Информационно- справочные документы

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                              
 
 
 

                                                  Содержание

Введение…………………………………………………………………………..3

Свойства  и функции ИСД………………………………………………………..4

Справки……………………………………………………………………………5

Докладная записка…………………………………………………………...……6

Объяснительная  записка………………………………………………………….6

Акт………………………………………………………………………………….6

Протокол…………………………………………………………………….……..7

Письма………………………………………………………………………..……8

Телеграмма……………………………………………………………………….11

Телефонограмма…………………………………………………………………13

Факсограмма……………………………………………………………………..13

Заключение……………………………………………………………………….15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                       Введение

   Термин  «документационное обеспечение управления» характеризует отрасль деятельности, обеспечивающую  документирование и организацию работы с официальными документами. Понятием «документ» определяется зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.  

   Появляется  термин «документационное обеспечение управления» первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела – «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу».

   В состав информационно-справочных документов входят:

• Справки;
• Докладная записка;
• Объяснительная записка;
• Акт;
• Протокол;
• Письма.

 

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

        Свойства и функции информационно-справочных документов.

   Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками:

• Юридическая сила;
• Оригинальность;
• Подлинность;

   Что влияет на приобретение документом юридической  силы?  
1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.   
2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

   Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим  законодательством, компетенцией издавшего  его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать.

   Оригинальность  документа. Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis», что означает – первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.  Нередки «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договоров.

   Функции информационно-справочных документов:

• информационная — содержат информацию о различных событиях, фактах, явлениях и т.д.;
• служебная — носят вспомогательный характер по отношению к организационным и распорядительным документам, то есть не содержат поручений в отличие от распорядительных документов;
• коммуникативная — обеспечивают связь между различными подразделениями или организациями.  
  

 
 
 
 
 

                                             

                                                 Справки.

   Справка – это документ оперативной информации, который содержит в себе описание и подтверждение каких-либо фактов и событий: справка о подтверждении места учебы или работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, медицинская справка и прочее.

   Справки делят традиционно на две группы – с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-то юридический факт, более бессчетной и раз в день составляемой является вторая группа справок. Это справки о доказательстве занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.д. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, используются унифицированные трафаретные бланки. Время от времени формы бланков таковых справок прилагаются к нормативным актам.

   Текст справки традиционно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о  котором сообщаются сведения. В конце  справки дается заглавие учреждения, куда она представляется. В тексте таковой справки не обязано быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «реальная справка», «вправду учится» и т д. На справке ставятся даты её подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью. Справки информационного характера отражают личные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те, же реквизиты. Только на месте наименования учреждения – автора будет указано структурное подразделение.

   Справка обязана объективно отражать состояние  дел, поэтому её составление просит тщательного сбора и проверки сведений, сопоставления и анализа  полученных данных. В ней могут быть приведены, даваться приложения. Подписывают справку лица, её составляющие и несущие ответственность за выставленные данные.

    Справка составляется в произвольной форме и оформляется на листе  форматом А4 либо на специальном бланке. Обязательными реквизитами справки являются:

• наименование адресата (кому предназначена справка);
• наименование документа (Справка);
• дата и номер справки;
• место (город) составления справки;
• заголовок к тексту
• текст справки;
• подпись.

   В некоторых справках адресата не указывают, а в конце текста документа пишут, для какой цели выдана справка и ставят печать организации, которой была выдана справка.

                                        Докладная записка.

   Докладная записка – это информационно-справочный документ, который составляется на имя руководителя компании или вышестоящей инстанции. Она готовится либо по инициативе работника, либо по требованию руководства. Цель докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения. Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т.е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач.

     Обычно состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, делаются конкретные выводы.  
      Докладная записка содержит следующие реквизиты:

• адресат (кому предназначена, наименование должностного лица, его фамилия, инициалы);
• дата и номер документа;
• место (город) составления;
• наименование документа (Докладная записка);
• заголовок к тексту документа
• текст докладной записки;
• личные данные составителя (должность, фамилия, инициалы);
• подпись адресанта (составителя).

 

                                     Объяснительная записка.

   Объяснительная  записка — документ, поясняющий пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, адресуется конкретному лицу, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и содержит те же реквизиты, что и внутренняя докладная записка.

   Можно выделить две группы объяснительных записок: 
• документы, сопровождающие основной документ и поясняющие его содержание; 
• документы, составляемые в связи с какими-либо происшествиями, поступками, поведением отдельных работников.

   Текст объяснительной записки состоит из двух частей: в первой отражаются факты, события, явившиеся поводом для составления документа, во второй — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. 
Объяснительную записку подписывает составитель. 

                                                 Акт

   Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий совершенные факты или события. В некоторых случаях содержат выводы, рекомендации и предложения.

   Акты  по своему назначению и содержанию бывают:

• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
• испытаний (образцов, систем, технологий);
• выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
• передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
• нарушения установленных правил;
• ревизии, инвентаризации;
• расследования аварий, несчастных случаев;
• ликвидации организации и т.д.

   Текст акта состоит из двух частей: вводной  и основной.

   Вводная часть строится по схеме: основание  – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали. Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием  номера и даты. После слова «составлен» указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

   В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной  работы, установленные факты, а также  выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено  на пункты, материал может быть представлен  в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии.

   В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.