднякова. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 331с.

3